信息化在企业物流管理中的作用

摘 要:简要介绍现代企业物流信息化发展趋势以及物流信息化价值的基础上,以某商业流通企业――H公司为例,利用IDEF0工具对其业务流程重组进行分析,进而提出了该公司物流信息化改造的目标,并初步进行了效果分析.目的在于验证信息化在企业物流管理中的重要性和作用,以期为商业流通企业提高物流管理的具体实践提供有益的参考.

关 键 词:现代物流,信息化,业务流程重组

随着全球经济一体化的趋势和电子商务时代的到来,全球化竞争日益激烈,多品种、快节奏、个性化需求、高质量和低成本已经成为企业生产经营活动的发展趋势.在这种形势下,作为“第三利润源泉”的物流管理在企业发展中的作用将越来越重要,发展现代物流就成为企业有效提升竞争力的重要途径.而高效的物流运作离不开信息化的支持,因此通过信息化来改善企业物流管理就成为了企业发展的重要选择.在此,笔者通过对一家商业流通企业(H公司)的物流信息化改造的分析来简述信息化在企业物流管理中的重要作用.

一、现代企业物流信息化发展趋势

现代企业物流管理最重要的是物流过程中的信息管理,以电子商务技术应用为代表的信息革命,为企业物流的信息管理提供了丰富的技术手段和解决方案,大幅度提高了信息管理水平和客户怎么写作质量.企业物流发展呈现物流管理信息化趋势.

(一)应用现代信息技术改造传统企业物流管理

物流管理是一门专业化非常强的技术,但从物流过程来说,80%的物流程序是相似的,可以通过技术手段设计物流专家管理系统,为传统企业改造物流管理提供指导,在企业录入生产计划和销售计划后,物流专家管理系统可以为企业特别设定物流管理方案,供企业参考运行.同时根据企业相关计划的调整,对此方案进行修正,实现物流管理信息化.

(二)利用低成本物流信息交换平台,大幅度降低企业生产经营成本

随着电子商务的发展,出现了越来越多的B2B交易平台,为传统企业提供了丰富多样的贸易机会,大大降低了企业的采购和销售成本.任何有物流需求的企业,都可以通过平台进行低成本物流信息交换,通过平台进行低成本营销,拓展业务市场.

(三)利用现代信息技术,迅速完善企业物流管理信息网络

通过有效的信息渠道,将物流过程中实物库存暂时用信息代替,形成信息虚拟库存,建立需求端数据自动收集系统,在供应链的不同环节采用EDI交换数据,建立基于INTERNET的数据实时更新和浏览查询、共用数据库、共享库存信息的物流管理信息系统.不断提高物流信息处理功能,将企业各个物流环节、各种物流作业的信息进行实时采集、分析、传递,并为管理提供各种作业明细信息及决策信息.

二、物流信息化的价值

(一)信息化使物流功能得到整合

物流系统是由运输、储存、包装、装卸、搬运、加工、配送等多个作业环节(或称为物流功能)构成的,这些环节相互联系形成物流系统整体.在物流信息化之前,即使从观念上考虑了系统整体优化,但由于信息管理手段落后,信息传递速度慢、准确性差,而且缺乏共享性,使得各功能之间的衔接不协调或相互脱节.运输规模与库存成本之间的矛盾、配送成本与顾务水平之间的矛盾、中转运输与装卸搬运之间的矛盾等,都是现代物流系统经常需要平衡的问题.解决这些矛盾,需要利用现代信息技术对上述物流环节进行功能整合,联合运输、共同配送、延迟物流、加工、配送一体化等都是物流功能整合的有效形式[1].

(二)信息化使供应链各环节之间协调运行

在写方市场格局下,市场竞争的焦点是争夺顾客,因此,理所当然地应当把客户的需求放在第一位[2].而传统物流管理的弊病就在于供应链各成员,企业管理各环节之间相互脱节、信息沟通少,造成了信息流动慢、物资流动慢、资金流动慢、响应速度慢,满足客户需求的能力不高.而物流信息化通过物流信息网络,就能使物流各环节上的成员实现信息的实时共享,从而实现物流、信息流、资金流的准确、快速传递.在这种物流信息实时反应的网络条件下,物流各环节成员能够相互支持,互相配合,以适应激烈竞争的市场环境.

牛鞭效应就是由于缺乏集中控制的信息所致,使得在供应链较长的情况下,生产与最终需求之间差异增大.通过信息的集中控制和信息共享,可以减少随机性和缩短提前期,从而减少牛鞭效应[3].

