一种基建工程项目中的采购全生命周期信息化管理模式的与应用

引言：从现代企业制度角度看,基建工程的过程管理是一项跨单位、跨部门、复杂的系统工程.对于基建工程项目的管理,不同企业实际情况与侧重点不同,但都在设备采购、工程物资采购和使用管理上投入了较多精力,希望达到精确预算、规范采购、合理投用、降本增效的目的.但是,当前国内外企业对基建项目的设备采购与工程物资采购管理的关注仍然停留在计划、采购、安装和投用的具体工作模式或计算机应用技术的研究与完善上,却缺乏对整个基建项目过程中的采购全过程管理思想的研究,导致项目设计、采购计划、采购行为与项目竣工决算脱节,对计算机技术的应用也只是将手工劳动简单调整后搬迁到信息系统中,无法从根本上形成管理模式的提升.本文针对基建项目中的采购管理全过程,着重研究在工程前期设计阶段建立采购计划与转资清单的关联运行,最终实现竣工决算过程的自动化,并实现采购对象与转资对象在整个基建工程项目生命周期中的同步管理.

下文中以某全球规模领先的特大型公共怎么写作行业国有企业的相应研究应用为范例,介绍了一种通过深入研究项目可研、采购计划编制、采购履约、竣工决算和转资业务的现状及问题,分析财务在项目建设中物资采购管理中的管控点,建立统一“两端”、规范“三线”的项目过程管控,加强采购全过程管理,提高决算编制效率,实现竣工决算由手工编制向辅助生成转化的基建工程项目采购全生命周期管理模式.

一、业务管理的主要做法

该企业在基建工程项目中的采购全生命周期管理模式的研究和应用中,工作核心是分析项目建设中物资采购管理中的管控点,部署关键环节信息系统强控制工具,在工程项目执行过程中设置财务可以掌握的管控工具,推动业务的执行；推动设计环节、验收环节、结算等环节信息化应用系统内和系统外工作的衔接,促进业务与财务融合,实现工程物资采购和设备采购的前推、后移,提高决算转资的及时性和准确性.通过系统开发,实现和应用了“基建工程采购全过程管理增强功能模块”,取得了良好应用效果.

“基建工程采购全过程管理增强功能模块”的设计核心为“统一两大关键端、规范三条业务线”,即强化设计端和结算端管理,加强合同线监控管理、成本线强控制管理及资金线信息融合共享管理,同时提高竣工决算过程自动化水平.

二、业务流程说明

(一)统一两大关键端、规范三条业务线

1.设计端

设计部门在完成项目前期设计工作的同时出具项目资产清册（设计稿）,该清册应列明各项固定资产所包含的设备和材料采购明细.该清册旨在从设计源头明确项目建成时的资产明细,并建立资产、设备、采购物料的对应关系.项目部门审核资产清册,并将其导入企业ERP系统.同时,启用信息系统强制校验,要求物料采购必须挂接到WBS（项目工作分解结构）的最底层.最终,ERP系统根据挂接结果,自动形成资产设备和工程物资的采购申请.

2.合同线

通过信息系统建立合同台账,实现合同执行过程监控,促进成本及时入账.（1）在物资集约化对于招投标流程设计的基础上,提出财务部门的管控意见.（2）要求在合同条款中建议新增便于财务管控的条款,为财务后续资金支付的控制手段提供法律基础.

3.成本线

通过在项目实施、结算等环节增加管控点,促进集成业务入账时点与实际收发货,怎么写作确认时点的一致性,实现成本入账的及时性,准确性目标,推动工程形象进度与财务付款进度相匹配.（1）项目实施过程中,建立工程形象进度与财务进度的展示机制.（2）设备投运后,系统禁止发生新的采购申请和采购订单.（3）在企业ERP系统中开发管控工具（可开启和关闭）,实现在投运公告发布30天后不允许新增采购申请、采购订单.

4.资金线

梳理资金支付环节的集成关系,确保在进行资金申请时,能够与项目、采购订单进行一一对应,并在金额方面进行逻辑校验,同时根据合同执行进度监控和控制合同付款情况.（1）支付时,校验合同累计支付金额不能大于合同金额；（2）在采购订单未及时入账的情况下,财务人员触发冻结付款指令.

5.结算端

统一财务对结算资料的审核标准,提高线外信息与线上信息的一致性,保证以结算促决算的有效衔接.（1）ERP系统中出具资产清册（验收稿）作为设备现场验收的基础,资产清册中具体设备/材料信息来源于资产级WBS下挂接的采购订单对应的相关物料参数.（2）项目部门、运检部门、财务部门依据该清册核对现场实物.（3）按照出具的资产清册（验收稿）中的信息建立设备台账,保证后续自动产生的资产带有WBS标识,满足按照WBS标识自动价值新增的要求.（4）ERP系统出具项目成本归集单,与业务部门提供的结算单据进行比较,为竣工决算的出具和资产卡片价值新增提供基础.（5）结算报告中将建筑、安装等费用明细至具体的资产层和分摊层,实现结算对决算的支撑.

(二)实现竣工决算自动化辅助功能

依据项目转资标示符和结算格式,进行费用分摊程序的开发；开发应用辅助出具竣工决算报表的系统工具,总部统一规定竣工决算报表的格式、内容、维度等信息,保证各单位出具竣工决算报表的标准化管理.

三、信息系统应用

“基建工程采购全过程管理增强功能模块”在企业140多家下属单位获得广泛应用,帮助企业实现了从设计到转资的全过程信息化管控.自2012年12月这一增强功能模块初步建成和应用以来,在强化工程项目管理、加强工程物资采购计划与采购行为管理、增强物资采购全生命周期数据共享和业务融合能力、提升竣工决算效率等方面发挥了重大作用.通过“基建工程采购全过程管理增强功能模块”的支持,企业每年过百亿的基建工程获得了更多的安全保障,大大降低了企业运营风险,提升了全业务链工作效率,这一管理模式提升和相应信息化工具的应用为企业的业务稳健和经营持续做出了重要贡献.

四、结束语

“基建工程采购全过程管理增强功能模块”针对大型企业基建项目工程物资及设备采购业务中的难点,从业务全过程角度着手,着重分析和解决基建工程采购全过程管理切入点零散、业务融合与数据共享困难、强制控制手段缺失等问题,通过信息化手段进行了管理模式的固化,实现了管理思想的落地,其所形成的信息化工具具有高度可配置性,具有一定通用意义.

（作者单位：国网山东省电力公司滨州供电公司）

作者简介

杜月梅,女,1982年11月30日,大学本科,国网山东省电力公司滨州供电公司.