中西礼貌原则的异同看英文商务信函的写作

[摘 要]本文从中西两种礼貌原则的异同入手,指出商务英文信函写作时在词汇、语气和句式上的注意事项.

[关 键 词]礼貌原则异同商务信函

礼貌原则是人们实现成功交际的一项重要准则.尤其是在商务交往及商务信函写作中,更要求最大限度地遵循礼貌原则,以达到增强友好关系、促进业务来往的目的.

一、中西方礼貌原则的内涵

英国语言学家Leech根据英国文化的特点提出了礼貌原则的六条准则：

1.得体准则:尽量使他人获益最大,受损最小.

2.慷慨准则:使自己受损最大,获益最小.

3.赞誉准则:尽量增加对别人的赞扬,缩小对别人的批评.

4.谦逊准则:尽量缩小对自己的赞扬,夸大对自己的批评.

5.一致准则:尽量减少双方的分歧,增加双方的一致.

6.同情准则:尽量减少对对方的反感,增加对对方的同情.

Leech的礼貌原则是基于英国的文化特征提出的,虽然具有一定的普遍性,但不同民族仍有其文化的特殊性.因此,顾曰国先生根据汉语言文化特征上总结出中国式的礼貌准则：

(1)贬己尊人准则：指谓自己或与自己相关的事时要“贬”,指谓听者或与听者相关的事时要“尊”.

(2)称呼准则：既用适当的称呼问候对方.体现中国传统的“上下、长幼,贵贱”的社会关系.

(3)文雅准则：选用雅言,禁用秽语,多用委婉语,少用直言.

(4)求同准则：既交际双方尽量减少分歧,力求和谐一致,满足对方的要求.

(5)德、言、行准则：既在行为动机上,尽量减少他人付出的代价,增加他人的益处；在言辞上,尽量夸大别人给自己的好处,缩小自己付出的代价.

二、中西方礼貌原则的异同

比较中西礼貌原则不难发现其中多数准则本质是一致的,但其适用的广度和程度上又有所不同.如：

1.得体、慷慨准则和德言行准则都强调最大程度的考虑对方的利益,使对方获益.

2.赞誉准则要求对别人多赞扬少批评,谦逊准则要求对自己要多批评少赞扬.其实这与贬己尊人的准则是统一的,都体现了对人和对己的态度.但是中国人更注重谦逊准则,听到别人的赞美后常说“哪里,哪里”；而西方人则更直接些,以一句“Thankyou”坦然接受赞美.

3.同情准则要求减少与对方的对立,充分考虑对方感情,不引起对方反感.这就说明在某些场合应用语委婉,少用直言,即遵守雅言准则.

4.一致准则和求同准则都要求在交际中,尽量和别人一致减少分歧.但大多数时候,中国人表达更含蓄些,通常先赞美对方一番,再表达不同意见；而西方人往往会直接表达自己的看法.

5.称呼准则是西方礼貌准则中没有的.因为中国文化中非常重视长幼尊卑,不同家庭成员、社会群体中的称呼十分复杂.而在追求平等的英国,称呼的使用一般较模糊,对长辈和上级都可直呼其名.

理解中西方礼貌原则的异同是非常必要的,不仅是日常的外贸往来,就商务英文信函的写作而言,更能起到减少语用失误,掌握写作要领的作用.

三、礼貌原则在商务英文信函的运用

1.表述方式上使用你式写法:你式写法充分体现对方的利益和需求,故应尽量使用“you,your,yours”而不是“we,our,ours”.比较以下两句(1)明显比(2)更能打动对方：

(1)You’llbeabletoacceptourquote.

(2)Wecanmakeyouacceptourquote.

2.在词汇的选择上：根据得体准则,应避免直接使用sorry、cannot、unable等含有强烈否定意义的词,以减少对方的损失及负面消息给对方情绪的影响.以下句为例：

(1)Sorry,Ihesentyouthewrongsample.

(2)Excusemeforsendingyouthewrongsample.

(2)的表达不但委婉,而且让对方把注意力从你的失误转移到道歉上来,这样的道歉既有效又照顾了对方情绪.相反,向对方表示感谢和赞扬时,根据赞誉准则就应使用具体的词汇,增加别人的受益.如夸奖别人的谈话精彩时,用witty、incisive就比笼统的good更让人受用.

3.在语气上：友好的语气有助于建立良好的关系、增进友情,所以在语气上多用肯定,少用否定,而且诚恳委婉力求和气.如：

(1)Wecan’tdeliverthegoodsuntilOct3.则应改为：

(2)WewilldeliverthegoodsonOct3.

4.在句式上：

(1)使用请求式：这种句式是英语中一种常见的礼貌用语,它充分体现说话者对对方的尊重,且避免了语句的生硬和给对方造成的强迫感.如：

①PleaseshipusyourgoodsinJuly.

②WouldyoupleaseshipusyourgoodsinJuly

(2)使用被动语态:在表述消极信息时,由于主动语态强调动作的发出者,这种语态会加重责备的语气,使别人的面子受损.所以这时用被动语态更合适些.如：

①Youdamagedthecase.

②Thecasewaoundtobedamaged.

(3)正确使用if引导的从句：因为if可以在表示请求时使语气更委婉,如①；但有时却表示一种疑问,使对方感到自己受到怀疑,如②.

①We’dappreciateitverymuchifyou等

②Ifwhatyousaidistrue,we等

四、结束语

礼貌原则是一封商务英文信函的基础,要想写好商务信函,不仅要具体情况具体对待,还要将礼貌原则与其他因素结合,如：得体性、准确性和简洁性等,只有这样才能最终使商务信函成为建立和延续商务联系的有效途径.