同级所属机构涉档案事务行政管辖的模式构建

摘 要：鉴于同级所属机构涉及档案事务现有监管模式存在的问题与不足,档案行政管理机关与专业主管机关在划分管辖权时,应从三个维度来衡量,即以两个监管机关监管内核的差异性为横向维度；以专业法律法规涉及档案事务的完善与适用为纵向维度；以对档案法律法规的贯彻程度为个别考察维度.并在此基础上,构建“以专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”的共同管辖模式.

关 键 词：同级所属机构；档案事务；管辖权划分；模式构建；

对同级所属机构（指与档案行政管理机关同级的专业主管机关所属的具有独立法人地位的机关、团体、企事业单位.以下简称“同级所属机构”）涉及档案事务的行政管辖,档案单行法律法规做了一些明确的规定,理论上来说,对此问题已没有再探讨的必要.但在具体的档案行政执法实践中,对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖问题,仍然存在着理解上的偏颇和监管上的空隙.事实上,对同级所属机构涉及档案事务由谁监管,并不是一个非此即彼的政策取向问题,有必要对“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”的现象进行反思,以理清对同级所属机构涉及档案事务行政管辖的基本思路和行政管辖模式的构建.

1档案单行法律法规规定与存在问题

对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖,实际上是涉及各行政主体行政权、行政管辖权划分的问题.行政管辖权是一种程序性权力,由单行法和程序法赋予；而行政权则是一种实体性权力,由宪法和组织法赋予.[1]

1.1档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定.档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定包括两个方面：一是档案实体法的规定.对同级所属机构涉及档案事务“实行统一领导,分级管理的原则”.县级以上档案行政管理机关主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督、指导,依法查处档案违法行为.机关、团体、企事业单位和其他组织应根据本专业的管理体制,负责对所属机构涉及档案事务的监督、指导和检查工作,并受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查.[2]二是程序法的规定.县级以上档案行政管理机关负责组织、协调各自管辖范围内的档案执法监督检查工作.各机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织违反档案法的案件,由同级和上级档案行政管理机关查处,必要时,会同其上级主管机关查处.档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理机关依照职权管辖,法律、行政法规另有规定的,从其规定.档案行政管理机关依照法定的权限、范围、条件和程序实施行政许可.[3]

1.2两个管辖主体实施行政管辖的差异.从上述法律法规规定来看,对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖涉及两个行政主体：一是同级档案行政管理机关；二是同级专业主管机关.从行政管辖的形式和内容上来看,两者是存在差异的.档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖是全面的,不仅负责对其涉及档案事务的监督、指导和实施行政许可,同时还具有对其档案违法行为依法查处,实施档案行政处罚的权力.也就是说,档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖,既是一种职权性权力,又是一种程序性权力.而专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只限于业务监督、指导和检查,是一种不完全的事务管辖.也就是说,按照档案单行法律法规规定,专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只是一种职权性事务权利,不具备档案行政许可和档案行政处罚权.

1.3对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题.对同级所属机构涉及档案事务的双重负责、双重监督的现有行政管辖形式,形成了宏观方面的统一领导和微观方面的业务管理双管齐下的严格管理体制.这种管理体制,在设立之初对于规范、推动所属机构涉及档案事务的发展确实起到了一定的积极作用.但由于两个行政管辖主体之间互不隶属、互不制约,由它们对同一管辖客体进行监督,实践中必然会引发管辖权的冲突,尤其是随着行政监管体制改革的深入开展,其暴露出的缺陷日益明显.

1.3.1专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管职责缺乏具体化.档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有“对所属机构的档案工作实行监督和指导”的职责,但对此职责都是一些原则性的规定,没有具体化的内容范围和措施,导致一些专业主管机关对所属机构涉及档案事务时无所适从,只能依赖于同级档案行政管理机关的监督和指导.专业主管机关的这种惯性依赖,使档案单行法律法规规定的由专业主管机关对所属机构的档案工作实行监督指导的职责形同虚设,成为一纸空文.同时,在实践层面上,监管职责缺乏具体化,也为专业主管机关对其所属机构涉及档案事务的消极管辖提供了理由空间.

1.3.2未明确专业主管机关疏于监管的法律责任.档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有对所属机构涉及档案事务的监管职责,但却未规定其不履行监管职责时应承担的法律责任.这种没有责任承担的职责,既不利于档案行政管理机关对专业主管机关疏于监管职责时的责任追究,更不利于督促专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管.

