电子商务档案管理的智能化趋势

[摘 要]互联网在世界范围内的普及,电子数据化和智能化的广泛应用,使电子商务成为新兴的热门行业,电子商务简化了繁重的人工操作,尤其是在档案管理中更为突出,电子商务档案管理成为必然.而对于电子商务档案管理向智能化发展又成为档案管理的必由之路,要实现电子商务档案管理的智能化包括：档案数据库存储功能智能化,档案目录检索智能化,档案实际使用的智能化.因此,目前智能化的电子商务档案管理是档案发展的必然趋势.

[关 键 词]电子商务；档案；智能化；趋势

一、电子商务档案智能化的特点

（1）电子商务档案具有虚拟性的特点

与我们传统的档案存在方式相比,电子商务档案不是直观可见的,而是以硬盘、光盘等存储的,是不可直观见到的,因此电子商务档案具有明显的虚拟性特点.这在网络时代是不难理解的,在电子商务活动中发生的信息的存储同样是虚拟的,如单证、票据等已经不需要必须是纸质的.比如顾客需要购写一件商品,可以通过网络询价,然后在网上发布购写信息或是直接联系卖家,然后定购,卖家发货,物流配送,最后客户确认收货通过电子银行付款等一系列以实物商品为内容的贸易活动都是通过电子商务来完成的,不需要有任何的纸质单证等出现.因此,这个商务活动的档案文本就具有显著的虚拟性特点.

（2）电子商务档案具有复杂性的特点

电子商务档案通过数字信息存储在存储介质上,人们不能直观的通过眼睛来寻找和认定,更不可能直接对档案进行手工操作和人工化管理,必须借助计算机系统来完成工作,随着计算机技术和网络智能化的不断发展和提高,存储在各种介质上的电子商务档案信息的信息格式规范要求也各不相同,传输协议以及网络链接方式也根据采用的网络怎么写作商的不同而存在差异,因此存储形式、数字化程度、计算机功能都不尽相同,在客观上使电子商务档案信息存在着复杂性.

（3）电子商务档案具有系统性的特点

与传统的纸质档案信息对比,电子商务档案信息具有系统性的特点.电子商务档案信息不仅仅局限于纸质档案的单一文字或数字信息上,而是系统性的将信息全方位的存储,如档案可存储的图像信息,音频、视频等音像信息等不同形式的信息都可以完整的记录在同一份文件中,只要点开文件夹,所需要的全部档案资料就都呈现出来了,而且能够达到声像并茂,真实记录商务活动的全貌.

二、电子商务档案信息存储的智能化趋势

电子商务档案存储的智能化完全是由计算机系统的硬件和软件决定的,智能化存储就是指将计算机的部分运算和控制功能下放到存储设备本身,使存储设备除完成数据存储功能外,还能完成一定的运算和控制功能,“使计算机存储系统本身具备一定的智能特征.如在企业财务报表核算过程中,通过计算机软件的智能化应用,会计人员只要点击统计功能,计算机就会自动生成对报表数据的统计,自动生成小计、合计等.

智能存储技术给电子商务档案管理带来了明湿效益,第一减少了人工操作,第二节约了传统档案管理需要占用的空间,第三,缩短了时间,第四,节约了运输、仓储等费用.同时智能化的存储管理从技术上还可以监控存储系统中的问题及时进行系统调整,通过对存储系统运行情况的监控及时发现存储系统已有的故障和潜在故障,从而启动相应的应急处理策略来保证存储数据的安全和存储系统的持续,智能存储技术的发展将会促进计算机整机系统智能化水平的提升,也使电子商务档案的存储智能化水平得到提高.

三、电子商务档案信息检索的智能化趋势

对电子商务档案的信息检索实现智能化是科学发展和社会需要的必然结果.计算机的普及,信息科技的发展,尤其是电子商务的智能技术发展,为实现电子商务档案信息检索的智能化注人了新的活力,智能检索就是以文献和检索词的相关词组为基础,综合考查文献的重要性等指标,对检索结果进行排序,以提高检索效率,缩短检索时间.在电子商务飞速发展的今天,电子商务活动已经是全球化发展,电子商务档案信息越来越多,而传统档案信息检索工具已经不能满足用户的需求,智能检索工具的开发和使用必然成为信息时代用户畅游信息海洋的首选.

从电子商务档案的特征来看,有关电子商务档案智能化管理的需求更加依赖于图形图像智能检索工具的研究和利用,而对于图形图像智能检索工具的研究和利用始于上个世纪七十年代,首先开展的是基于内容的图像智能检索的研究,重点在于采用标注的方法对图像设置检索关键字,并建立文本数据库管理系统,从而实现对图像的智能检索.

四、电子商务档案应用的智能化趋势

电子商务档案智能化为企业单位的管理和规范提供了基础,提供了企业发展提供商情预测、营销策划、客户关系管理、维护企业或经营者合法权益已经成为电子商务档案应用的一个重要领域.而电子商务档案应用的智能化趋势无疑已经成为电子商务行业的重要研究方向.首先,在企业从事电子商务的过程中,电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式,企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的怎么写作,以提高客户满意度和忠诚度,提高企业效率和利润水平,提升企业管理能力、提高企业利润水平.另外,智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想,智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求,提高企业的赢利能力,智能化的数据分析和数据处理系统将实现商业实践和商业需求.

五、结语

电子商务档案智能化是科技发展的必然结果,是信息科技的一场革命,电子商务档案智能化将逐步的走进世界的每一个角落,每一个家庭,那里有互联网,那里就会有智能化的电子商务档案存在.