商务档案管理在国际贸易中的作用

摘 要　现代社会经济发展的多元化管理形势下,档案管理已经成为各项事务管理的重要形式.商务档案是经济主体在各种商务活动过程中直接形成的原始记录.新形势下,商务档案管理对于促进各项商务活动的健康运行举足轻重,同时又与社会各个阶层密切联系,相互促进相互发展,商务档案管理,在国际贸易活动中发挥了积极作用.

关 键 词　商务档案　档案管理　国际贸易　作用分析

商务活动,是企业为实现相关生产经营目的而从事的各类有关资源、知识、信息等交易活动的总称.商务档案是微观经济主体为了自身发展的需要,根据相关原则标准,在各种商务活动过程中直接形成的,具有保存价值的原始记录资料.它是企业商务活动的基础信息资源,包括图片、文字、影音、录像等等信息材料.由于商务档案材料的形成复杂多元化,商务档案管理成为新时期社会经济发展及企业正常生产运作的重要管理手段,是现代企业商务管理工作的重要组成部分.在国际贸易活动中,商务档案的科学有效管理,为国际贸易的发展运行起着重要的推动作用.本文针对商务档案管理的特点及作用,分析了它对国际贸易活动的积极作用,阐述了国际贸易中商务档案管理的发展建议.

1　商务档案与商务档案管理的内涵

1.1商务档案

商务档案,是指企业等经济主体在各项商务活动过程中,根据需要形成的各种具有保存价值的原始文字、图表、影像等信息资料.根据资料属性的不同,商务档案主要包括各种商务文书、商业法律文件、客户市场信息、策划方案等.具有以下特征：

1.1.1主体性、过程性

商务档案的形成者是微观经济主体,政府机关和非营利性的社会组织一般不会形成商务档案,商务档案是在商务活动过程中直接形成的,或者是由商务文书直接转化形成的.

1.1.2针对性、价值性

商务档案的涉及领域是各种经济主体的各项商务活动,具有一定的针对性,商务档案是具有保存价值的历史纪录,没有保存价值的商务文书经过一段时间后就会被销毁.

1.1.3客观性、原始性

现代商务档案的主要载体是纸张或磁盘、光盘等电子载体,商务档案的记录形式具有客观性,商务档案的本质属性是原始记录性.它是一种原始的历史纪录,具有客观真实性特点.

1.2商务档案管理

商务档案管理,是现代企业管理的重要组成部分,是企业等经济主体针对企业自身的长远发展需要,根据商务档案潜在的社会经济效益,将商务档案进行归类、储存、保管以及再利用的管理过程.商务档案管理,是现代社会经济高度发展的管理需求,是相关经济主体企业管理的科学系统性规划.商务档案管理具有以下特点：

1.2.1时代性、科学性

任何企业经济主体的运行,都要适应社会经济的发展,具有一定的时代气息,企业主体的商务活动也应与时代经济发展同步接轨,商务档案管理要体现科学规划性,以便适应时怎么发表展需求.

1.2.2规范性、系统性

商务档案管理作为企业管理的有机构成,具有其他档案管理的一般特点,商务档案材料的采集汇编与存储复杂繁琐,在管理过程中需要科学的规划,严格规范管理和系统的归类整理.

1.2.3高效性、实用性

商务档案管理的最终目的,是针对商务档案自身潜在的社会经济效益,进行合理的管理与开发,提供有效便捷的参考凭证作用,促进企业经济主体自身的长远规划与健康运行,具有一定的实效性.

2　商务档案管理与国际贸易活动的联系

国际贸易是指不同国家或地区之间的经济主体进行有关商品、怎么写作和生产要素商业交换的活动,是各国之间经济合作分工的表现形式.经济主体是实现贸易国际转移的跨国公司或组织.

国际贸易是贸易活动与国际接轨的融合,商务档案管理直接而集中地体现了商务活动对国际贸易格局的影响,商务档案管理是经济主体各项工作的桥梁与纽带,是国际贸易企业管理的重要环节.加强企业商务档案的管理工作,对国际贸易活动具有极其重要的意义：

2.1商务档案管理,是企业国际贸易活动的重要组成部分

不同的经济主体,在其发展过程中,都会形成一定的档案材料,国际贸易活动,商务档案作为企业管理的重要成分,构成了国际贸易活动的管理内容,特别是现代社会经济全球化发展的环境下,商务档案管理,成为国际贸易活动管理的有机形式.

2.2商务档案管理,是国际贸易企业可持续发展的历史见证

对于国际贸易企业来说,商务档案资料如同电影回放,它能够详实地再现国际贸易实体商务活动的历史轨迹；是企业商务活动的原始再现,是员工智慧与经验的结晶；是企业把握商业规律、规划企业主体创建贸易蓝图的重要依据.

2.3商务档案管理,为国际贸易活动发展提供了正确导向

商务档案材料是企业主体之间在各种商务交流活动中,形成的各种有价值的商务原始材料.现代经济的全球性合作,推动了国际贸易企业商务档案资源的开发与管理,商务档案的参考凭证作用为国际贸易活动提供了正确导向.

2.4商务档案管理,推动了国际贸易活动的有序健康运行

国际贸易企业的发展,与时代接轨.规范的商务档案管理,是衡量企业主体核心竞争力的重要标准.商务档案资料的科学实效性,确保了贸易发展历程的再现与参凭,构建了国际贸易活动发展的稳定氛围,促进了国际贸易活动的健康有序运行.

3　商务档案管理在国际贸易中的作用

商务档案是企业管理的重要组成部分,是企业针对性收集的商务活动中最原始可靠的信息.它是企业预测商情、进行营销策划的决策依据,是履行企业商业管理职能的工具,是维护企业或者经营者合法权益的法律凭证,是记录和研究企业商业活动历程的宝贵资料.相对于国际贸易来说,商务档案管理具有以下作用：

3.1商务档案管理随国际贸易的参考凭证作用

商务档案,能够为国际贸易活动提供真实可信的依据资料.商务档案的参考凭证作用,是由档案的形成规律和它自身的纪实性特征决定的.商务档案是从商务文件直接转化而来,是客观事实的真实记录.从档案本身的物质形态来看,文件上保留着真实的历史标记,所以,商务档案对指导国际贸易活动具有广泛的参考作用.

3.2商务档案管理对国际贸易的推动促进作用

商务档案管理工作的中心就是围绕工作实际,为改革和发展提供优良怎么写作.因此,做好商务档案管理对促进国际贸易发展尤为重要.在国际贸易活动中,商务档案管理可以为国际贸易提供先进的商务信息和管理动态,通过开发档案信息资源,为国际贸易管理提供优质怎么写作.探索符合国际贸易发展的管理模式.

3.3商务档案管理对国际贸易的基础保障作用

商务档案管理是涉及多学科的综合管理形式,表现为工作程序复杂量大、技术要求严谨.国际贸易活动过程中,商务档案材料的原始积累采集、整理归类与存储维护,要求档案管理者运用科学的方法对这些文件资料进行有效管理,为以后的国际贸易商务活动,提供及时准确的基础性参凭资料.

结束语

总之,现代全球化经济合作的运行环境,推动了社会经济管理模式的多元化发展.商务档案管理,作为经济主体企业管理的有效手段,对于促进企业实体的经济发展,具有重要功能.国际贸易活动中,商务档案管理更是体现了极其重要的推动作用.