物流企业管理信息系统的可靠性

[摘 要]《物流企业分类与评估指标》颁布实施,说明我国物流企业步入规范化管理阶段,对整个物流行业发展将有深远影响.本文旨在对管理信息系统这一具体系统的可靠性进行研究,籍以激发物流企业信息化建设的思路.

[关 键 词]物流企业管理信息系统可靠性

2005年5月1日开始实施的国家标准《物流企业分类与评估指标》,进一步说明我国物流企业步入规范化管理阶段,对整个物流行业发展将有深远影响.该评估体系的指标分为三类：数量递增型指标、管理质量认证型指标、企业信息化指标.对于第三类指标――企业信息化指标,现实中往往为物流企业所忽视,认为业务中用到了信息技术或者使用了一套管理软件即可,其实不然.笔者通过对多家物流企业的调研,发现其共同的困惑都是花了很多资金和精力搞的信息化,应用总是不顺心,其实这就是可靠性不好的原故.

一、物流企业管理信息系统应用现状分析

伴随中国第三方物流企业的崛起,随着中国物流行业的整体快速发展,物流信息化建设也取得较大进展.2006年,中国物流行业信息化投入总体规模达到33.56亿元人民币,比上年同期增长27.5%.其中,硬件投入占58.8%,同比上年下降了11个百分点；软件和信息怎么写作分别占28.1%、14.1%,分别增长了7和5个百分点.软件与信息怎么写作市场规模的有效放大,说明我国物流行业基础信息化建设已经进入一个相对稳定的状态,物流企业开始重视业务流程管理、客户资源管理、全程物流怎么写作和供应链管理为基础的一体化怎么写作等方面的投入,构建物流管理信息系统,以便提升自身核心竞争力.

物流企业在构建管理信息系统的进程中,也暴露出一些一时难以解决的问题.归结起来,共性问题有：

1．思维认识不足.管理信息系统是以人为核心的综合性人机系统,它的运行基础是科学的管理模式和健全的业务流程.我国大多数物流企业还停留在传统的经验管理、人情管理模式上,没有完整的科学管理办法.很多物流企业面对信息化,构建管理信息系统时,总认为写一套软件来,配合几部电脑,能接通网络,就算实现信息化了,可见误区很严重.事实上企业的信息化建设能否取得成功,除了相关的技术因素之外,更主要的因素将取决于能不能将先进的管理理念同企业的具体实际相结合,这恰恰是众多物流企业的软肋.

2．管理信息系统开发成本高.管理信息系统不仅仅是信息硬件和软件的简单搭配,它应当是企业业务流程的数据体现,因此管理信息系统更是企业的系统解决方案.目前中国物流领域中信息技术应用和普及的程度还不高,大多数物流企业尚不具备运用信息技术处理物流信息的能力.同时,拥有管理信息系统的企业其信息化需求也多数属于低层次需求.造成这种状况的主要原因是管理信息系统的开发成本较高,物流企业的原始积累尚不足以抵补昂贵的开发成本.另外物流企业的市场准入门槛低,市场上缺乏成熟的可供物流企业做二次开发的管理信息系统.

3.对环境变化的响应速度慢.任何类型的管理信息系统都基于某种运算规则所设计,其对应的流程不能视为“放眼四海而皆准”的规范,尤其对于市场上购写非面向企业实际独立开发的管理信息系统,必定经常出现业务流程与数据流程不匹配的现象,导致管理信息系统不能因业务环境的变化而灵活变化.如某海运公司所使用的管理信息系统,对于港口压港、客户更换收货地、提单与舱单货物信息不对应或进出口货物受阻等意外情况,就无法及时响应对作业计划做出调整.

二、物流企业管理信息系统的构成及其可靠性

针对前述共性问题,物流企业在构建管理信息系统时必须对其可靠性给予充分考虑,这里所说的可靠性指管理信息系统在规定的条件下和规定的时间内,完成规定的功能.

可靠性研究缘于过程系统,如连续生产的制造业就属于典型的过程系统.从“连续”的内涵分析,物流企业也应属于过程系统,它环环相扣具有高度流动性.已有很多学者对系统的可靠性给予密切的关注.美国PullmanKellogg公司经5年的调查,结论为,当系统可靠性下降时,会给企业造成巨大的经济损失,这种由于可靠性原因而造成的经济损失,在几年内就可能超过企业的总投资.

