企业竞争情报数据库的构建与管理

[摘 要]竞争情报数据库在企业信息化建设中占有重要地位,与企业的生存发展密切相关.本文介绍了竞争情报数据库建设和管理的要求、构建过程和方法,提出了构建和管理过程中须注意的问题和解决之道.

[关 键 词 ]竞争情报；竞争策略；数据库；管理

[中图分类号]G350 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）34-0095-03

在知识经济时代,竞争情报是企业继产品、营销、怎么写作之后的第4种核心竞争力,它是企业制定经营战略与竞争决策的基础.全球100强企业都拥有自己的竞争情报机构,我国的一些大型企业也设有竞争情报部门.竞争情报数据库的构建和有效管理成为企业谋求发展的重要支撑.

1.竞争情报及其含义

竞争情报简称CI（Competitive Intelligence）,它是一个组织或企业对有关自己、竞争对手、竞争环境、竞争策略等情报信息进行获取、分析与研究,从而得出有利于提高自身竞争力的策略和方法,是为获得竞争优势而采取决策行动所必需的信息资源.

对于企业而言,竞争情报主要包括三类：竞争对手的情报、宏观竞争环境的情报和企业自身的竞争情报.通过对这些竞争情报的合理利用,企业可以准确、及时地制定竞争策略,保持竞争优势.因此,竞争情报最终形成的产品必须包含下述信息：

（1）关于外部及内部环境的；

（2）专门采集而来,经过加工而增值的；

（3）为决策所需的；

（4）为赢得和保持竞争优势而采取行动所用的.

竞争情报的最终目的是要描绘出一幅能够全面反映变化中的竞争环境的图像,只有连续不断地进行竞争情报的搜集、分析,并在信息重组的基础上对其深度加工,才能协助领导层作出正确的决策.

2.对竞争情报数据库的要求

竞争情报具有预警、决策支持和学习三大功能,由于本身涉及商业机密和内部资源,其安全性和针对性都很强,所以对竞争情报的数据库也就有相应的要求.

2.1 安全性

竞争情报涉及的很多信息或知识都是很敏感的,所以竞争情报数据库的使用者一定要在一个有安全保障的环境下才能进入系统获取信息,比如必须与竞争情报部门取得联系并且注册登记、用户名单和权限由竞争情报部门统一分配等.

2.2 时效性

竞争情报辅助企业制定战略和决策,因此快速反应程度是决定情报价值的一个重要因素.竞争情报的时效性主要体现在两方面：一是及时记录已发现或出现的变化、动态和问题；二是提供快速的入口,使需要信息的用户能够尽快地获取.

2.3 客观性

竞争情报的收集、分析、研究和提供都必须是客观的,这样才能准确地为行动或者决策怎么写作.因此,在数据库的建设、维护和使用过程中,要尽量减少人为的不确定因素.

2.4 针对性

竞争情报数据库的针对性表现在三个方面：一是数据库的内容能满足竞争情报的信息分析要求；二是数据库的数据要准确、清晰,层次性好,相关关联明确；三是竞争情报要具有很强的针对性,常与决策挂钩.

3.竞争情报数据库的构建

竞争情报的信息量大,数据繁多,包括不同方面、不同层次、不同形式的各类数据,如各种数据报表、会议文献、产品信息等,企业应针对自身特点,构建具有自身特色的重点产品或学科的竞争情报数据库.

3.1 数据库的模块设计

企业竞争情报数据库的主要内容包括：市场动态监测、行业分析研究、竞争对手调研等,数据采集、加工、怎么写作与反馈构成一个完整的生命周期.因此,企业竞争情报数据库必须围绕情报采集、情报加工、情报怎么写作和评估反馈四大模块来进行设计.

3.1.1 数据采集模块

数据采集模块主要负责收集各种媒介信息并对信息进行初步整理.

在进行数据采集之前,首先要进行情报规划,明确企业的竞争情报需求并进行分解,根据用户需求建立相关情报课题、设定情报属性,包括分类、内容相关度、重要性和密级等.

在进行数据采集时,必须预先设置常用的情报采集源,包括竞争对手网站、行业网站、专利信息网站等,以实现对互联网、企业内网及其他信息系统、数据库等信息的识别、收集和转存等功能.对预设情报采集源进行全天候的监控,在发现新的相关信息后及时通知用户并进行采集,将采集的情报信息进行智能分类,将发送到相关部门的信息情报进行初步归类.数据库的情报采集分类见图1.