1.3.3未明确两个管辖主体之间的沟通协调机制.由两个互不隶属的管辖主体对同一客体进行管辖,虽然档案单行法律法规规定了两个主体的各自职责,但并未明确二者之间的相互沟通协调机制,这样很容易形成职责的相互推诿.当一方或双方均怠于行使管辖权时,就会造成管辖的漏洞,导致对同级所属机构涉及档案事务的日常管理处于“真空”状态.

1.3.4疏于对同级所属机构涉及档案事务的日常管理.在对同级所属机构涉及档案事务的监管实践中,由于两个管辖主体相互依赖对方,管理的随意性较大,日常监管经常处于“真空”状态.一方面,由于专业主管机关对档案行政管理机关的惯性依赖,加之缺乏对其不履行监管职责的法律责任追究,其对所属机构涉及档案事务的监管,要么是不管不问,要么是以不具备档案行政处罚权为由,将监管责任全部推向同级档案行政管理机关；另一方面,档案行政管理机关由于监管面大,人员有限,对同级所属机构涉及档案事务的监管,要么是蜻蜓点水、走马观花,要么是以专业主管机关负有监管职责为由,将其推给专业主管机关.至于专业主管机关是否行使监管职责,档案行政管理机关则很少跟踪监督.这种由两个管辖主体之间的相互惯性依赖所形成的监管“真空”,正是导致当前大量档案违法行为发生和监督、查处不力的最直接原因.1.3.5对同级所属机构涉及档案事务的违法违规行为查处不力.专业主管机关对所属机构的档案工作有监督、指导的职责；档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务有监督、指导和依法查处其档案违法行为的职责.档案单行法律法规虽如此规定,但实践中许多同级所属机构涉及档案事务的违法、违规行为却未受到惩处.查处不力,除有档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务疏于监管,没有或不能及时发现其档案违法、违规行为以及档案法律法规规定的法律责任不具体等原因外,更重要的原因是专业主管机关因涉及自己部门利益,对档案行政管理机关给予所属机构涉及档案事务的惩处不予支持；或者是对发现的所属机构涉及档案事务的违法、违规行为不向档案行政管理机关通报,从而导致其所属机构涉及档案事务的违法、违规行为未受到相应的惩处.

2对同级所属机构涉及档案事务管辖权划分的考察维度及理论依据

2.1两个监督机关监督的差异性――管辖权划分的横向考察维度.按照档案单行法律法规规定,对同级所属机构涉及档案事务的监督、指导,由同级档案行政管理机关与专业主管机关共同管辖.从传统的角度来看,档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的监管是宏观和总体性的,是主管.专业主管机关的监管是个别和具体的,是分管.分管在主管的监督指导下行使监督管辖权,主管在行使监督管辖权时也需要分管的支持与配合,不能代替分管.[4]但是,如果考虑行政监管体制改革和管辖权设置应符合行政效率原则的话,在划分同级所属机构涉及档案事务管辖权时,就应该从二者在监管目标与任务、时间、基本手段及方法,权力、程序与频率,专业性及独立性等六个方面的内核性差异来考虑,因为这些差异决定了由谁管辖更符合行政监管体制改革的要求,更符合行政管辖权设置的行政效率原则,也因此成为考察二者管辖权划分的横向考察维度.

2.1.1监管目标与任务.档案行政管理机关总体而言更关注于档案作为一种信息资源的形成、积累与统一管理,并且此目标明确地优于其他目标.专业主管机关则更多地关注于档案作为一种信息的应用和节约管理成本,甚至将档案工作作为专业工作的组成部分,容忍档案信息的分散状态存在.在监管重点上,专业主管机关多注重对所属机构涉及档案事务的个别行为的监督和矫正上,而档案行政管理机关的监管则倾向于保证档案信息资源整体完整性构建和档案工作整体目标实现的整体制度设计和纠正上.

2.1.2监管时间.专业主管机关的监管多是一种事先、事中的持续性的干预行为,而档案行政管理机关的监管通常是事后的干预行为.由此可以看出,专业主管机关的事先、事中监管,更有利于改变所属机构涉及档案事务行为的不确定性,及时发现并纠正存在的问题,减少档案违法行为的发生,弥补档案行政管理机关事后监管的不足.

