档案管理基础工作在档案管理中的作用

[摘 要]在高科技的迅速发展之下,计算机已经成了我们工作的良好助手,他有很好的工作能力,可以对复杂的信息进行快速处理,计算机工作的主要要求是所输入的数据和信息必须是完全准确的,不准确的信息对于计算机来说就是垃圾,在进行档案管理的工作中也要注意计算机的使用,注意数据的准确与科学,以免出现不必要的错误.

[关 键 词 ]基础工作；档案管理；现代化

档案管理是与每个人息息相关的工作,在档案管理中,对计算机的使用非常广泛,计算机可以对庞大的数据群体进行迅速分析,这项高科技的产物为工作带来了很多方便,但是在使用的过程中,一定要保证原始数据的准确,只有这样计算机才会分析出最科学的结果,否则只会是错误.

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲,目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面.主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多.二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象.三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用.四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现.五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的.六需要管理的额案卷有不同的规格,越是历史悠久的档案馆这种情况越严重,我国档案馆发展并不完善,对于这种情况还不能很好的解决,要尽快寻求一条新的工作道路,将这种情况及早解决,让档案管理工作进行的更好.

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法

档案是一个比较繁乱的工作对象,要想取得良好的工作成果就要对档案实行科学化、标准化的管理方法.

2.1全面普查案卷,去糟取精

要想实现档案的规范化管理,要对档案进行彻底的普查,去除不需要的陈旧档案,达到档案管理的最高效率.

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

有些案卷内容混杂或者装订过厚,对于这种档案我们要进行规范化处理,将混杂的信息去除,将过厚的档案进行分类重新装订,让档案管理提高效率.

2.3结合本馆实际规范著录工作

在计算机管理档案的过程之中,著录工作是一项基本工作,著录工作进行的是否科学决定了计算机工作是否准确,我国相关法律曾经出台过著录工作的相关规则,但由于不少工作部门对规则不遵守造成了著录工作混乱,在档案管理时,要结合单位实际,将著录工作进行重新规范.

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要.为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则.

2.5规范题名保证检索查准率

档案分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索查准率.但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准,因此在著录时要统一规范题名.规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生.如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素.我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整.如果题名要素不完整,要补齐；如果题名冗长则删除.还要统一文种题名,不要出现有“请示报告”等含义不清的文种出现.所以规定凡是要求批复的文件写“请示”,凡不要求批复的文件则写“报告”,这样就可在检索中区分出文件的实质作用.

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度.在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果.

3.1分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率.综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理.这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率.

3.2分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录.这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率.

3.3分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号.这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度.

4.结语

计算机已经广泛的应用于工作之中,对于计算机的使用要理性,不要成为计算机的奴隶,在工作过程中不要一味的依赖于计算机,在进行信息处理时要注意自己输入的原始数据是否准确,只有人脑和电脑同样的高度集中,才会取得最理想的工作成果.