商务英语信函中的礼貌原则

【摘 要】商务英语信函是国际贸易市场上企业与外界沟通的主要形式.本文介绍了商务英语信函的书写原则,简析了写作中礼貌原则遵循的四大准则,并举例阐释了礼貌原则在商务英语信函写作中的尊他性准则、赞誉性准则、一致性准则、同情性准则.

【关 键 词】商务信函；英语写作；礼貌原则

在全球经济一体化的形势下,国际上的经济贸易日益频繁,国际商务沟通也越来越重要.语言作为一种人类沟通的桥梁,礼貌用语的正确使用不仅可以让商务英语信函准确传达信息,还可以树立良好的企业形象,最终取得良好的交际效果.为此,商务交易更是离不开语言交际活动,礼貌的商务英语信函更是经济贸易中不可缺少的润滑剂,因此掌握好商务英语信函的礼貌原则的合理应用是促成商务合作,实现经济利益的必要手段.

一、商务英语信函写作原则

商务英语信函作为国际贸易沟通的重要方式,在写作时务必要精心准备.信函建立的是日常信息记录,承载着将贸易双方信息准确传达和交换与否,首先要了解商务信函的写作规则,其一般遵循下列原则（简称7C原则）：准确性（Correctness）、完整性（Completeness）、清楚性（Clearness）、体谅性（Consideration）、具体性（Concreteness）、礼貌性（Courtesy）、简要性（Conciseness）.在实务写作中运用好这七个原则需要一定的技巧,若用词不妥,虽用墨不少但仍会造成误会,造成企业的额外损失,甚至招来纠缠不清的官司.

二、商务英语信函写作中的礼貌原则

1.礼貌原则内容的简述

礼貌是人与人交往间的润滑剂,是人与人信息沟通的桥梁,更是人类文明史上的标志.1983年英国语言学家GeoffreyLeech提出了礼貌原则在商务英语写作中的应用,礼貌原则的提出是建立在1967美国语言哲学家格赖斯（Grice）在哈佛大学提出的合作原则基础上的.然而在实际交流中人们往往会词不达意,企业家更是会为了某些利益拐弯抹角.礼貌原则中重要的一点体现在注重You-attitude,即以“对方”为主的态度,时刻从对方的角度看待问题,设想对方的困难和处境,再根据对方的需求恰当传达自己的意见.也可以理解为在理性的商务交易中加入了情感的因素,尽量为他人考虑,把对方的利益放在了主要位置上.

GeoffreyLeech的礼貌原则旨在把不礼貌的用语减弱到最低限度.礼貌原则由六个准则组成：（1）策略准则（tactmaxim）：让对方受损最小,受惠最大；（2）宽宏准则（generositymaxim）：让自己受益最小,受损最大；（3）赞扬准则（approbationmaxim）：尽量少贬低对方,尽量多赞扬对方；（4）谦虚准则（modestymaxim）：尽量少赞扬自己,尽量多批评自己；（5）赞同准则（agreementmaxim）：尽量减少和对方的分歧,尽量增多和对方的一致；（6）同情准则（sympathymaxim）：尽量减少厌恶对方,尽量扩大同情对方.

2.礼貌原则在商务英语信函写作中的主要遵循准则

一封遵循礼貌原则的商务英语信函,除满足基本要求外,还需完整合理、生动形象、清楚简明、考虑周全,这样才可以达到经济效益的目的.从GeoffreyLeech的7C原则中可以了解到礼貌原则主要遵循的是尊他性准则、赞誉性准则、一致性准则和同情性准则这四种准则.

（1）尊他性准则.尊他性准则是商务英语信函中最基本的礼貌原则,在写作时要站在对方的角度上思考问题,充分尊重对方.要尽量吸引对方的注意力,提高对方的兴趣,才能使得信函达到企业经济贸易的目标.这也是礼貌原则中使用你观点（You-attitude）的具体体现,如“Shouldyoudesire,wewouldbeappreciatedto等”和“Weshouldbeobligedifyou等”这可以视作是典型的运用了对方立场（You-attitude）的书写方式,充分显示出尊重理解对方,又含蓄委婉地提出要求,更容易使对方接受和采纳.例如：Wewouldbeappreciatedifyoucouldlowertheprice.贵方如能降低,我方将非常感激.

（2）赞誉性准则.礼貌原则中“尽量少贬低对方,尽量多赞扬对方”,“尽量少赞扬自己,尽量多批评自己”都是遵行了赞誉性（ApprobationMaxim）准则.商务信函的来往中如果直接批评对方的错误,容易造成谈判的尴尬,贸易的失败.而使用夸奖、恭维的话可以引起对方的注意和兴趣,恰当的赞美性语句可以带给对方愉悦和满足感,有效的促成了商务目的的实现.例如：Wefindbothqualityandpricesaresatiactoryandarepleasedtoplaceanorderwithyoupany.贵方产品的质量和都使我方很满意.因此,本公司决定向贵方定货.

（3）一致性准则.礼貌原则中“尽量减少和对方的分歧,尽量增多和对方的一致”.主要表现为对方请求不合理或对自己指责不公平时,在维护对方面子的基础上尽量避免使用攻击性语句而发生矛盾,通常这一准则中适用于投诉、批评类型的书信回函.例①：Wehegoneintothematterandwearepreparedtomakeyouareasonablepensation,butnottheamountyouclaimed,becausewecannotseewhythelossshouldbe50%morethantheactualvalueofthegoods.我方已了解情况,并愿意进行合理的赔偿,但赔偿数目不是贵方所要求的,因为我方不能理解损失为什么是超过货物实际价值的50%.②Idobelievethatthequalityofyourshoesisgood,butunfortunatelyyourpricesappeartobeonthehighside.我相信贵公司的鞋子品质优越,只是似乎有所偏高.

此例①中写信人在指出对方错误前首先表示自己愿意赔偿金额,承担责任,主要是遵循了这一准则,旨在与对方减少分歧,消除谈判阻碍,促成交易的顺利完成.

（4）同情性准则.同情性准则是指贸易双方应当与自己的商业伙伴相互理解,相互关心,尤其当对方公司出现了危机或发生不好的事情时,应该带着一定的理解和祝福向对方表示关心和同情.这种患难时出现的关心慰问的信函会更加彰显写信者的礼貌,这种赋有人情味的信函会使对方感激愉悦.例如：Weareterriblysorrytohearthatyouhehadtroublewithyournewmachine.听说贵公司的新机器出了点问题,我方对此深表遗憾.

在全球经济贸易的一体化形式下,商务英语信函不仅是贸易双方沟通的重要形式,更是双方建立友谊,吸引客户投资的必要手段.把GeoffreyLeech礼貌原则应用到商务英语信函的写作过程中时不仅要准确合理,还需要注意国际市场上不同的地区商务环境,运用适当的礼貌准则策略,从而使商务英语信函达到预期或更好的效果.

【参考文献】

[1]程兰芝.礼貌原则与商务英语信函[J].科教文汇,2009.4（34）131-134.

[2]杨柳.礼貌原则在外贸英语信函写作中的运用[J].宿州教育学院学报,2010（8）67-68.