2.1.3监管手段和方法.档案行政管理机关的监管是以落实档案法律法规规定,排除或者矫正不利因素和违法行为的间接手段,来达到监管目标的实现.专业主管机关的监管是在将档案事务作为业务工作环节的前提下,把目标要求纳入各业务工作环节,以直接介入业务工作各环节管理的形式来确保监管目标实现.二者相比来说,专业主管机关的监管手段和方法更直接,效果更佳.

2.1.4监管权力、程序与频率.按照组织原则,专业主管机关是所属机构的直接上级,在监管所属机构涉及档案事务上比档案行政管理机关拥有更广泛的权力.其对所属机构涉及档案事务的监管程序已纳入各业务环节,更直接具体,更具有操作性.同时,由于专业主管机关将所属机构涉及档案事务纳入了各业务环节,其监管的主动性、频率与细微度上也高于档案行政管理机关,更重要的是能对所属机构涉及档案事务持续监管.

2.1.5监管的专业性.相对于档案行政管理机关而言,专业主管机关的专业性体现在对其所属机构涉及档案事务的非常了解,而档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的了解只限于与档案法律法规相关的一般性知识,特别是专业主管机关对所属机构各工作环节档案的形成、流转、积累、管理、利用情况非常熟悉,其实现有效监督管理的优势非常明显.

2.1.6监管的独立性.如前所述,专业主管机关由于是所属机构的直接上级,在对所属机构涉及档案事务实施监管时,出于部门利益因素的考虑,更易受到所属机构不利因素的影响.而档案行政管理机关的监管是全局性的,则很少会受到同级所属机构不利因素的影响,其独立性更强.

上述档案行政管理机关与专业主管机关监管职能的差异,决定了其各自作用范围的理论必然性,因此,在判断对同级所属机构涉及档案事务究竟由谁监督管辖时,就要充分考虑其职能差异,以实现监管成本和监管成效的最佳结合.

2.2专业法律法规涉及档案事务的完善与适用原则――管辖权划分的纵向考察维度.“分级管理”就是充分发挥各专业主管机关的专业管辖优势、特性和能动性,做好专业主管机关所属机构涉及档案事务的自律和监管.“分级管理”的前提,是各专业主管机关依据档案单行法律法规规定精神,完善并积极地实施本专业涉及档案事务的法律法规.专业主管机关只有具备完善的涉及档案事务的相关法律法规,才能有效地对所属机构涉及档案事务进行自律和监管,才能达到相关法律法规规定的应然效果.

在专业主管机关具备完善的涉及档案事务的相关法律法规后,如其所属机构违反专业法律法规中涉及档案事务规定的义务时,是否也同时构成违反档案单行法律法规中规定的义务?是适用其专业法律法规或是档案单行法律法规呢?按照行政法学“特别法优于一般法”的原则,应适用其专业法律法规,由其专业主管机关行使行政管辖权.因为这些特别法和特别法律规范条款对各专业领域档案违法行为的惩处、行为描述和条款适用更高、更具体,更易于操作.也就是说,对同级所属机构涉及档案事务豁免适用档案单行法律法规是为了对其适用更高、更严的管制,而不是为了逃避档案单行法律法规的管辖,因为专业法律法规中涉及档案事务的规范已符合档案单行法律法规规定的精神和原则,并高于档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务所规定的义务.因此,划分档案行政管理机关与专业主管机关对所属机构涉及档案事务管辖权时,应将专业法律法规涉及档案事务的规范是否完善与适用作为划分的纵向考察维度.2.3对档案法律法规的贯彻程度――管辖权划分的个别考察维度.如前所述,当专业主管机关具备涉及档案事务的完善的法律规范时,其所属机构涉及档案事务应适用专业法律法规,由专业主管机关管辖.但在具体的行政执法实践中,还应考虑专业主管机关对档案单行法律法规的贯彻程度.由于我国法律法规立法的多元性,专业主管机关出于部门和专业利益的需要,在制定和实施具体的方针政策时,难免会过多地考虑本部门、本专业的利益,设置一些垄断或者限制性条款.这就需要在确保“分级管理”的前提下,档案行政管理机关在涉及国家档案资源建设总体目标,如档案的流转与定期向国家综合档案馆移交、档案的无歧视利用等方面保留排他性的管辖权,最次也要保留在这些方面的共同管辖权.现实中,档案行政管理机关与建设专业主管机关有关建设业务档案流转、移交的争议,已充分证明了保留某些关键事项管辖权的重要性.

