信息化对民政档案开发利用的影响

【摘 要】人类已经进入了以信息技术为支撑的知识经济时代,信息资源已经成为一种相当重要的战略源.信息化水平的高低是也是衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要指标,如何正确的享受信息化给经济增长和人民生活带来的有利影响,成为了每个国家索要考虑的重要战略.

【关 键 词】信息化；档案建设；民政信息化

档案真实而又完整的记录着人类社会的每项活动,深入到人类生活的方方面面,在社会文明水平持续上升的过程中,档案也发挥着相当重要的作用,而档案的信息化是利用现代计算机技术和网络技术等,对各类档案资源分类整合和处理,以提高档案管理的效率.

一、信息化建设在工作中的重要性

民政信息化水平的高低是衡量民政工作和现代化水平的重要指标,将信息化的手段运用于民政工作中,可以大大提高民政工作的办公效率,它是一项直接关系到人民群众的民生问题,在创新民政部门工作方式的同时,也可以大大改善管理人员和智能机关的工作模式.

（一）大大减轻管理档案的工作量.以前的档案工作人员对于档案必须要花费很多人力和时间去收集和整编相关信息,这种工作方式不但工作量相当的巨大,而且处理起来效率非常低下,又容易出错.而如果引入档案的信息化建设,在民政工作中可以更加智能化和自动化.

（二）可以方便的进行检索和查询.以前工作人员要检索相关信息,需要从每一本具体的目录中,去寻找自己需要的信息,找到记录后,还要根据记录去库房里边再查找一遍,这种检索方式浪费了不少工作人员的时间和精力.

（三）可以更好的保管和储存相关资料.档案记录很多真实和宝贵的信息,对于民政部门的工作相当关键,而以前依赖手工和纸质的档案收集与管理,除了增加工作人员的工作量外,还面临一个非常重要的问题,那就是档案的丢失与破坏,这会给民政工作带来相当大的不便和无法估计的损失,采用信息化后,档案可以得到备份恢复和网络存储,这样就可以避免档案信息的破坏和丢失.

二、信息化建设过程中存在的基本问题

（一）相关规定和标准不全.现在,有很多民政部门在进行信息化建设时,没有关注对档案资源进行标准化的规定,而把注意力都放在了硬件设备和网络系统上,如在采购的硬件设备上经常会出现档次不一,型号各异等问题,这样就使得整体的计算机开发规划缺乏统一性,严重影响着信息的流通和管理.

（二）数据的安全要求上升.现在科技的发展,导致的信息化普及,网络的攻击和信息窃取也成了一个日益突出的问题,而当前,我们的数据安全保障大多是利用和防火墙进行设置,这依赖于在安全技术的更新升级,但是如果仅仅是技术的要求,也不足以全面来保护数据,站在未来的角度上,要从数据库本身出发来增强数据库自身的防御能力.

（三）档案工作人员的自身水平要求上升.过去的档案工作人员,接受的学习是以前的纸质办公的学习,相对于在纸质办公上的理论和方法的熟练,对现代的电子信息类办公显得比较生疏,而对于信息化建设要求的一些基本的存储和传输方法也表现的不够熟悉,现在的档案工作人员虽然对于电子类办公有一定的了解,但是对过去的档案管理的理论和方法又不熟悉,而且,上岗前也没有参加过专业的培训,而另一部分工作人员则思想比较老化,接受不了现在信息化建设对于办公的好处,对于信息化建设的重要性也认识的不够,这些问题已经非常不利于信息化在档案工作中的开展建设.

三、针对信息化建设的相关建议

（一）完善相关的制度,统一规范相关标准.制度的建设除了要规范档案信息的管理标准意外,还要加强相关安全建设和技术水平.对档案信息的规范既要针对电子信息的采集和录入,也包括对于信息的相关存储工作进行规范,同时要规范相应的硬件设备采购标准和相关档案管理的软件标准,同时应该寻求相关政府部门的立法支持,国家的行政部门应该提供各种法律和标准为支撑,同时,在工作人员之中进行普及,将规范化的管理理念深入到领导和档案直接工作人员的内心,

（二）完善相关的基础设施水平.档案信息化的基础设施建设包括了对档案的数字化管理和网络信息的完善,还有数据库的建设,我们要将档案资料进行数字化,就必须在相关的检索方式和库房存储进行建设,对于档案信息化所要求的硬件设备支撑和工作软件的支持都要进行一个系统化的完善,在建设一个信息化的档案时需要重点收集管理相关电子类数据,同时要对各电子数据进行鉴定和分类,并采取妥善的存储方式,而且要加强档案的信息化建设,必须要加强对数据库本身的建设,要积极的开发探索档案信息化过程的所面临的困难和新的解决思路.

（三）保障信息的安全建设.在现代科技发展飞快的时代,信息是一个国家或一个地区部门的重要储备资源,而网络犯罪的增加,信息如果丢失将会引发非常严重的后果,这导致如何加强对信息的存储和保护成为一个组要重点研究的问题.首先为了规避自然灾害,我们可以考虑创建一个容灾的系统,针对网络的病毒破坏和攻击,我们要加强信息的保护,完善信息在传输交换过程中的鉴定和检校措施.在网络上加强存储异地存储的备份,以便在数据不小心丢失时可以得到恢复.

（四）加强相关工作人员的素质和专业培养.档案能否得到很好的处理和保管,经常跟相关工作人员自身的素质和水平相关,要做好档案的管理,就必须改变档案工作者落后的旧观念,同时还要加强在处理档案时的专业水平培养.

在工作中,熟悉电子档案的生成及相关处理,加强对数据库的管理水平,所以平时经常开展一些相关培训,使档案工作人员的责任心和专业素质能够得到提升.

四、总结

我们都知道档案信息化建设对于民政部门的意义是多么重要,同时也明白在档案工作中还存在着很多不完善的地方,如果我们针对这些不完善的地方,去认真思索和研究相应的解决措施,并将其用到实践中去,那么离信息化的建设完善也就不远了.