(三)信息化改善了物流系统的时空效应

时间效应和空间效应是物流系统的两个主要功能.时间效应指通过商品库存消除商品生产与消耗在时间上的矛盾,使生产与消耗在时间空间上达到一致,空间效应指通过运输、配送等活动消除商品生产与消耗在空间位置上的矛盾,达到生产与消耗位置空间上的一致.物流信息化通过快速、准确地传递物流信息,使生产厂商和物流提供商能随时掌握商品需求者的需求状况,生产厂商实行准时制(JustInTime)生产,物流提供商实行准时制(JustInTime)配送,将生产地和流通过程中的库存减少到最低程度,供应商与生产厂商或消费者之间的距离被拉近,甚至达到“零库存”或“零距离”,由此降低物流费用.

(四)信息化提高了物流系统的快速反应能力

现代生产系统是以定单为依据,即采用写作化生产方式,以满足消费者的个性化需求.而且,满足消费者的个性化需求必须快速反应,这既是消费者的要求,也是生产者降低成本、形成竞争优势的需要.生产系统的快速反应必然要求物流系统与之匹配,即也要快速反应.只有物流信息化才能实现快速反应.

三、H公司物流信息化改造分析

H公司是一个专业经营各种印刷包装材料的物资流通企业,由于长期以来受计划经济的制约,企业经营机制僵化、管理水平不高、经营成本过高、企业综合竞争力较低.随着公司所在行业的市场化程度不断加深,面对日益激烈的市场竞争,公司经营状况不断恶化,生存面临威胁.流通领域的新态势表明,现代物流企业是物资企业的发展方向[3].因此,为了扭转被动局面,谋求公司的进一步发展,H公司经过深思熟虑,提出了以提高物流管理水平为核心,实现从传统仓储型物资流通企业向现代物流企业转变的企业发展战略.而物流信息化是企业提高物流运作管理能力的必要手段[4].

(一)公司业务流程重组(BPR)

信息化必然涉及到企业的各项业务环节,这就要求我们必须对企业的业务流程进行分析和重组.本文运用IDEF0[6]模型对H公司现有业务流程以及重组后的流程进行分析.

1.原有流程分析

主要作业以及各流程环节的文件传递主要通过手工完成,信息处理速度慢、效率低,

订单作业流程较繁琐,控制点不明确,订单的获取、确认、处理都有业务员参与,重复进行,造成响应速度较慢,

订单执行流程即发货、运输缺乏必要的协调控制,导致信息无法共享,衔接不畅,车辆调配不科学,

采购与库存管理信息化程度低,凭经验采购导致采购准确性差,供应商管理效率低,库存商品管理不能给采购提供必要的信息支持,同时由于信息处理速度慢导致对订单的执行较慢.

2.重组后的流程分析(借助信息管理系统)

公司主要流程的改进集中在销售、采购、库存和配送四个方面.

(1)销售进行科学的计划控制,通过销售管理系统使订单流程更加简化.通过客户关系系统和销售管理系统进行客户分类和订单分类管理,对于可控订单,业务负责人在获取订单的同时即给予确认.对于不可控订单,在进入销售系统时,由业务营管部给予确认,

(2)订单进入销售管理系统,由业务营管人员生成处理结果.通过企业内网传递给配送中心营管部,营管部及时将来自于不同业务部门的信息进行整理,然后同时将相关指令发送至仓管部、综合怎么写作部、配送部,通过库存管理系统、配送管理系统完成订单,

(3)采购由配送中心统一负责,通过比质比价采购管理系统对供应商以及采购流程进行管理,同时与库存管理系统紧密衔接,确保采购的及时性和准确性.

(二)H公司物流信息管理系统分析

现代物流配送中心信息管理系统应当主要由采购入库管理系统、出库管理系统、财务管理系统和经营绩效管理系统构成.其中,采购入库管理系统包括采购管理系统、入库作业处理系统、库存管理系统和应付账款管理系统,出库管理系统包括订单处理系统、拣货与流通加工管理系统、派车和配送管理系统,经营绩效管理系统包括配送资源计划、经营管理系统和绩效管理系统.

根据业务流程再造,结合H公司设备现状和业务需要,公司的物流信息化应当先解决采购管理、库存管理和配送管理问题,因此,考虑首先开发采购入库管理系统、库存管理系统和配

送管理系统.

(三)效果分析

H公司进行实施信息化的根本目的是为了提高企业的物流管理水平,具体表现在物流成本的降低、响应速度的加快和客户满意度的提高(怎么写作质量改善),其中,客户满意度在很大程度上依赖于物流成本和响应速度的改善.

1.物流成本下降

所谓物流成本,是指产品空间位移(包括静止)过程中所耗费的各种资源的货币表现.是物品在实物运动过程中所指出的人力、财力和物力的总和[7].物流成本包括物流各项活动的成本,如运输、储存、装卸搬运、流通加工、配送、信息处理等方面的成本与费用.

