概档案信息数字化的目的和要求

[摘 要]数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作,它是将传统的纸质档案、图像照片、声像档案和缩微胶片等通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的计算机文件的过程.数字化过程需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备,综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等.

[关 键 词 ]档案信息数字化；目的；要求

一、档案信息数字化的目的

档案信息化检测设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值.档案部门配备电脑、构建信息网络,只是营造了档案信息里有的“高速公路”,这些“高速公路”能否真正发挥效能,取决于有无充足的运送对象——数字档案资源.对传统档案进行数字化,旨在为信息传输“备货”,其意义不言而喻.具体目的有以下几个方面

(一)提高档案信息的利用效率

数字化后的档案可以在网络环境中提供利用,充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点,解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾.此外,数字化后的档案可以与办公OA系统生成的现行电子文件在同一系统中提供利用,极大提高了文档信息利用率.

(二)保护历史档案

许多历史档案因无力老化或保管不当而脆弱易损,如不及时抢救,很可能彻底损坏,通过制作其数字化副本代替原件流通利用,可保护重要历史档案免遭进一步损坏.

(三)规避安全风险

通过异地存放多套数字化副本,确保档案信息的安全,规避各种自然灾害或认为损害对档案信息可能带来的灾难性后果.

二、档案信息数字化的要求

(一)规范性要求

规范性是开展档案信息数字化最基本的要求,也是确保数字档案信息可用性的基本条件.规范性要求的内容是：所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化,并尽可能采取通用标准.

档案数字化的目的是利用网络这种新的信息传递方式来提供档案怎么写作.因此,数字档案信息的存储与传递必须制定并采取各方认可的规范与标准,以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换,造成资源浪费和时间延误,降低信息存储与传输的效率.目前,我国档案界已制定了许多数字化规范,对档案信息的数字化起到了很好的规范作用.例如2005年4月国家档案局为纸质档案的数字化发布了档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》有关照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化规范也在研究和待定之中.规范化还有助于选择最佳的档案数字化技术方案.

(二)安全性要求

安全是开展档案信息数字化必须考虑的重要要素.安全要求有两层含义：

1.确保档案原件的安全

数字化需要对档案原件进行扫描、录音或摄录,因而有可能对原件进行拆卷、加工或其他必要的处理.由于数字化档案大多数是要继续保存的,在数字化处理过程中必须最大限度地保护档案原件,尽量避免造成档案原件内部特征和外部特征的不可逆变化.否则,一旦发现处理质量不如人意或者处理好的数字化档案信息被破坏和丢失,便没有挽回的余地.对于具有文物或史料价值的档案,遵守这一点尤为重要.为将数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低,必须仔细设计档案数字化的工作流程,制定严格的操作规程,确保数字化工作安全有序地开展.

2.维护档案信息的保密性

我国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求“纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定”,“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认.虽然数字化的档案大多数是开放文件,不具有保密性,但为了保护档案原件或为备份拟移交文件而进行的数字化,则可能涉及到保密档案.档案数字化工程常常有外来人员参与或交由专门的数字化公司承担,为此对参与数字化工作的公司和人员应进行严格的安全保密教育,签订安全保密协议,限定其操作权限和保密责任.对于内容十分敏感或者有非常严格使用范围的档案文件,应考虑由专门人员采用专门的设施进行数字化.数字化后应将过程中存在操作终端或怎么写作器中的相关文件彻底删除,以免失密.

(三)效率性要求

档案数字化工作面广量大,耗时耗材,必须十分讲究工作的效率与效益.效率原则有两方面的要求.

1.要采取最优化的技术方案

应在充分研究的基础上选择最优化的档案数字化方案,包括最优化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存储模式和高效、经济的数字化加工系统.技术方案决定着整个数字化工程的成败和效率,而高效率的数字化加工系统更是档案数字化工程的“善事之利器”.数字化加工系统的效率与设备投入的多少并不成正比,高效的数字化加工系统是硬件设备、软件系统和工作流程的合理配置,一味追求高配置的硬件设备,讲究扫描仪的扫描速度而忽视软件处理效率和加工力量的配备,会因设备利用率低下而造成浪费.多数情况下,配置两台中速扫描仪要比配置一台高速扫描仪的性价比更高.

2.要实现档案数字化工程的专业化和社会化

对传统档案的数字化是档案工作从纸质时代向数字时代转型的过渡性工作.在过渡阶段,由于传统档案存量较多,需要集中处理,数字化任务比较繁重.但存量得到解决后,随着无纸化办公的进一步发展,档案数字化任务也就基本完成.因此,对大部分档案馆来说,数字化只是阶段性工作,至少经过一个阶段后工作量会锐减.每个档案馆都配置庞大的数字化加工系统是没有必要的,可以通过相互合作或通过外部的数字化公司来集中解决过渡时期的档案数字化任务,由此以较低的成本获得专业化怎么写作,避免大量高配置设备的低利用率,从而提高整个社会的档案数字化劳动效率.

三、小结

因此,原则上属于归档范围且永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围.那种认为“数字化档案馆系统以能否产生和积累数字化的档案信息资源作为判断其成败的标志”的观点是值得商榷的,“有文比扫”更是巨大的资源浪费.为避免网上数字化档案信息的冗余与浪费,保证全网档案信息资源的全面、充足与系统,各档案馆在选定拟数字化档案时,要加强协作,强化专题特色,侧重将本馆所藏的特色档案首先转化为数字资源,从而实现整体上的互补,减少重复劳动.