网站原创摘 要：办公自动化的广泛应用,为文档一体化管理提供了契机,本文重点对文档一体化管理的特点、意义以及应遵循的原则和主要内容进行了分析和阐述.
关 键 词 ：办公自动化；文件档案；一体化管理
提高文档工作的效率和管理水平,使档案管理工作逐步实行自动化,以适应科技发展的需要,是文档工作者必须面对和解决的问题.
1.文档一体化管理的特点
文档一体化管理,就是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发,借助计算机网络和信息处理技术展开工作.文档一体化管理有以下特点：
1.1 整体性
借助计算机及其网络,把文件处理过程和档案管理作为一个整体,在同一个控制中心的组织指导下,按照档案工作的要求协调文书工作,加强了文书人员与档案人员的配合协作,减少了工作环节,缩短了文件的归档时间,实现了信息共享,使文档的整体优势得到有效发挥.
1.2 规范性
实行文档一体化管理,从文件的形成开始直到立卷归档,按照统一的标准格式进行文件处理,使文档管理逐步达到科学化、标准化、规范化的要求.
1.3 前控性
运用计算机对文件、档案进行一体化管理,可以达到对文件处理的超前控制,实现从文件到档案的有效转换,为提高档案质量奠定了基础.
1.4 准确性和时效性
如果输入的信息准确无误,计算机就能完整地提供所需要的信息；通过计算机网络管理,可依据不同授权实现便捷查寻、分析利用、检索调阅、打印复印等多种功能,用户可根据实际需要对检索信息进行各种排列组合,并输出信息,满足了不同利用者的多层次需求,提高了工作时效.
1.5 经济性
简化了传统管理方式中的人工整理、分类、制卡等过程,达到了一次输入多次输出,降低了人力、物力、财力成本,节约了存储场地和空间.
1.6 创新性
档案部门可以利用文书部门归档的机读目录,进行文档统计和编研,提供各种案卷目录、基础数字汇编、专题汇编、文件汇编等.
2.实行文档一体化管理的意义
2.1 实行文档一体化管理是档案实体数字化的需要
随着计算机和网络的广泛应用,纸质文件和电子文件共存的时代已经来临.为了使馆藏档案资源进入网络并实现资源共享,就必须将纸质档案转化成数字形式,即电子档案,以提高档案的使用效率.同时为了保障信息时代所产生大量电子文档的真实性、完整性、有效性,必须对电子文件实行前端控制和全程管理,即采用文档一体化管理模式,使档案更好地怎么写作于机关,怎么写作于公众.
2.2 实行文档一体化管理是档案传递网络化的需要
网络技术作为信息时代的主要特征,淡化了信息交流和传递之间的距离感,人们可以不受限制的进行随时随地的沟通.其开放性、快捷性特点,使办公效率极大提高.通过网络进行档案信息的收集、鉴定、整理、保管、利用等工作,是信息时代档案管理发展的必然趋势.
2.3 实行文档一体化管理是档案资源利用社会化的需要
档案信息化的根本目的在于借助网络实现信息资源共享,为用户提供高质量的怎么写作.实行文档一体化管理,将文书和档案管理部门统一起来,彼此间资源共亨,相互协作,共同发展,发挥了文件和档案的整体优势,满足了人们随时随地进行沟通和获取信息的需求,提高了管理效率,促进了文档工作的社会化.
3.实行文档一体化管理应遵循的原则
3.1 将档案信息化纳入到机关办公自动化之中的原则
即在进行办公自动化建设之初,就要把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,统一安排,统筹规划,使二者融为一体,同步进行,协调发展.
3.2 纸质文件和电子文件并存保管的原则
在目前法律和技术不完善的情况下,为了保障电子文件的安全,国家档案局要求,重要的文件要实行归档“双轨制”,即“纸质”与“电子”两种文件形式同步归档、同时存在.
3.3 保证档案信息安全的原则
办公自动化系统涉及大量国家秘密和敏感信息,必须与公共信息网实行物理隔离.涉密电子文件和档案要限制在被授权范围内查看,防止信息泄露.档案信息资源开放利用必须经过严格审查.同时要采取技术防范措施,确保办公局域网和档案信息的安全.
4.文档一体化管理的主要内容
4.1 文档生成一体化
是指在文件生成阶段,就要按照文件归档的标准和要求进行系统设计,确保生成的电子文件符合档案管理的功能与需求.由于电子文件的内容易受损失和被修改,为保证电子文件的原始性,档案工作必须向前端延伸,参与到文件工作中去,记录电子文件从“出生”到归档成为电子档案的一切活动过程和处理情况,即实现前端控制.并尽可能多的捕获电子文件的元数据（如文件创建者、收件者、文件主题和格式,创建日期、归档日期、重要程度等）,确保电子公文真实可靠.
4.2 文档管理一体化
是指对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理,包括管理体制的统一设计,组织机构的统一设置,管理人员的统一配备,管理制度的统一规范等.电子文件形成后即成为电子档案,应及时进行积累,防止在分散状态下发生信息损失和变动.机关办公活动中形成的公文性电子文件,一经定稿就不得进行任何修改.收集过程中的一切变更都应记录在案,收集的电子文件要进行备份.
4.3 文档利用一体化
是指对文件和档案的利用进行合理协调,在文件阶段就要树立怎么写作的意识,使文件尽快尽早地发挥作用.用户根据需要,借助办公自动化系统,输入检索命令即可查到所需的全部文档信息,而不用考虑所需信息是文件信息还是档案信息,以满足用户的个性化需求,扩大利用的广度和深度,提高利用效率.
4.4 文档规范一体化
在管理过程中,要根据《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》,参照公文格式和档案著录的各项标准,针对现行的文件管理过程,制定具体的标准规范和实施要求.
总之,办公自动化为实行文档一体化管理奠定了基础,也为档案管理现代化、科学化提供了契机.档案工作者只有转变观念、创新方法,逐步推进文档一体化建设进程,才能充分发挥文书和档案的整体效益,为日常管理、科研生产提供高效的信息怎么写作.