物流企业管理信息系统是个复杂的开放系统,笔者认为它由人、机、环境、流程四个子系统构成,而且这些子系统密切关联,管理信息系统的可靠性可用公式表示：

RMIS等于RH*RM*RE*RP

既然管理信息系统的可靠性涉及这四个子系统,那任何一个方面都不能忽视：培训员工发挥员工的能动作用,提高人的可靠性；合理选用设备、时常维护、降低故障率,提高机的可靠性；使组织系统化、管理规范化,并注意业务与信息匹配,提高环境的可靠性；对业务流程详细分析设计,系统的数据流程对应于业务流程,另外开发系统应与流程再造同步进行,提高流程的可靠性.

如何提高整个信息系统的可靠性,应该从以下方面重点把握：

1．不断提高员工的业务素质.机_子系统的可靠性很大程度上是设备在性能、安装、调试时所固有的,而环境_子系统的可靠性在很大程度上通过人的可靠性反映出来.所以人的可靠性更应引起管理者的重视.

未来是信息商战的时代,管理信息系统运行良好成为企业业绩的象征.中国的物流业已步入前进的快车道,后WTO时代物流业将全面向世界开放,今后就是人才资源的比拼,因此加快人才的培训、培养、引进和知识更新,尽可能地把操作人员培养成专家,把经营者培养成企业家,进而提高企业从业人员的整体素质.

2．管理的规范化和组织的系统化.我国物流企业管理水平落后的一个重要方面,就是管理不规范.由于管理及流程没有标准,因此管理者往往成为救急者,成为被动的问题解决人员,而不是主动的价值创造者.对于现代物流企业来说,管理规范化需要解决两个问题,一是确立标准的物流业务模型,二是确立标准化的物流运作程序管理目标.企业管理的规范化是一个长期不间断的努力过程,是无止境的,关键是管理者必须对规范化的基本特征有清醒的认识,在强化企业管理过程中有既定的思路,能结合本企业的实际情况,有针对性地强化一些环节.

现代物流的特点是系统化组织物流各环节,实行跨区域的一体化运作,与之相适应的是运输、仓储等各部门的一体化管理.物流企业应该定位于是为货主企业提供全方位、系统化的综合性物流怎么写作,即指实施将客户的采购、生产、销售等过程的实物流和信息流予以综合考虑并进行系统化、整体化的物流.

3．开发系统与业务流程再造同步进行.程龙生教授曾提到企业在实施MIS或ERP系统同时进行业务流程重组,彻底转变企业的管理模式,不但实现了企业的信息化建设目标,而且可保证信息化的实效.

企业信息化是一个系统工程,涉及到企业生产、经营、管理等各个方面,利用信息技术为载体,努力去除冗余和僵化,塑造科学合理高效的经营模式,这才是信息化的根本目标.

4.善于发现问题,分析、改进.信息系统使用过程中,应善于发现问题和错误,针对存在的问题及时解决,完善处理.管理信息系统存在的问题可能是管理思想和方法落后,业务流程不尽合理,也可能是因为计算机信息系统升级换代.

开发管理信息系统最后一步是系统运行,只有在运行过程中才能发现问题,及时解决处理.此外管理信息系统非独立,还受环境的影响,如客户改单、车辆事故等意外情况,或者业务流程调整、战略变更等情况,必须对管理信息系统做改进.

三、小结

随着国家标准《物流企业分类与评估指标》的颁布实施,物流企业的管理进一步规范化,对中国未来物流业的发展格局将有深远的影响.物流企业在积极应对加入WTO世界性竞争,响应评估指标时,比较关注数量、规模、效益等指标,对于信息化指标却存在误区,认为信息化建设、应用管理信息系统就是计算机硬件和软件的搭配,必定给现实工作造成很多难题.所建立的管理信息系统不仅未取得预计的效果,反而使企业效益急剧下坡的现象比比皆是.很多企业家痛呼“不搞信息化等死,搞信息化找死”,这是一个值得深思的课题.

企业信息化建设是时代的潮流,不为任何人的意志左右,而建立有效的管理信息系统是企业信息化的表征.从系统科学的角度,管理信息系统是一个高度复合的开放系统,涉及人、机、环境、流程等四个子系统,每个子系统都对管理信息系统的可靠性具有极大的影响,任何方面都不可忽视.总之,物流企业信息化必须以系统的眼光分析,以系统工程技术开发,以系统流程运用,方能获得预期的满意效果.