由于采集对象的数据来源广、复杂度高,采集模块必须设计多样化的数据接口,如提供键盘输入的人工录入界面、针对网络资源的专题搜索工具、针对不同专题数据库的数据套录软件等,同时,要对采集到的信息进行真伪甄别,避免虚检测信息干扰决策.

3.1.2 数据加工模块

数据加工主要是对采集到的信息进行挖掘分析,提炼出有价值的情报.它是竞争情报数据库能否充分发挥效能的重要一环.

竞争情报数据库的数据量大,既包括不同层面的数据,又包括具体对象的数据；既包括历史性数据,也包括即时性数据,还有各种专题数据、系统参数等,数据间存在着较强的逻辑关系,其加工模块信息流见图2.

从图2可以看出,经过采集、转录、检索、筛选、整理、标识后形成的各类情报库是该模块的原料,对经过预处理的数据库进行清洗、整合、关联、标引、分类和聚类,使数据变得更加有序,然后将已经分类整理好的各类情报进行整合,把原来二维关系的数据库关联、加工成具有多维关联的数据仓库.这是一个复杂的过程,需要大量的归纳、演绎和推理,对数据的处理与组织的要求较为严密,在这一模块中要特别注意数据挖掘技术整合.

3.1.3 情报怎么写作模块

情报怎么写作是竞争情报数据库平台的输出环节,它将面向企业各级管理层的各类用户提供情报产品和怎么写作,因此,它的高效与否关系到企业竞争情报数据库平台的成效.这个模块可以实现数据库查询、信息简报和情报分析报告等基本功能,也可以根据需要设置其他功能：根据用户的登录信息写作用户界面；设置用户夹,允许用户将自己感兴趣的信息存到自己的夹；根据信息的点击率向用户推荐最新和最有价值的信息；向关键决策者推送可能急需的信息；为用户量身写作专题信息套餐,用户也可以自主设定所跟踪的本领域中的专题,获取最新相关专题信息,无须再次上网查询. 情报怎么写作模块必须提供多种情报分析模板以支持用户的报告需求和写作习惯；将采集来的重要信息生成报告并发送到相关用户手中；支持情报分析成果的多种格式导出及多途径发送；支持用户通过浏览器直接阅读信息；任何用户浏览情报时,可以及时把情报信息以电子邮件或链接的形式推荐给其他相关人员；利用专业软件,对发布后的报告的阅读、拷贝和修改权限予以限制；提供报告的加密发送功能；提供对情报信息的全文检索、标题、作者、日期检索等功能,且支持检索模板和检索历史等功能；提供检索引擎怎么写作.

3.1.4 评估反馈模块

企业的竞争情报需求是随着市场格局不断变化的,只有建立固定而灵活的情报评估反馈机制,才能全面把握情报需求,更好地怎么写作于企业竞争战略.评估反馈既是情报生命周期的终点,又是情报周期的始点,必须实现以下三个方面的功能：一是采集源评估功能,包括情报采集量统计、情报转化率统计等；二是情报信息评估功能,包括情报批注、情报评分、情报推荐以及情报点击率统计等；三是情报工作评估功能,包括情报加工统计、情报发布统计等.通过用户提交的情报需求信息、领导对情报信息的批注以及用户对情报信息的评论、情报信息浏览量、情报加工工作量统计和情报采集源有效性的统计,可以有效地针对采集源、情报内容以及情报人员业绩进行评估,持续不断地改进竞争情报工作.

3.2 数据库平台的管理

在竞争情报的数据库平台中,主体工程和核心内容是信息网络.信息网络以有关办公自动化系统为平台,通过浏览器对竞争情报进行浏览发布和管理；通过数据库怎么写作器对客户端进行集中管理和业务处理.

3.2.1 数据访问管理

为防止用户非法进入数据库系统,任意修改数据,须对竞争情报数据库进行数据访问控制,在存取数据的过程中分层设卡保护.数据访问控制大体上可分为3个层次：决定用户能否进入系统,可以访问哪些数据库资源以及在资源上可有何种操作.

不同的领导阶层有不同的情报需求,所以对数据资源的要求也是不一样的,如,生产部门更需要新技术评估报告,而销售部门就更需要市场调查报告.从一定程度上来说,过量的或不适合的数据有可能会影响用户的使用,而权限控制是解决“将最适当的信息传送给最适当的人”这一问题的有效方法之一.

根据适用范围的不同,可以将竞争情报用户分为高级用户和职能用户两大类.其中,高级用户包括高级决策者和管理员,享有所有的使用权限；职能用户指职能部门主管类的使用者,可以细分成组,如,生产部门、研发部门、财务部门、人力资源部门等,整个职能部门的人员具有和部门主管一样的资源访问权.每位用户对数据的访问必须通过控制部的校验,从用户进入系统时具有的权限和操作对象允许的权限两方面来保证数据的安全.