3同级所属机构涉及档案事务行政管辖的模式构建

综合上述对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权划分的横向、纵向和个别考察维度,结合当前对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题,笔者认为,对同级所属机构涉及档案事务的管辖,应摒弃以“档案行政管理机关为主,专业主管机关为辅”的共同管辖模式,构建以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”的共同管辖模式,以利于“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”矛盾的解决.

3.1专业主管机关优先管辖为主.如前所述,对同级所属机构涉及档案事务进行行政管辖的最佳状态,是专业主管机关在专业法律法规中纳入促进档案事务合法、合规发展的规范,并由专业主管机关发挥其专业力量进行持续性的监管.这种最佳状态,是由前述的档案行政管理机关与专业主管机关监管的内核性差异所决定的,有其合理、合法性.但这种最佳状态有一个非常重要的前提,就是专业法律法规中涉及档案事务的法律规范的完善,构建起了对所属机构涉及档案事务的详细义务和监管计划,并足以为档案单行法律法规规定的档案管理目标的实现提供保障.具体来说,实行以专业主管机关优先管辖为主时,专业主管机关应符合以下三个条件：一是实行以专业主管机关优先管辖为主,必须在档案和其他专业法律法规中明确、直接、具体地规定.目前,档案单行法律法规中由专业主管机关“监督、指导所属机构档案工作”的规定太笼统,既不能表明对同级所属机构涉及档案事务以专业主管机关为主,拥有优先管辖权,也没有排除档案行政管理机关对其涉及档案事务的优先管辖,容易造成对所属机构涉及档案事务的消极管辖,形成管辖空隙.二是专业法律法规中涉及档案的违法行为有不与档案单行法律法规立法旨意相违背的具体规范性条款,并有对具体违法行为如何处理的相关责任性规定.三是专业法律法规对涉及档案违法行为的相关规范已完善,能够制止和防范所属机构档案违法行为的发生,并为所属机构档案工作发展提供制度保证.专业主管机关只有同时满足上述三项条件时,才能拥有对所属机构涉及档案事务的优先管辖权.

3.2档案行政管理机关有效介入.对同级所属机构涉及档案事务实行以专业主管机关优先管辖为主,并不是无原则地排除档案行政管理机关的一般管辖权.根据“统一领导,分级管理”原则,在专业主管机关没有尽到监管职责,对档案违法行为处理有失偏颇,或者其专业法律法规和具体行政行为与档案单行法律法规的立法精神、主旨相违背时,就应启动档案行政管理机关的有效介入机制,发挥档案单行法律法规的一般性规范作用.档案行政管理机关的有效介入包括以下四个方面：一是定期对专业主管机关的监管情况实施执法监督检查.二是行使对查处同级所属机构涉及档案违法行为的督办、交办职责.三是对同级所属机构重大档案违法案件的直接查处.四是对专业法律法规中与档案单行法律法规立法精神与主旨相违背的规范,启动行政协商机制或行使排他性管辖权.

3.3建立共同管辖的沟通协调机制.要实现以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”共同管辖模式的有效运作,还须建立一套行之有效的相互沟通协调机制,而且这一机制必须在双方或者至少在档案行政程序法律法规中予以明确规定.至于沟通协调机制的具体形式与内容,可参照《档案管理违法违纪行为处分规定》第十八条,由档案行政管理机关与专业主管机关双方视具体情况确定.

4结束语

从文献检索情况看,目前还没有相关的文献研究成果可供借鉴.笔者提出的上述最佳管辖模式,虽是一己之见,但无论从理论或实践上来说,都是可行的.为实现上述最佳管辖模式,国家档案行政管理机关可以先行一步,在专业主管机关不具备上述条件时,通过修订档案单行法律法规,以赋权的形式,倒逼专业主管机关对所属机构涉及档案事务行使优先管辖权.一是在档案单行法律法规中规定专业主管机关对所属机构涉及档案事务的具体职责与任务.二是具体规定专业主管机关不履行其监督职责应承担的法律责任.三是在档案单行法律法规中增加专业主管机关依照相关条款,对所属机构档案违法行为行使行政处罚的权利,使专业主管机关对所属机构涉及档案事务的管辖,既符合职权性要求,又符合程序性要求.四是在档案行政程序法律法规中明确双方沟通协调机制的形式与内容,便于档案行政管理机关对专业主管机关行使行政管辖权情况的监督与管理.

本文为2013年度国家社会科学基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段性成果之一.

[4]郭树银.《中华人民共和国档案法实施办法解释》[M].北京：中国档案出版社,2000：18.

（作者单位：许昌县档案局来稿日期：2014-04-12）