信息化办公平台的应用

摘 要：目前,信息化办公软件有了较为明显快速的发展,而信息化办公平台中的工作流程系统以及知识管理模式已经成为了信息化平台的关键技术,在本次的研究中,对信息化办公平台中的系统设计、系统实现以及实际运用的情况作了较为全面的介绍.

关 键 词 ：信息化办公软件 知识管理 探索应用

一、信息化办公软件的发展阶段

我国信息化建设经过了十多年的发展,取得了较为明显的进步.而且国内的软件开发企业已经从最初的单相提供辅助办公产品向企业级应用的大型协同信息化办公平台的方向转变[1].而信息化的技术从发展来看主要经历了 以下几个阶段：

1.以数据处理为核心的传统的MIS系统

单机,主要是面向处理个人的事务,很好的把IT技术引入到了办公领域中,有效的提高了文件的管理水平.而这阶段软件发展的缺点则非常明显,如只是单一的对数据进行处理、文件进行输入、查询等,信息化程度低.

2.以工作流为核心的办公自动化系统

在这一阶段,将网络技术以及工作流技术引入办公领域,很好的改善了传统的MIS系统的不足之处.但由于这一阶段使用的办公自动化系统只是根据用户的需求进行开发,灵活度较低,无法满足更多的用户在使用的过程中提出的需求改变,而且流程较为复杂,知识管理理念缺乏.

3.以工作流和知识管理的群件式为核心的信息化办公平台

这一阶段的办公软件则是以完全自主的知识产权的工作流为核心,把知识管理技术作为基础,与多个业务系统如人力资源管理、财务管理等进行融合,实现逐步完善数据分析决策系统,形成一套完善的信息化办公的解决方案.

二、工作流技术

工作流技术是信息化办公平台的一种关键技术,工作流技术的正确使用可以有效的提高办公效率,加快信息化发展的步伐.工作流是在以提高工作效率为目的而提出来的,且被广泛的使用于办公化信息系统中,而由于它的适应性强,不但可以满足固定的业务流程,还能满足无法预料的业务流程.它不但可以仅限公文处理,还能仅限日常工作的事务处理,而且它还具有三个方面的功能：（1）建立阶段的功能.这个功能主要是考虑工作流程、以及相关活动的进行.（2）运行阶段的控制功能.主要是执行共组了过程,保证每个活动过程完成的控制.（3）运行阶段中的人机交互功能.主要是实现各种活动中用户与IT技术应用之间的交互.

1.工作流程的实现

在本次的研究中,所采用的工作流系统主要提供一下几点功能：公文及流程的的设计功能、公文的实际流转功能以及公文的监控功能.公文及流程的设计功能主要包括公文模板的设计、流程模板的设计以及公文流程管理等三个工具.通过这三个工具可以完成对公文模板的设计,并对公文流程进行权限设置,从而完成工作流的建立.而 流程模板的设计工具可以工具自身的实际业务进行流程模板的设计,但在设计之前要求必须对所要设计的实际业务艰辛全面深入的调研.

2.关键技术的使用

在本次研究中的信息化办公软件系统使用的核心技术主要有：COM、ActiveX与DES等一系列的技术.COM是一种技术标准,且在近几年COM组件在软件开发得到了较为广泛的使用,尤其是应用于各种事务的处理,COM组件的应用方面主要有以下几个特点：（1）组件与语言开发无关.开发人员可以根据特点的情况来选择语言工具的开发,但其优点则是开发速度快,调试方便,且可以跨平台使用,从而有效的保证了组件的开发版权.（2）组件的运行效率较高,使用与管理较方便.组件在网络的位置中可以进行透明分配,且组件之间是独立存在的,所以在使用的时候程序员不需要考虑与共享资源相关的问题.（3）通过接口可以有效的保证组件的重复使用性能.在其中,一个组件有多个接口,每一个接口都代表着一个与之相关的属性.且组件与应用程序就是通过接口进行连接的,所以在保证接口一致性的同时还要适当的进行组件的调换货更新,保证组件的正常使用.

三、知识管理

信息化办公软件中的知识管理主要包括以下两个部分：知识经验管理以及数据分析决策.知识经验管理主要是把优秀员工的思想、经验与技术转化为组织中的共享资源[2],然后通过信息化办公平台进行知识管理,,将员工的经验与技术转化为组织中的共享资源,然后通过对知识资源的整理以及利用来有效的提高组织的工作效率,避免因组织中人员的反复流动而造成工作连接不上.而数据分析决策系统是指通过计算机技术来解决发展中遇到的问题,充分的挖掘企业发展中的有关信息以及规律,从而很好的协助管理层制定出适应市场变化的有利决策,从而有利的掌控企业的发展方向与发展前景,并且提高决策的控制力度.数据分析决策系统要求有大量的信息储量,特别是需要其他系统所获得的信息,如如人力资源管理、财务管理.且可以看出知识管理的实施并不是朝夕之间的事,而是要经过系统的调研计划的实施,以保障知识管理的使用.不过在实施过程中,要把交流协作作为工作的重心,特别是知识经验管理方面的经验,同时还要充分的调动员工的积极性,做到所有的员工都把自己的工作经验以及教训真实的记录下来,且在交流的过程中不断的学习更多新的知识的技巧.

四、讨论

在本文中,经过对信息化办公平台的探索与应用进行不断的研究后发现,办公平台中所提供的工作流以及知识管理的功能是信息化平台的一种关键性的技术[3],在这个办公平台里,用户可以根据自己的实际需要去制定出相适应的公文流程,并且用户还可以根据实际情况的变化而进行相应的调整,保证工作流程与自己的工作程序向匹配,达到再次开发的效果,而利用ActiveX将办公系统巧妙的与GIS系统进行结合起来使用,让GIS系统也能直接使用于信息化办公平台的运用中,而且在本次研究的信息化办公平台以及的动力实际运用,而且用户的满意度都比较高,反映较好,值得在公文处理工作中进行较为广泛的采用.