学校购置折扣图书管理其会计处理

一、图书折扣的几种处理方法

[例]某高校图书管理部门购进一批图书,其原价(以下称码洋)为10万元,协议约定按八折支付价款,实际支付8万元.对此打折图书的购入,目前较为通行的处理方法主要有以下两种：

第一种方法是打折图书按码洋入账,图书折扣作为学校或图书管理部门的收入处理.即图书以码洋开具,图书管理部门将图书采购折扣按规定全部上缴学校财务,或将折扣全部或部分作为教材和图书管理部门的额外收入,没有按照规定将图书折扣冲减其采购成本支出.在进行会计核算时,入库按照图书码洋作为图书的进价,学校按照原价与书商结算,书商将折扣即码洋与实付金额(以下称实洋)之间的差额交给图书管理部门,图书管理部门交学校财务,记人“其他收入”.然后,将折扣收入的全部或部分作为图书管理部门的额外收入.具体会计处理如下：

借：事业支出――其他资本性支出

100000

贷：银行存款

100000

同时,借：固定资产――图书

100000

贷：固定基金

100000

收到书商返回的折扣款时,

借：银行存款或

20000

贷：其他收入

20000

如需全部或部分返还图书管理部门,则做相反分录.

实务中采用该处理办法的学校较多,但该处理办法没有真实反映学校图书资产的价值,造成学校支出和收入核算不实.根据事业单位会计制度规定,对于购入的固定资产按购入及发生的相应费用,如运费、安装费用等计价入账.即购入的图书应按实洋人账,打折的图书只能按实洋计增固定资产.而该办法按码洋入账,虚增了学校支出和固定资产,同时其折扣作为学校收入入账也没有依据,全部或部分作为图书管理部门的额外收入,有私设“小金库”之嫌.

第二种方法是打折图书以实洋人账.即图书直接按实洋开具,在进行会计核算时,入库按照图书以实洋作为图书的进价,学校按照实洋与书商结算.上例中,具体会计处理如下：

借：事业支出――其他资本性支出80000

贷：银行存款80000

同时,借：固定资产――图书80000

贷：固定基金80000

该处理符合事业单位会计制度的核算要求,会计核算也较为简单.但这种处理办法需要将每一本书按打折后的单价重新加盖,给图书管理带来许多问题：一是打折图书的购入往往具有批量大、品种多等特点,而且有可能同一批次中的不同图书的折扣不尽相同,要重新加盖工作量非常大；二是如书价经打折后出现四舍五入,会造成图书管理部门的明细账和会计总账不相符；三是图书丢失赔偿,一般都是按原价赔偿的,这就要求图书管理软件中要有实洋和码洋两个,但现行的图书管理软件一般只有一个单价,无法同时反映两个；四是图书一般破损较为严重,加盖的单价比印刷的单价容易破损脱落,造成加盖的单价难于辨认,给盘点带来困难.

二、学校购置图书折扣管理及其会计处理思路

笔者认为,学校图书采购折扣管理及其会计处理,首先要符合国家相关法律法规,同时要便于图书管理部门的管理,即合法原则和管理效益原则.

一是会计核算上增设“固定资产――图书折扣”科目.学校购入打折图书时,以实洋与书商进行结算,并作支出,以码洋计增“固定资产――图书”,以实洋计增“固定基金”,码洋与实洋的差额记入“固定资产――图书折扣”科目.“固定资产――图书折扣”作为“固定资产――图书”的备抵调整科目,将图书的价值调整为实洋,即以实际成本入账.在进行会计报表编制时,用“固定资产――图书”科目余额减“固定资产――图书折扣”科目余额来填制图书的价值.图书报废、盘亏、丢失减少时,按码洋冲减“固定资产――图书”,按综合折扣率计算减少图书的折扣,冲减“固定资产――图书折扣”,其差额冲减“固定基金”.

仍承上例,其会计处理如下：

借：事业支出――其他资本性支出80000

贷：银行存款80000

同时,借：固定资产――图书

100000

贷：固定基金80000

固定资产――图书折扣

20000

图书减少时计算综合折扣率和折扣,“综合差价率＝(全部图书折扣余额÷全部图书原价)×100％”,“应冲减的折扣＝减少图书的原价×综合差价率”.会计分录为,借记“固定基金”、“固定资产――图书折扣”,贷记“固定资产――图书”.

二是学校及图书管理部门应加强对打折图书采购的管理.学校大批量的购进图书必须通过政府采购或公开招标的方式进行,如有折扣应按折扣后的进行结算,杜绝回扣.同时,防止图书折扣被相关部门或人员截留或私分.图书管理部门对打折图书的日常管理视同未打折图书管理,即图书管理软件中以图书的码洋录入,不重新进行定价.盘点和核对账目时以全部图书的码洋与会计核算的“固定资产――图书”科目余额进行核对.这样,一方面真实地反映了学校打折图书采购进程中的支出和固定资产的价值,便于图书管理部门对打折图书的管理；另一方面可以通过“固定资产――图书折扣”的发生额及余额对图书管理部门图书采购过程中的成本控制进行评价.