(1)H公司物流成本的构成

根据H公司商品采购和销售的实际情况,可将公司物流主要成本归纳为三部分:采购成本、运输成本和库存成本.

①采购成本:主要包括商品购价、交易费用以及差旅费.

②库存成本:主要包括库存商品资金占用成本、库存维持成本、商品损坏成本、积压商品成本、设备折旧费以及人员工资等.

③运输成本:主要包括车辆折旧费、养路费、耗油费、运费、装卸费以及人工费用等.

(2)采购成本的有效控制

H公司通过信息化对采购成本的影响主要体现在两个方面:

①供应商管理系统的建立和完善,使公司采购部门能够更加及时、准确的掌握采购商品的有效信息,以便能够根据业务部门的需求快速组织质优价廉的商品,避免了因准备不足而导致的临时采购成本上升.同时,也有效降低了缺货成本.

②比质比价采购系统合理引入了供应商竞争机制,有利于降低商品采购,而公司内部对采购信息的共享,也在一定程度上防止了采购的暗箱操作.

(3)库存成本的有效控制

从库存成本构成来看,H公司的库存成本主要集中在库存商品资金占用成本、库存维持成本、积压成本和人力成本等方面.影响库存成本的关键因素是合理库存量、采购量以及存货管理.

①以往各分公司经理单纯追求销售,为了避免缺货所造成的销售损失,往往保持较高的安全库存量,每次进货时也多凭借经验,缺乏科学依据,因此经常造成库存大量积压.流程改造后,配送中心统一进行采购,在信息系统的支持下,每个月通过对历史数据和市场预测的分析,生成安全库存量,从而使库存量更加切合市场需要,减少过量库存的资金占压和维持成本.

②通过建立供应商管理系统加强与供应商的合作,利用先进的信息技术互通信息.一方面可以通过减少供货提前期降低安全库存水平,另一方面可以建立信息库存,减少有效库存成本.

③合理使用仓库.通过物流配送中心的建立,依靠信息系统的支持,配送信息传达配送中心,由配送中心及时将第二天的预测销售商品配送至周转库.每天只需配送一次,增加的费用是一次的配送费用,同节省的费用相比,后者更加显著.

(4)运输成本的控制

H公司的运输成本主要是公司向客户配送货物所发生的费用.公司运输成本高的原因在于重复运输、满载率低.通过信息化,在物流中心实现对运输路线的合理规划,以及配送信息的集中处理,可以减少同一客户重复派单、同一路线上的不同客户重复运输的情况,降低运输成本.

2.响应速度加快

响应速度加快的体现在于对客户需求、市场信息的及时反应,主要表现为订单处理速度时间的缩短、怎么写作投诉处理的及时、对市场信息了解、分析并采取行动的速度.

(1)订单处理速度

对订单进行分类管理,对于大型忠实客户的可控订单,由专人管理.在客户关系管理系统的客户数据库中可以随时调用客户的准确信息(地址、配送路线等),在获取订单时确定订单,订单处理信息经由企业内网传递到配送中心营管部,而营管部在第一时间同时安排仓管部进行拣货、配货,配送部合理安排车辆,从而使货物快速的送达客户.

对于不可控订单,子公司营管部在确认订单的同时,将客户有关信息及处理结果在网上传达配送中心营管部,营管部根据出库单要求安排仓管部配货待提或是配送到户.

利用条形码技术,通过对公司的物流信息进行采集跟踪,可以降低企业在商品管理、仓储运输、市场销售等方面的差错率,提高活动效率,从而提高公司的整体响应速度.

(2)售后怎么写作

各子公司成立专业怎么写作队伍,对客户的有关投诉随时响应,在第一时间给予答复和处理.在供应商管理系统中建立其商品常见问题及故障原因和处理措施资料库,并同供应商售后怎么写作部门保持即时联系,缩短客诉鉴别和处理时间.

(3)客户满意度提高

客户满意度取决于对企业怎么写作质量的认可程度,一般来讲,包括商品质量、、对客户需求响应和处理的速度、售后怎么写作水平、怎么写作态度等等.通过上述分析,成本的降低可以导致有更大的空间,而响应速度的提高直接改善了怎么写作质量,因此说,客户满意度的到了有效提升.

通过对H公司物流信息化改造的分析来看,信息化对于企业物流成本的控制和物流管理水平的改善可以起到积极的促进作用.经济全球化的持续发展,科学技术水平的不断提高以及社会专业化分工的进一步深化,给现代物流业开创了巨大的发展空间,物流已经成为提高企业市场竞争力的关键因素,同时也为企业的物流管理提出了更高的要求.面对信息时代的到来和新技术的不断涌现,企业物流必须及时跟上企业信息化的步伐,利用信息技术手段武装自己,增强市场竞争力,保持企业可持续发展的活力.