新时期企业档案的数字化管理

摘 要：进入21世纪,计算机技术迅速发展,人类社会进入信息时代.数字信息化的产品不断影响着人们的日常生活.档案管理方面同样受到信息化的影响,原有的档案管理方式已经跟不上时代的步伐.数字化的档案管理进入人们的视线并迅猛发展,推行档案的数字化管理迫在眉睫.本文将对档案的数字化管理的优势和具体方法进行简单分析.

关 键 词 ：档案；数字化管理；计算机技术

信息时代计算机技术飞速发展,计算机技术的普及为新时期档案的数字化管理带来契机.人们手中的账本变成了笔记本电脑,越来越多的数据开始了数字化进程.数字化的数据不仅方便了信息的采录,更是方便了信息的查询、使用.自此,人类社会进入崭新的大数据时代.在大数据时代的社会背景下,如何更好地进行档案的数字化管理成为企事业单位不得不关注的问题.

一、档案的数字化管理简介

档案的数字化管理,顾名思义,就是利用计算机技术对档案进行数字化的录入、管理和应用.原有的档案存在方式如：文字、图片等被数字化的文本,图像等方式所代替.档案的数字化管理方式就存在于我们的日常生活中,比如我们经常提到的电子档案,指纹录入等.利用优秀的数据库技术,档案管理的方式变得更加科学,档案的采录和提取也变得更加方便.

二、档案的数字化管理的应用

在当今的大数据时代,档案的数字化管理的应用已经非常普遍,如：财务管理、人事管理等方方面面.数字化档案管理方式的出现不仅解决了纸质档案的不容易保存,查找困难,局限性大等一些难题.还增设了DNA采集、数据库管理等比较先进的新技术.由此可见,档案的数字化管理跟上了时代进步的脚步,具有广阔的发展空间.但是纸质档案作为传统档案,为档案管理方面的发展起到了砥柱中流的作用,它的优劣不能一言以蔽之.时至今日,纸质档案的存在仍有其意义.例如,合同的存在仍是作为传统档案形式的一种,不可取代.因此,传统档案还会存在并会长期的存在下去.而什么样的档案需要数字化,什么样的档案又应该保持传统形式,这就得需要相关的技术人员仔细斟酌.

三、档案的数字化管理的优势

1.提高了办公效率.数字化的档案管理因为引进了先进的数据库技术,利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等软件简化了档案管理工作的复杂程度,大大提高了工作效率.省去了传统档案采录和提取应用的诸多不便.办公效率的提高更是直接带来了经济效益的提升,是高速率的现代生活的体现.

2.增强了档案原件的保护.数字化的档案保存方式相当简便,只要存贮的硬盘不损坏,档案就不会损坏.相比于传统形式档案保存质量受天气、时间、温湿度等因素影响严重的情况.数字化的档案优势明显.另外,以传统档案形式为原件的档案（如：合同）,使用时可以采用数据化的档案复制品作为替代,增强了对档案原件的保护.

四、如何推行档案的数字化管理

1.规范工作流程,提高工作效率.在对原有纸质档案进行数字化的过程中,规范化的工作流程至关重要.为充分应用计算机软硬件功能,最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力,根据数字化的内容和方式,探索优化,确定最佳工作流程,这是提高数字化效率的捷径.这里引用某市档案馆的数字化进程为例,该馆采用“双套双备”的形式开展数字化进程.“双套双备”是在数字化实施中,完成从纸质档案到电子档案,再从电子档案到缩微胶片、纸质档案的转化.形成可相互转化的、确保安全的档案.完成后原件封存,不再提供利用.利用采用电子文件和纸质复制件（双套）,备份采用电子数据和缩微胶片（双备）,兼顾数字化成果（电子文件）的安全备份和档案原件的保护利用,兼顾国家局异质备份和异地备份战略的实施.通过对该过程的具体实施,该馆确定了十几个环节的最佳工作流程,优化了各环节岗位数的配置,提高了数字化加工的效率,确保了数字化工作的高效运行.这使该馆成为数字化进程的模范单位.

2.更新思想,转变观念.科学技术是第一生产力,而人则是科学技术的创造者.为更好的运用高科技、更好的为社会提供优质怎么写作,就需要一支高素质的档案管理队伍.数字化的档案管理工作对档案管理人员的知识水平要求更加严苛,如何建设这样一支思想先进,技术过硬的队伍就需要有关部门的充分重视.有了观念的不断更新,才有视野的不断开阔,新事物才更加容易被吸收.新时期的档案工作者应该认识到,在信息爆炸的今天,档案的数字化管理是推进档案管理工作走向历史新阶段的契机.档案管理工作必然通过数字化进程跟上社会信息化的步伐.大数据时代,社会日新月异,瞬息万变.档案管理人员应该紧跟时代的步伐,顺应时代潮流,更新思想,开阔视野,用新知识、新观点、新技能武装自己.做到档案管理工作跟得上经济、政治、文化事业的发展脚步,与经济发展和社会进步相协调,相适应.

3.充分利用先进的计算机技术.计算机网络技术给人们日常生活带来了翻天覆地的变化.一部电影不再需要庞大的胶片储存,一个小小的u盘就可以搞定.同样,成千上万的档案的存储因为硬盘、磁盘等存储技术的出现,不再需要庞大的存储空间,而是一个高容量的硬盘就足够.计算机网络技术不仅解决了档案资源存储空间不足的问题,更是提高了档案的利用率和管理水平.互联网上,人与人之间的距离被无限缩短.同样,人与档案间的距离也被缩短.档案工作者可将各种档案信息和电子文件存储在档案馆的中心怎么写作器中,建立大型数据库.新时代高容量的计算机存储为这项工作的实现提供了基础.查阅档案的人不再需要到档案馆或相关部门翻阅实体档案,而是直接在自己的计算机上通过互联网直接访问档案中心怎么写作器,随时随地查阅电子档案.大大节省了时间和资源.

五、结语

在科技飞速发展的今天,数字化渗透到社会生活的方方面面.我们的模拟有线电视变成数字IP电视,模拟大哥大变成数字的智能手机.档案作为一种信息资源只有得到利用才能体现其存在意义.档案管理者必须顺应时代要求,把数字化引进到档案管理工作当中,实现档案管理工作的现代化,为更好、更出色地实现档案资源的价值提供基础平台.