高校图书馆国际交换书刊工作

摘 要： 本文阐述了国际交换书刊在图书馆馆藏建设中的作用,对当前南京师范大学图书馆国际交换工作中存在的问题进行了探讨,从扩大工作内容、完善交换方式等方面提出了具体措施,以期通过改变管理和怎么写作方式提高国际交换书刊的利用率.

关 键 词 ： 图书馆 国际交换书刊 管理 利用

近年来,高校图书馆与国外学术界的协作与交流日益频繁,作为交流媒体的“国际交换”工作也日益受到重视,其在图书馆工作中的重要性越来越被人们所认识.文献国际交换是指本馆同国外图书馆及相关单位之间交换各自所持有的文献信息资料,达到互通有无,是扩展馆藏资源的一种业务活动.它是国际文化学术交流的一个重要方面,是国际间图书馆合作的一种重要方式,也是补充馆藏资源、扩大文献征集渠道和获得最新科技成果的重要手段.

当前,图书馆受种种条件制约,尚不能将众多学科领域的期刊一一.各种渠道的出版物交换,特别是连续出版物的国际交换将是解决这一问题的有效途径.通过“国际交换”,不仅可获取专业期刊和相关期刊资料,还可获得不公开发行或不能通过贸易途径获得的非卖品（如国外学术团体、科研机构等内部出版物只能通过交换获得）.这些期刊资料所提供的信息对我国读者具有重要参考作用.如何做好国际交换工作,值得研究、探讨.对此笔者谈谈认识.

1.南京师范大学图书馆国际交换书刊的现状

1.1按特色.

南京师范大学图书馆目前已接收了国外多个国家、地区交换和赠送的书刊,语种涉及美、俄、日、朝鲜等,文献种类也比较丰富.从下表中可以看出,和我馆建立交换关系的高校及公共图书馆共有30所.用我校出版的《南京师范大学学报（社会科学版）》、《南京师范大学学报（自然科学版）》、《南京师范大学文学院学报》换进外文连续性出版物的有47种,与日本建立交换关系的单位有5所,美国2所,俄罗斯1所,朝鲜1所,香港4所,澳门1所,台湾16所.

南京师范大学图书馆国际交换刊分布情况

1.2交换刊带来的经济收益.

就经济上而言,国际交换以很少的支出,换回了较大的收益.在外文原版书刊不断上涨的情况下,国际交换的作用越发明显.由于我国出版物远远低于发达国家的图书,交换所得到的书刊资料就大大高于所付出的,从另一个角度看,国际交换相对节约了图书馆的外汇支出.对每年收进的交换刊,我们通过询价对其做了统计,47种交换书刊总计人民币11893.00元,最贵的一种是台湾政治大学历史学系出版的《国立政治大学历史学报》,人民币519.00元,最便宜的一种是台湾大学中国文学系出版的《中国文学研究》,人民币20元.我们用于交换的《南京师范大学学报（社会科学版）》（双月刊）、《南京师范大学学报（自然科学版）》（季刊）、《南京师范大学文学院学报》（月刊）,2012年合计为人民币4444元,还不到上述47种的五分之二,其经济效益是显而易见的.

1.3按中图法编目、排架并提供联机检索.

南京师范大学图书馆对国际交换书刊均采用中图法进行联机编目,按照中图法排架.读者可以通过目录检索系统检索到这些书刊的馆藏情况,其中期刊以语种为依据按中图法排架,并标示期刊名称和分类号,读者可以根据索书号或分类号,方便快捷地查阅到所需要的书刊.

2.国际交换书刊在管理上存在的问题

“国际交换”工作存在很大的自由性,应该正确认识和对待.对于在交换过程中可能出现的问题应有充分估计,并采取相应对策予以防范.南京师范大学图书馆的国际交换和赠送书刊的管理以方便读者阅览为目的,并不断改进怎么写作方式,以期提高读者对国际交换和赠送书刊的利用.但是读者量少,利用率低的问题还是不可避免.笔者根据在图书馆的工作经历并结合其他图书馆的情况,认为目前国际交换和赠送书刊在管理和利用上存在以下几方面问题.

