高校办公室自动化管理建设的实践

【摘 要】高校办公室是高校实行管理工作的枢纽,各大高校往往通过办公室来开展教学管理工作.在现阶段,为提高高校管理工作的质量和效率,需要着力推进高效办公室自动化管理建设工作进程.文章首先阐述了高校办公室自动化管理建设的特点及作用,然后阐明了如何才能抓好高校办公室自动化管理建设的实践工作,并提出一些建议.

【关 键 词】高校；办公室自动化；管理建设；实践探究

高校办公室自动化技术就是指将以计算机网络技术为核心的现代科学技术应用于高校办公室的管理之中.各大院校内都聚集了许多知识分子,将现代化,科学化的管理技术应用于办公室管理建设体系之中,改变传统的管理模式,在办公室内实行无纸化办公,转变传统的工作模式,切实提高各高校的管理工作质量和效率,为进一步促进高效办公室自动化管理建设进程贡献力量.

一、高校办公室自动化管理建设的特点

各大高校的办公室自动化管理建设的核心工作就是为办公室的工作人员及时快速的提供其所需要的信息.更准确的说,办公室自动化体系综合了办公室工作人员,机器设备以及信息资源之间的关系.

(一)信息资源的网络化

高校办公室自动化管理具有信息存储光盘化,传播渠道网络化的特点.通过多媒体技术,将各种媒体信息和图形内容渗入进管理体系之中.此外,用光盘存储信息,可以方便保存,降低资源成本,加快信息的搜索速度,方便教师之间以及办公室同教师之间的信息沟通.使用网络技术,在网络平台上传播信息,使得信息资源的传播更为快速和便捷.

(二)管理资源系列化

随着高校办公室管理信息自动化程度的提高,需要建设更为现代化的管理体系和系列化的管理设备.办公室的工作人员可以充分利用计算机对各种信息,文件,数据及图表进行集中处理,提高信息交流的方便程度.此外,为进一步提高学校的管理质量和管理效率,办公室的工作人员还可以依据工作的不同要求和不同目的,有针对性的选择符合其要求的管理资源.

二、高校办公室自动化管理建设的具体实践

高校办公室作为高校管理工作中的枢纽和窗口,应充分协调好校内人力,财力以及物力资源的分配情况,提高资源的使用效能,充分发挥资源的实际作用.高校领导应充分重视办公室自动化管理的建设工作,加强办公室的自动化程度,这样才可以使管理工作的效益实现最大化.

各大高校办公室的工作人员必须通过计算机,英语水平和业务能力测试后才可以上岗,而对于那些测试不合格的员工,需要对其进行培训,然而再测试,至测试合格后才可以重新上岗.此外,为了进一步推进高校办公室自动化管理建设进程,各大高校可以专门配备一些具有硕士学位,计算机水平及业务能力水平都较高的干部.

各高校的领导为了满足工作人员对信息处理和组织的需要,可以专门为办公室的工作人员每人配备一台专属计算机,其他自动化仪器也应配备完全,如扫描仪,多媒体投影仪,数码相机,摄像机及刻录机等等,这些自动化设备应交由专人进行保管,并且相关工作人员应该熟练掌握这些仪器的使用方法.

(三)倡导实行无纸化办公模式

在日常的办公过程中,除了一些必须的上报文件,请示文件,或者任命文件之外,其余的事项,如高校公布的某项通知,传达的某种办公会议精神以及与学校相关的各类宣传信息等内容,均可以实行无纸化办公模式.收集校内每名工作人员的地址,利用互联网络建立高校宣传主页,并在主页内发布相关消息,传达相关精神,力求实现信息的网络化传播,节约人力,财力以及物力资源,提高办公室员工的办公效率.

(四)全面实现资源共享

办公室工作人员的主要工作就是协调好各部门的关系,制作且维护学校网页,对学校网站主页上的信息内容要进行收集,更新和审核,为教师查阅和引用提供保障.此外,高校办公室还要负责制定出学校的电子版年报,年报内容要包含学校的教育教学情况介绍,人事调动情况通知,招生情况概况,毕业生论文发表情况,获奖信息以及其他与学校相关的各种事项.通过建设校园网站,在更宽广的平台上积极宣传校园风貌,提高了学校的知名度和美誉度,贯彻落实信息资源在网络平台上的共享.

(五)实现信息存储光盘化

学校办公室除了负责发送文件和会议记录归档入案工作,还需负责将学生档案和其他信息材料进行集中审核和编辑处理,并且负责将这些内容定期刻录成光盘,一年两次,一次备份两份存档,全面实现信息存储的光盘化.

(六)实现联系网络化

目前,各大院校的管理系统都非常的现代化,如在网上可以进行经费查询,年终经费核对,上报信息等活动.这就促使学校之间的联系基本上实现网络化,学校的教师可以通过网络来增进与国外教师的沟通交流,相互借鉴教学经验,进而促进教学效率和教学水平的进一步提高.

三、结语

综上所述,各大高校办公室自动化管理的建设是一项长期且复杂的工作,其具有基础化,信息化,系统化和现代化的特点,对我国教育管理事业的发展具有非常重要的作用.因此,在新形势的要求下,为使高校办公室自动化管理建设取得突破性发展,首先需要以教学需要为导向,以实际应用为发展目标,切实贯彻落实信息网络化的建设工作.通过提高办公室工作人员职业素养,改善办公室的相关物质条件,为实现信息共享化,联系网络化的管理体系提供推动力,为全面建设高校办公室自动化管理体系提供基础保障.