学校档案管理工作改善途径探析

摘 要 ：在中等职业学校的各项日常工作之中,学校档案的管理工作是一项非常重要的学校事务.因此,中等职业学校一定要注意在搞好教学的同时做好学校的档案管理工作.为此,结合在武汉航道学校的学校档案管理工作经验,探讨了应当如何改善学校档案管理工作.

关 键 词 ：学校档案；管理工作；改善途径

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）05008202

在学校的日常工作中,学校档案的管理工作具有举足轻重的作用.有效的改善学校档案管理工作,不仅仅可以起到保证学校的正常管理与规划、学校的教学措施改革与进步的工作成果的获得,还可以作为学校确定具体的管理发展措施时候的有效资料.学校档案管理工作的好坏可以直接影响到学校可以使用的资料的使用质量.因此,有效的改善学校档案管理工作是学校应该重点完成的管理任务之一.在本文中,笔者将结合目前学校档案管理工作的现状,具体的讲述一下应当如何改善学校档案管理工作.

1学校档案管理工作的重要意义

1.1学校档案管理工作可以作为学校各种教育管理活动的有效凭证

正常的学校档案管理工作包含有对中等职业学校所有的学校管理行为、教学活动、科研等活动所生成的原始材料、证明、报表以及科研教学工作成果在内的所有档案资料的收集,在这些资料收集完毕之后,学校档案管理工作系统再使用相关计算机软件对所有的资料进行收录整理,完备的储存在学校的档案管理工作室里面.通过这种方式,学校档案管理工作所收集的资料就成为了学校的一种宝贵资源,在以后学校进行各种教学工作活动的时候都可以作为有效的参考资料来促进学校各种教学管理活动的进行,最终起到保护中等职业学校师生们共同合法权利的作用.

1.2学校档案管理工作可以作为对学校人才培养水平的有效评估依据

在对学校的人才培养水平进行评价的时候,就需要很多的事实资料来证明学校的办学水平,这就需要学校档案管理工作来保证这些资料的存在.

1.3学校档案管理工作可以作为学校进行对学生的德育教学工作的资料来源

在学校档案管理工作之中,重点管理的内容之一便是中等职业学校在自己学校的发展历史之中留存下来的宝贵材料,这些材料包含有学校创建过程中的一个个壮举（主要包含有学校的各种教学科研成就和对学生的培养结果）.在学校的日常工作中,可以把学校档案管理工作的这些宝贵材料给学校的学生浏览,让学生们感受到学校前辈通过自己努力求学所取得丰硕成果,激发学生的求学热情,努力做到为学校争光添彩.

1.4学校档案管理工作可以作为衡量学校的办学水平的重要依据

在学校档案管理工作之中,学校档案资料的重要来源之一便是中等职业学校的各个管理部门的实际教学工作资料,这些资料随着学校的不断发展而逐步的丰富起来,这些宝贵的资料包括教师们总结的教学大纲、学校教研处规定的教学计划、学校教研处设置的专业课程改革、教师的教学总结等资料,这些宝贵的资料凝结了学校建立以来所有教师们和学校教研处的所有的心血,这些宝贵的资料能够最真实的反映出来一个学校的办学教育水平.

2目前学校档案管理工作的现状和存在的问题

2.1目前我国大部分学校不够重视学校档案管理工作

目前,我国的大部分中等职业学校对学校的学校档案的管理意识十分的薄弱,没有摆正学校档案管理工作的位置.截至目前为止,仍然有许多的中等职业学校的管理部门没有太深的学校档案管理意识,没有认识到学校档案管理工作对学校各项事务的积极促进作用,并没有把学校档案管理工作放到学校的日常管理任务当中去.甚至有许多的中等职业学校把学校档案管理工作当作是一种软任务,错误的把学校档案管理工作评定为知识管理那些已经没用的资料的简单任务而已,学校的领导并没有真正的深入了解学校档案管理工作的重要作用,也没有花费足够的精力去制定相关的规范去开展学校档案管理工作,这就导致学校档案管理工作不能发挥出应有的作用.

