医院文书档案管理

医院文书档案是由医院在领导及行政管理活动中形成的文件转化而成,它记录了医院的发展历程,是医院发展中提供重要依据,也是档案整理工作中的重要内容之一.文书档案管理工作主要包括收集、整理、鉴定等.下面重点探讨文书档案分类整理.

一、案卷级文书档案的整理

(一)分类

分类的首要任务是确定其分类方案,所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）.确定分类方案后,即可按分类方案进行分类,方法如下

1、分年度.也就是从医院形成的起始年始,将各个年度产生的文书档案分开.

2.分保管期限.即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年（2010年以前为永久、长期、短期）.

3.分问题（机构）.依据各单位形成文书的实际状况,将各个保管期限内的文书按问题（或机构）,按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理.

(二)组织案卷

将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷.文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题.文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成.二是按文件的排列顺序编写卷内目录.文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律,如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序.卷内文件材料排序后,按排列的顺序填写卷内文件目录.

(三)案卷排列

永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列.次年的永久党群档案要注意接着进行排列,其他年度的案卷排列以此类推.长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同.

(四)编制案卷目录

将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作.编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等.

(五)案卷上架

将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可.按文书档案案卷排列顺序上架,也就是按案卷号的顺序上架排列,这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷.

二、文件级文书档案的整理

2000年12月6日,根据国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求,对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定,将“立卷”归档改革为文件级整理,文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”.

(一)分类

所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限.确定分类方案后,就可按分类方案对文件进行分类,具体步骤为：

1、分年度.就是将各个年度的文件分开.如该单位成立于1981年,那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件.

2、分机构.依据医院文书的实际状况,将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型.

3、分保管期限.将各个机构的文件,依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型；这样,该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件.

将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后,即可对三个保管期限内的文件进行排列,排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起,时间、重要程度等作为参考因素”.

将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作.文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注.

装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作.装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体.装盒时应注意以下问题：

档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称,下加双横线.卷脊设置各项检索项,包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号.备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明.备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期.

文书档案编目装盒后,将档案盒分保管期限按盒号顺序上架即可完成档案的整理工作.文件级文书档案的整理方法较多,不同的档案管理部门应根据本单位的大小和形成档案数量的多少等实际情况确定文书档案的分类整理方法对文书档案进行科学管理.

（作者单位：石家庄市第四医院）