3.2.2 数据传输管理

竞争情报具有一定的保密性质,除了采用局域网技术以外,有部分内容还需要进行特殊的传输管理.加密是数据管理中最常用的方法,但是加密也是有代价的,依加密、解密的复杂程度不同,数据库平台建设的投入也不一样,而且会或多或少地影响响应时间.因此,必须权衡加密、解密的代价和数据本身的价值,确定合理的算法.在对竞争情报数据库中的数据进行传输控制时,还应针对不同的数据采用不同的处理办法.

3.2.3 数据库整合

企业的情报部门应根据用户的需求,以专业数据库做基石,在竞争情报数据库平台上将信息资源进行整合,从网络资源到专题数据库（如企业数据库、产品数据库、专利数据库等）以及其他相关信息（市场信息、政策信息等）,使用最先进的数据仓库技术,把原有二维数据关系的数据库拓展成多维关联的数据仓库；采用信息真伪辨识技术、信息分析技术（数据挖掘、关联分析等技术）、信息处理技术（主题析取、自动聚类、信息综合等）等,把传统的信息提供平台提升为面向知识怎么写作的平台,然后再考虑数据库信息的发布和推送（信息保存、信息写作推送、界面写作、用户互动）,实现数据库的个性化怎么写作.

4.竞争情报数据库的构建与管理中应注意的问题

竞争情报数据库建立在现代信息技术基础之上,是一个个性化的人机协作工作的情报管理系统.在建设过程中,应特别注意以下三方面问题：

4.1 数据质量问题

竞争情报的数据量大、来源广、格式不统一,在数据库建立过程中会出现许多人为的和系统的误差,这样便无法准确地反映市场信息等实际情况,也就达不到决策辅助和安全预警的目的.从竞争情报数据库的建立过程来看,数据质量问题主要表现为以下几点：一是数据质量差；二是数据转化或者提取过程中产生误差；三是数字化过程中出现的数据丢失、交叉或重叠等；四是数据录入过程中出现的错误或丢失等；五是数据维护过程中的失真.

在数据源阶段,就要通过不同类型的数据源分析,明确分类,然后将各种来源的数据转化成统一的格式进行存储.

在数据录入阶段,首先要具备良好的录入界面,即录入界面入口清晰、分类明确,避免数据入库错误；其次,要在对应的数据库中进行数据匹配,也就是查重.

在数据维护阶段,需要及时维护,尽快替旧换新.竞争情报具有很强的时效性,过时的数据将严重影响企业的决策,而同一类或同一个竞争情报是变化和发展的,企业需要的是最前沿、最及时、最准确的数据,需要数据维护工作跟上步伐.

4.2 知识产权问题

知识产权问题是数据库建设中无法回避的问题,竞争情报亦如此.据世界知识产权组织统计,大约130多个国家的著作权法以某种方式规定了对数据库的著作权保护.

我国的《著作权法》及其相关条例没有提到对数据库的保护,甚至没有直接提到“数据库”这一概念.在我国知识产权法规目前还不够完善的情况下,企业自建的竞争情报数据库如果仅限于学习和研究之用,人们还是可以接受并认为是合理的,但是2006年7月1日颁布实施了《信息网络传播权保护条例》,对搜索内容利用版权方面做了较大的限制,因此,如果竞争情报数据库的内容传播到公开媒体上,就必须考虑知识产权的问题.

4.3 人员培训问题

竞争情报数据库的建设与管理是一项实践性非常强的工作,需要结合企业的信息基础设施和业务流程进行写作化的设计和开发,竞争情报工作人员必须全程参与,只有经过专业培训才能够胜任.培训内容包括竞争情报理论知识,情报搜集、分析、处理、传递等工作技能以及应用软件的使用等,通过提高员工的业务素质,使竞争情报怎么写作过程中的情报采集、情报加工、情报怎么写作、评估反馈等每一个环节都能够有效实施.

5.结 论

企业要制定战略决策、提升核心竞争力,离不开竞争情报.竞争情报数据库的建设与管理是一个复杂的系统工程,必须以专门的数据库（企业数据库、专利数据库、市场数据库、政府信息库等）为基础,辅以网络和其他媒体信息的搜集,才能达到预期目的；在技术上要整合数据挖掘技术,融入人工智能技术,不断完善其功能模块,才能确保完成对竞争情报的处理、组织和分析,满足企业对竞争情报的要求.