2.2目前我国大部分学校的学校档案管理工作的管理方式过于陈旧

目前,在我国的绝大多数中等职业学校里面,学校的学校档案管理工作的管理方式相当的陈旧,甚至有的中等职业学校的档案管理工作还是通过学校档案管理工作人员通过人工作业来完成的,在这种情况下,学校档案资料在归档完成之后,学校档案管理工作人员还需要对资料进行进一步的整理操作,例如对资料进行篇整目录工作等等.这种效率极低的人工抄查重复率段不仅仅消耗了庞大的人力物力,还极大增加了资料重复收录的可能性,极大地限制了学校档案管理工作的发展.

2.3目前我国大部分学校的学校档案管理工作硬件设施不过关

目前,在我国的绝大多数中等职业学校里面,学校的学校档案管理工作的硬件设施难以满足正常的学校档案管理工作的需求.甚至在有的学校的档案管理室里面连最基本的通风防火防潮功能都不具备,这就给学校档案管理工作带来了极大的安全管理隐患,极大地影响了学校档案管理工作的正常进行.

2.4目前我国大部分学校的学校档案管理工作人员专业素质不够高

目前,在我国的绝大多数中等职业学校里面,从事学校的学校档案管理工作的工作人员的专业素质达不到正常的工作需求.其中,有很大一部分学校档案管理工作的工作人员并没有经过相关的档案管理专业技能知识的教育培训,这就导致学校档案管理工作的工作人员在进行档案管理的时候难以快速有效的整理好档案资料,最终影响到学校档案管理工作的正常进行.

3如何改善学校档案管理工作中存在的问题

3.1学校应当大力加强学校档案管理工作

学校领导应当认识到学校档案管理工作的重要作用,扭转自己过去错误的观点,大力促进学校的学校档案管理工作,其具体的步骤包括以下几个方面：第一,学校领导设置专门的学校档案管理工作小组；第二,学校档案管理工作小组选拔出来事业心强、专业素质比较高的档案管理工作人员来专门从事学校档案管理工作；第三,学校应当明确学校档案管理工作的工作责任归属,让各个部门认清自己要负责的工作部分.通过这三个步骤,就可以有效地加强学校的档案管理工作.

3.2学校应当大力加强学校档案管理数据库的筹备建立

针对目前我国大部分学校的学校档案管理工作硬件设施和学校档案管理工作的管理方式方面存在的不足,学校应当加大对学校档案管理工作的筹备工作,尽快的完成学校档案管理数据库的筹备建立,并在数据库的建立过程中开展档案资料的网络建设.通过这样的方式,不仅仅可以有效地解决学校档案管理工作硬件设施和学校档案管理工作的管理方式上面存在的不足,还可以有效的做到学校档案资料的快速共享,将学校里面宝贵的档案资源快速有效的提供给学校的教职工们使用.

3.3学校应当大力加强学校档案管理中档案信息的使用

学校应该重视学校档案管理工作室里面保存的资料的合理使用,有效的开发档案信息的作用.这里面主要包含两方面的开发利用：第一个方面是对学校档案管理工作室的档案信息的深度开发,比如把学校的资料整理成光盘等发到因特网上给社会各界使用；第二个方面是在学校档案管理工作中加强对档案资料的编辑,给学校的教职工提供更多的有效内容.

4总结

目前,在我国的中等职业学校的日常教学管理工作中,学校档案的管理工作正在发挥着举足轻重的作用.建立一个有效的学校档案的管理系统,可以完善的保存学校之中的一切具有保存价值的资料,这样就可以在学校做重要的决定决议的时候,保证参考资料的有效供给,给学校的管理工作带来极大益处.在本文中,笔者结合自己多年的工作经验,对学校档案的管理工作的发送途径进行了分析,如有不到之处,还望不吝指正.