高等医学院校成教学生档案的规范化管理

摘 要：成人高等教育是我国高等教育的重要组成部分,而高等医学院校的成人教育招生对象主要是医学相关人员.近年来随着招生规模的扩大和办学模式的变化,高等医学院校的成教学生学籍档案管理也具有新的特点和变化,要做到更有效、更规范化的管理,提高管理人员的素质,实行电子网络化是解决问题的最佳方法.

关 键 词：成人教育；学籍；档案；管理

中图分类号：G647文献标识码：A

从20世纪90年代末开始,我国的高等教育进入了快速发展的轨道,高等教育从精英教育逐渐转向大众化教育.继续教育是改善国民知识结构,提高国民素质的有效途径,是我国高等教育大众化的重要组成部分.高等医学院校的继续教育也获得了空前的发展,一些高等医学院校每年招收的成教学生规模甚至超过了普通生,高等医学院校开设的继续教育课程主要针对医学相关专业人员,为我国医疗卫生从业人员提供了进一步学习深造的机会.而学生档案作为学生学籍重要组成部分,记录了学生在继续教育期间课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩等各方面的内容,其重要性不言而喻.但高等医学院校继续教育在办学形式上具有多样性,除了一部分在校本部以外,还有很大一部分以联合办学的形式分布在全国或全省各地,通常与各地卫校或培训机构办教学点联合办学,这样的办学特点决定了成教学生的档案管理更具复杂性.

一、高等医学院校成人教育学生档案的特点

(一)学生异动多,管理难度大

学生来源广、办学地点多、教育形式多样化.成教学生与普通在校生不同,报读高等医学院校的继续教育学生大多数是从事医疗卫生工作,学生来源于全省或全国各地医院,其中基层医院的学生占了大部分.为了方便学生上课,继续教育的授课地点并不完全集中在校本部,高等医学院校有很多教学点分布在各地卫校或培训机构,一般会根据就近原则,将学生分配到各教学点上课.分配原则是根据学生报考时填报的地点为参考,但由于有些学生填报的地点与其实际工作的地点不符,后期要更改上课地点,或由于后期的工作变动也需要更改上课地点,也有相当一部分学生后期改专业,这些增加了学生档案材料的复杂性,管理难度相当大.另外,学生档案反映了每一个学生的个人情况,个人简历、主要社会关系、出生年月和等.而且有些材料还涉及个人隐私,在一定范围内要保密,需要按《档案法》有关保密规定进行管理.以上这些,无形之中加大了档案管理的难度.

(二)档案分散,归档时间特殊

现在许多高等医学院校的成教学生与普通在校生的档案分开管理,成教学生的档案多数存放于继续教育学院.由于成教学生大多数分布在各地的教学点,许多档案资料需要教学点报送,但有些教学点并没有及时配合继续教育学院的工作,许多档案资料没能及时归档,造成档案管理分散.另外,学生档案是采用学年度归档,但有些材料又无法按学年度归档,如学生成绩登记表,但有的材料无法按学年分开,如学籍卡、登记卡等是从学生入学到毕业连续记载的,只能按学制划分归在结束的学年内.

二、高等医学院校成教学生档案管理存在的问题

(一)对成教学生档案工作重视不够

目前不少高校对成教学生案重视不够,在档案管理上明显滞后.许多高校将成教学生当成创收的重要来源,对学籍档案管理未能给予足够重视,在很大程度上制约了学校档案工作者收集、整理和利用成教学生档案的积极性和工作的主动性.与普通在校生相比,高校对档案建设经费投入不足,虽然一些高校投入大笔资金,开发档案管理系统,档案管理已经向电子化、信息化发展,但许多高校的成教学生档案管理模式陈旧、效率低下,仍处于半信息化状态,对档案内容的完整性及档案的去向缺乏及时记录与整理,显得比较凌乱,不能适应继续教育事业改革发展的需要.

(二)制度不健全,档案意识淡薄

随着高等医学院校成教学生招生规模的不断扩大,大部分的成教学生就近分布在各地的卫校或培训机构,学生利用周末上课.由于临床工作的特殊性,这些学生平时工作都较忙,到课率往往较低,许多学生不能每次都来上课,有时考试都推迟好几次,各地授课点对成教学生的管理相对较为松懈,没有严格要求.学生不重视档案资料的填写,对待考试比较马虎,认为最终还是能拿到,思想上缺少必要的重视.再加上许多教学点没有及时将学生的相关信息及平时学生的考试成绩上报至高校的继续教育学院,造成学生信息及成绩归档时间不统一,增加了高校管理部门的工作难度,也容易出错.有些教学点的档案意识淡薄,学生就要毕业了,许多教学点还没将学生成绩上报.由此可见,高等医学院校在成教学生的档案管理方面还存在诸多不规范的地方.对此,相关院校应引起足够的重视.

三、成教学生档案规范化管理的基本对策

做好成教学生档案管理工作,对促进高等继续教育健康发展起着至关重要的作用.因此,如何做好高校成教学生档案管理工作,使其科学化、规范化、制度化,是高校继续教育管理部门所面临的重要问题.要切实做好成教学生档案管理工作,提升档案管理水平,必须要做到以下几点：

(一)增强档案管理人员的档案意识

高校继续教育学院档案工作人员思想要重视成教学生的档案工作,增强工作的责任感,树立良好职业道德,对学生档案资料必须及时收集整理、认真检查核对、归档,并把这些工作流程常规化,并通过制定相应的工作制度予以保证.同时要加强对信息技术、计算机技术的学习,提高档案科学管理技能和管理水平,做好档案管理工作.

(二)档案管理制度化

首先,要加强对成教学生档案的收集、整理、归档等工作,必须将此项工作制度化,建立一套具有成教学生档案管理特色的档案规章制度.如档案收集、整理、检查、核实、归档、登记、考核、评估、奖励制度,明确归档范围、管理职责、查阅条件、交接转递手续等,建立科学的检索方式,方便查找和利用,建立健全档案管理科学化、规范化、系统化的体制和机制.

其次,要建立成教学生档案管理的约束和激励机制,把成教学生档案的管理纳入学校档案管理工作中,以此激励成教学生档案管理人员自觉学习科学知识和参加教育培训的主动性和积极性,更新管理知识,提高业务水平和管理技能.

(三)加强与各教学点的工作联系

高校继续教育档案管理人员要转变工作作风,改变过去等、靠、要和事后归档的传统观念,应主动与各地教学点保持密切联系,及时收集学生从入学到毕业的各类档案材料,做到认真检查核实,科学归档保存,确保档案信息真实可靠.

(四)加快学生档案网络化管理进程

随着成教学生数量的剧增和档案内容的增加,传统的手工管理模式效率低,易出错,已远远不能适应现阶段的工作需要.随着互联网技术的发展,网络化管理取代传统的管理模式已经成为档案管理发展趋势.许多高校新生入校后就要把整理好的归档内容逐一输入计算机,把学生在校期间形成的阶段性归档材料及时输入计算机储存,建立学生档案计算机管理网络,实现档案信息存储的网络化,形成一种科学化、现代化的学生档案管理模式,方便查询与管理.但有些高校的网络化还不彻底,仍处于半网络化状态.例如,学生考试成绩的报送,有些高校各教学点的学生成绩上报时仍是纸质材料,并不是通过网络系统上报,校本部的档案管理人员再将其输入电脑,这样大大增加了档案管理人员的工作量,效率低.因此,加快学生档案管理的网络化进程非常有必要.

【责任编辑：郭延彬】