商务英文信函中礼貌原则的运用

[摘 要]国际贸易的迅猛发展,商务英语逐渐显示出自己的语言特征.各种各样的函电来往成为商务交际是否顺利进行的重要环节.在商务英语写作中,为了实现达成商务合作的目的,需要遵循礼貌原则,使之语气委婉,措辞得当,有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系.

[关 键 词]商务英语写作礼貌原则

随着全球经济一体化的飞速发展,我国的对外经济贸易往来日益频繁.商场犹如战场,如何在激战中转危为安,扩大市场,赢得胜利商务沟通技巧显得尤为重要.其中,商务英语写作中的礼貌原则构成了商务沟通技巧中的原则基调,是商家最主要、最锐利的武器之一.礼貌的商务英语信函彬彬有礼,谈吐得体脱俗,它重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能产生令人愉快的感觉,在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象,从而带来无限的商机,促成和扩大对外贸易.本文就语用学中的礼貌原则理论在商业英语书信中的运用加以论述.

一、礼貌及礼貌原则

礼貌,英文是courtesy,其英文解释为：courteousbehior,goodmanners,courteousremarkoract（客气话,礼貌的举止）（《牛筋英汉双解词典》）；apoliteofkindactionorexpression（《朗文英语词典》）；graciouspoliteness,apolite,helpful,orconsiderateactorremark,anactorusageintendedtomanorofpliment(《韦氏世界英语词典》）.从英文词义结实中可以看出,在写英文书信时,要想做到courtesy,其用语应该是一种“apoliteway,helpfulway,akindexpression”.

英国语言学家GeoffreyLeech等人提出礼貌原则(politenessprinciple),认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌(maximizetheexpressionofpolitebeliefs)和尽量减少不礼貌的表达方式(minimizetheexpressionofimpolitebeliefs).这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义.

二、莱可夫的的礼貌规则在商务英语写作中的体现

1.不要强求于人.说话人避免使听话人去做不情愿做的事情,要么改变自己的谈话方式,要采用征求对方意见或表示道歉的形式,以免强人所难.

2.给对方留有余地.说话人希望劝说听话人做某事,他会采取某种说话方式,以便让听话人有一定选择余地,决还是不做,他的选择不一定满足说话人的愿望.

3.增进相互间的友情.增进交际双方的友谊或友情.它会使听话人产生好的感觉.

三、礼貌原则在商务英语写作中的运用

在莱可夫礼貌原则的指导下,商务写作中通常可采取一些写作策略技巧:

1.尊重性

指从对方的角度来考虑和看待问题.采取对方立场,从对方利益出发,使对方感到自己的重要性受到尊重.为此,我们可以采取如下方法和手段：

（1)使用第二人称(you,your),这样使交往更加真诚、有礼貌.试比较下列句子：

①Youwillbeabletoreceiveafullrefundofdepositifyoureturnthegoodswithinaweek.

您如果能在一星期内退货,就能得到全部定金退款.

Wecannotrefundyourdepositunlessyoureturnthegoodswithinaweek.

除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金.

(此例中同样的内容用第一人称(We)会使对方感到比较冷淡.）

②Ithinkthatyoudidagoodjobinsellingourproducts.

Youdidagoodjobinsellingourproductsinyourarea.

（此例中第一句虽合情合理,但没有完全采取对方立场.用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,使人感到似乎不是你工作出色,而是我给你这样一种赞许.第二句以对方为中心,更能让人接受.）

（2）将命令式改为请求式:请求式能够避免居高自傲,体现双方的平等地位.我们常常用“Iwish...”,“Ihope...”,“Ithink...”,“I’dliketo...”,“Please...”等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明.例如:

①Wouldyoupleasesendusyourcataloguetogetherwithdetailedoffer

请寄样品目录并详细报价.

②Wehopetoenlargeourtradewithyourcountryandintendtograntyou3%discount.

我们希望扩大与贵国的贸易,并准备给你方3%折扣.

2.确定性

尽量避免否定的表达方式,从而减少贸易分歧的几率.肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示.直截了当地加以否定,对方也许会失去继续谈判的兴趣,甚至认为不给他面子,引起双方贸易关系的破裂.可使用方法如下：

（1）使用积极的词汇或词组,如pleasure,pleased,glad,appreciate等词.

如:Weshouldappreciateitifyoucouldadvanceshipment.

试比较：

Yourplaintaboutthequalityofthemachinewesuppliedyouisregrettable.

I’msorrythatthequalityofthemachinewesuppliedyouisregrettable.

（本例中plaint是消极词汇而sorry是个积极词汇）

（2）用副词unfortunately,scarcely,hardly,really等来弱化否定语气

如：Unfortunately,wedidnotreceiveyourorderbeforethenewpriceswereintroduced.

很不幸,我们在实施新之前未能收到你方订单.

Iamreallysorrythatourproductscanhardlysatiyyourrequirement.

对我方产品难以满足你方要求,甚感抱歉.

3.委婉性

指从语气角度来调整语言,使整篇信件的语调和谐悦耳.我们可以采取如下方法和手段：

（1）情态动词的使用:情态动词的一般过去式表示现在或将来的时间,以使谈话的语气更为婉转,带有更多的商量口吻.例如在表示询问,请求或表达与对方不同的观点时,如果用“Canyou...”“Willyou...”“Iwant...”“Iwonder...”.

如:Couldyoupleasequotepriceinclusivetransportationandinsurance,andinformmewhendeliver

IwonderedwhetheryoucouldmakedeliveryinthemiddleofJune.

(2)使用虚拟语气：提出建议或请求时,语气委婉含蓄,具有更多的磋商余地,这样更有利于在平等信任的基础上,达成贸易协议.

如:Ifthequantitywerenotsolarge,wecouldnotgiveyousuchahighdiscounts.

如果不是因为这么大的订量,我们是不能给这么高的回扣的.

Maywesuggestthatyoumakesomeallowanceonyourquotedpricessoastoenableustointroduceyourgoodstoourcustomers

建议贵公司在报价上让一步,以便我们能将你方货物介绍给我方写主.

(3)使用被动语态:在表示否定意思时,常采用被动语态.这样可以避免语气咄咄逼人,引起对方反感,不利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系.

如:ShipmentshouldbemadebeforeOctober,otherwisewearenotabletocatchtheseason.

Thepricelistwasnotenclosedinyourletter.

在日益激烈的国际贸易竞争中,商务信函不仅是实现沟通的媒介,也是建立友谊、吸引客户的手段.在商务信函件写作中,遵循礼貌原则,做到及时回函,语言得体,尊重对方,不卑不亢,认真写作,从而保证商贸活动顺利有效地进行.