做好档案利用工作

摘 要：档案利用工作是向利用者提供档案材料,为利用者提供怎么写作的工作.本文主要对档案利用工作的意义、要求、途径与方式进行论述.

档案提供利用工作,又称档案利用怎么写作,是档案馆、档案室以所保存的档案文化财富为依据,通过一定的方式与方法,直接提供档案信息,为社会各项事业怎么写作的一项工作.

1档案利用工作的内容

档案提供利用工作的基本内容,包括了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分,各种检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点,把握档案利用需求的发展规律；向档案用户介绍和报道馆（室）藏档案中相关的档案信息线索,积极开展档案咨询怎么写作；向档案用户提供他们所需要的档案及档案信息加工材料.

2提供利用工作的意义

2.1档案利用工作体现档案工作的根本目的

没有档案利用工作,档案工作与档案事业就不会产生,更不会得到发展.因此,档案利用工作体现着档案工作的根本目的.档案部门只有做好档案利用工作,档案与档案工作的作用才能充分发挥,党和国家才能进一步重视和发展档案事业,档案工作才能进一步发展和提高.

2.2档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志

在评价一个档案工作部门的工作时,首先应该看档案利用工作的开展情况,看它为社会主义现代化建设提供了多少档案,取得了哪些社会效益和经济效益.如果一个档案馆、一个档案室社会工作大局怎么写作中提供了大量档案信息,并使利用档案的单位取得了较大的社会效益和经济效益,那就说明它的成绩是显著的.

2.3档案利用工作能够检验和推动基础工作

档案利用工作是直接提供档案为社会怎么写作的工作环节.为了做好档案利用工作,还必须要有一系列的准备工作.如对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等基础工作.档案利用工作是建立在基础工作之上的.没有基础工作,就没有利用工作.基础工作薄弱,利用工作就不能有效开展.

2.4档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传

做好档案工作,既需要档案部门的积极努力,又需要全社会的关心和支持.社会关注档案事业的发展,是开展档案工作和发展档案事业.不可缺少的外部条件,没有社会的关心和支持,档案部门在人、财、物方面就没有保证,也就不具备开展档案工作的起码条件.要让全社会都来关心和支持档案事业,必须踏踏实实地做好各项工作,特别是档案利用工作.利用者只有在利用档案中取得了社会效益与经济效益,才会加深对档案与档案工作重要性的认识,增强档案意识,积极关心和支持档案部门的工作.

3档案利用工作的要求

3.1明确怎么写作方向,树立怎么写作思想

要做好档案利用工作,必须树立怎么写作思想,具备良好的怎么写作态度.这就要求档案工作者必须树立高度的责任感和群众观念,干方百计地为利用者提供优质怎么写作,时时为利用者着想,处处为利用者提供方便条件.同时,研究利用工作出现的新情况、新特点,解决利用工作中的新问题,对现有的利用方式、怎么写作手段以及工作制度等不断进行改革,以适应新形势的需要.

3.2熟悉档案资源状况,了解客观需要

档案工作者要熟悉所藏档案内容、成分、数量以及存放位置,对于做好档案利用工作是十分必要的.只有熟悉了档案内容,档案工作者才能准确解答利用者提出的各种问题,迅速调出案卷,提高工作质量与工作效率.了解客观需要,就是做好档案提供利用的预测工作,即对一定时期内可能会大量利用档案的单位、利用档案的内容有一个预测性估计.社会上各个单位的职能不同,它们对档案内容的要求也不相同.

3.3正确处理利用和保密的关系

要处理利用与保密的关系,就需要了解保密是动态概念.即现在的秘密随时间推移与主客观条件的变化,将来要逐步解密.为了进一步做好档案利用工作,要经常调整档案的密级逐步扩大利用范围,更好地发挥档案的作用.

4档案提供利用的途径与方式

4.1档案提供利用的基本途径

通过提供档案原件,满足有关档案用户的需要如开辟阅览室,让档案用户查问所需的档案原件；或者允许用户暂时将档案借出馆（室）外使用等,但比较珍贵的档案原件和容易坏损的历史档案,则不宜采用此种方法.

通过提供档案副本或复制品,满足有关档案用户的要,如利用文件归档时的副本、文件汇编、文件选编,在报刊上公布档案文件,以及通过档案缩微品、档案复制本等,满足档案用户对档案信息的需要.

通过提供档案信息加工品,满足有关档案用户的需要.如编写大事记、组织沿革、会议简介、专题概要、年鉴、科技成果简介和编纂各种档案史料汇编、选编等,满足特定用户的需要.

4.2档案提供利用的方式

档案阅览怎么写作是指档案馆、档案室在特定的场所,开辟阅览室,向有关用户提供档案信息的一种怎么写作方式.

档案外借怎么写作是在某些特殊情况下,经过批淮并有关手续,档案用户将档案材料借出馆（室）外使用的一种怎么写作方式.但是,对特别珍贵与残破、脆化等易损的古稀文本和特殊载体档案的原件,不能外借.

档案展览与陈列怎么写作是指档案部门按照一定的主题,以展出档案原件或其复制品的方式,系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容和成分的一种怎么写作方式.

制发档案复制本怎么写作是指档案馆、档案室以档案原件和档案副本为依据复制出复制本或摘录本,然后将它们提供给利用者的一种怎么写作形式.随着档案部门技术条件的改善,根据档案原件制发各种复制本,已成为档案提供利用的一种日常方式.档案复制本,可根据不同用户的不同需要,分为副本和摘录两种.副本,反映档案原件的所有组织部分.摘录,只选取文件的某些部分.复制方法大体分为：静电复印、照拍、摹写、抄录等.

档案目录是联系档案用户与档案馆、档案室的一种重要桥梁.档案用户只有借助于一定的档案目录信息,才能顺利地实现其利用需要.由于档案信息的特殊属性,许多在档案馆、档案室的档案的内容和成分,档案用户知之甚少或知之不详.因此,档案馆、档案室必须采取一定的怎么写作方式,消除档案用户的需求障碍,促进其利用需求的产生与实现.实践证明,印发、出版、交换档案目录（索引、指南）以及建立档案目录数据库并提供档案目录的网上检索,是一种有目的地解决问题、提高档案利用率的怎么写作方式.

档案咨询怎么写作是指档案馆、档案室解答用户询问、指导用户利用档案信息资源的一种怎么写作方式.

随着计算机技术和网络技术的发展,近年来,很多单位档案部门在单位内部的局域网上建立起档案信息的网络查询系统,对档案目录和档案全文进行计算机管理.这样,单位内部档案用户在办公室或家里的联网电脑上,通过网络浏览工具就可以不受时空限制地技权限查询所需的档案材料,并可以打印、下载原文,实现档案信息资源共享,从而提高工作效率.有条件的档案馆可按法律、法规和政策规定,在互联网上提供相应的档案信息怎么写作,实现档案信息资源的社会共享.