电子文档管理的做法

【摘 要 】本文主要论述了电子文档管理中存档载体类型和格式、存档光盘长期可读的保障机制,并认为由于电子文档的安全性没有得到完全保证,纸质文件将在相当长的时间里与电子文档共存且保持一致.

【关 键 词 】电子文档；纸质文档；存储介质管理

电子文档的产生是人类记录史上的一次革命,它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义.随着图文地质资料数字化工作的深入开展,大量电子文档的安全存储、妥善保管和有效利用是当前急需探讨的问题.研究电子文档的形成特征,是实施科学的电子文档管理的基点.

1. 存档载体类型和格式

（1）电子文件的存储载体有多种,如磁带、磁盘、光盘等.光盘与磁带、磁盘相比,其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度快；易保存.因有保护层,信息读出为无接触式的,不存在读出磨损,所以盘片不易损坏.根据这些特点,目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适.尽管它的标准不够完善,但随着技术的发展,相信在不久的将来,有关光盘的标准会陆续出台,所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适.禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体.

（2）使用光盘存档目前仍然存在着"瓶颈".毕竟光盘应用的历史太短,其理论与实践研究尚不够充分,这是影响其应用的桎梏.根据笔者多年的使用经验,认为只读光盘CD-R和DVD-R是适于存档的光盘类型.这种类型的光盘是只写一次式,可以确保存档电子文件不被改写,从而保证了记录的可靠性.

2. 存档光盘长期可读的保障机制

2.1如何延长数字信息的寿命是发展数字档案馆的重要问题.然而,由于数字信息要依赖计算机软硬件才能被利用,而计算机硬件技术又是不断发展的,在现在的软硬件平台上能读出的信息不一定能被当前或将来的软硬件平台读出,这种不能被存取的信息,其寿命再长也是无用的.和纸张存档的历史相比,光盘还只是襁褓中的婴儿.目前光盘的寿命尚无定论,但有证据表明,它似乎不抵纸张存档.虽然美国国家媒体实验室等权威机构对光盘进行过研究,CD-R其平均寿命为50～200年.显然,从存档的要求出发,以最大平均寿命作为存档光盘的寿命是牵强的；相反,从降低风险、增大保险系数的角度考虑,存档载体应当以其最小平均寿命作为参考.这样,不论用何种光盘存档,其保险寿命不超过50年.

2.2但是,光盘存档毕竟是大势所趋.因此,为了保证其信息的长期可读,需要逐步解决光盘存档的"瓶颈"问题,降低光盘存档的风险,建立其长期可读的保障机制.依笔者浅见,目前需要抓紧解决以下问题.

2.2.1光盘的日常管理.理论上,环境温度过高或过低会加速光盘的老化,金属层与空气接触会被慢慢氧化.因此,在日常工作中,要做到：

（1）归档光盘应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层.

（2）单片光盘应装盒,竖立存放,且避免挤压.

（3）存放时应远离磁场、强热源,并与有害气体隔离.

（4）环境温度选定在17～20"C之间,相对湿度选定在35%～45%之间.

（5）源盘与其拷贝应放置在不同的地方.

2.2.2光盘的有效性保证.光盘数据非常脆弱,计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误,各种自然的和人为的因素、管理的和技术方面的失当都可能导致光盘数据的损失.为保障光盘存档的有效机制,笔者建议：

（1）要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行,有无感染计算机病毒.

（1）设备环境更新时应确认库存光盘与新设备的兼容性,如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作.

（3）光盘每满四年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于l0%,如发现问题应及时采取恢复措施.

（4）平时提供利用时应使用拷贝件,一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒,立即要对该载体内存储的所有文件进行检验,及时采取措施修复损坏的文件.

（5）标准问题.技术标准在一定程度上已成为一个国家主权的延伸.但我们现在面临的一个严峻的事实是没有相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案的著录标准及全文数据库的标准等.新近出台的《电子文件归档与管理规范》对存档载体只给出了一个推荐的意见,没有具体的规定,因而缺乏可操作性.只有制订了这些标准,存档光盘的长期可读才有保障.

2.2.3电子文档与纸质文档的共存与互动.

由于电子文档的安全性没有得到完全保证,所以人们就需要以纸质文档形式或将纸质副本作为重要的备份加以保存.

（1）电子文档与纸质文档的共存状态.从电子文件诞生开始,在相当长的时间里将会与纸质文件共存且保持一致.两种不同载体档案的特点,可概括为：纸质文档便于长期永久保存,但利用较不方便；电子文档便于利用,但难于永久保存.这种在一定时期内长期并存都是以电子文档和纸质文档的相互对应为前提的.电子文档与纸质文档管理共存的二元化格局将会持续很长时间,趋势是纸质文档管理功能的弱化和电子文档管理功能的强化.

（2）电子文档与纸质文档管理的互动.在电子文档和纸质文档的共存状态下,必然要对这两种文件分别加以管理,这就形成了两种管理系统的共存,承担着共同的和各自分担的责任.在这种关系中最富于积极意义的是两者之间的互相影响,即电子文档的管理推动了纸质文档管理的改革,如文档一体化和实现管理的简化；纸质文档管理的经验和信息技术促进了电子文档管理的完善,两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能,提高自身效率.

电子文档与纸质文档管理的共存并不是消极、被动的,两者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短.在这些相互影响和作用中,两种管理方法将逐渐融合为一套综合管理系统.