2.1易受人员变动、政治动荡和外界环境的影响.

高校图书馆与国外高校、学术机构建立的交换关系一般都是非正式的,不受两国政府间文化协定和法定经济条件约束.这种做法的好处是简便易行,但交换关系也常常会因双方负责人的变动和世界政治动荡等因素产生波动或中断.例如,由于交换联系人岗位变动或者交接不清楚,导致交换刊无法正常寄出或寄达.2011年3月11日,在日本发生的强震和海啸,也致使我馆与日本群马大学的交换刊无法寄达.

2.2外语水平限制.

由于交换单位使用语言繁多,国际交换书刊的语种给图书馆馆员和读者在阅读上带来很大的困难.尤其是图书馆馆员,受外语水平限制,在了解和掌握这些文献内容上存在着一定的困难,特别是一些小语种文献.在日常的书刊推荐中也只能简单推荐或者因没有抓准推荐内容而无法吸引读者.

2.3认识不够.

虽然我们都知道国际交换书刊在图书馆馆藏资源的补充中有着举足轻重的地位,但对其的利用价值认识还不够.由于各方面因素,从表面上看,读者对国际交换书刊的需求没有像对其他文献那么迫切,从而造成读者需求不高的局面,导致图书馆对国际交换书刊采用了重藏轻用的管理方式.

2.4易造成重复或缺藏.

在与对方达成的交换协议尚未完全稳定时,已有的刊物还需继续一段时间,故易造成重复.达成协议后,我方已取消了,由于种种原因,对方中断提供,因此又易造成缺藏.

2.5较难得到交换目录以外的刊物.

在国际交换中常常受到交换目录的限制.有时需要对方为我们搜集一些交换目录以外的刊物,但由于对方的经费、人员等原因,大部分交换单位很难办到.国外学术机构有时也向我们索取交换目录以外的文献,这些文献一般馆内没有备存,我方也很难满足对方的要求.因此,应做好交换目录的编制,尽可能将所需文献资料纳入“目录”中.这样,既可以扩大本校所办期刊的传播面,又可以提高其在国际专业领域中的知名度与影响力,是加快期刊国际化进程的有效措施. 2.6深层次开发不够.

一方面,国际交换和赠送书刊在资料的完整性上存在着缺陷,从而影响了图书馆对文献的深层次开发,很多工作都还停留在简单的管理层面上.另一方面,由于读者缺乏对该类文献的了解,往往会忽视国际交换和赠送书刊的存在和利用,需求也就相应地减少.日积月累,图书馆和读者对国际交换和赠送书刊的开发和利用都会不断地减少.

3.提高国际交换和赠送书刊利用率的设想

根据国际交换和赠送书刊普遍存在的问题,笔者结合工作实际,提出以下几点建议,通过改变管理和怎么写作方式来提高国际交换书刊的利用率.

3.1提高认识,加大宣传.

首先,加大宣传是一个必不可少的途径.图书馆的丰富馆藏是为了最大限度地提高馆藏资料的利用率,只有被更多读者不断地利用,图书馆这个知识宝库才能得到最大限度的发挥.可以通过编制书本式目录、书刊推荐、文献排架介绍、文献利用讲座等多种方式,引导读者了解这些特色文献,熟悉这些特色文献基本的检索方法,让读者从中获得更丰富的信息.对于国际交换和赠送书刊,可以根据其特色,针对一种书刊或者是一类文献,展开书刊推荐或者文献使用介绍等辅导工作.同时要把这些工作贯穿在日常的读者导读工作中,让读者随时都能通过图书馆馆员的介绍,了解国际交换和赠送书刊.

3.2“国际交换”与外文期刊紧密结合.

在文献采集中,和交换是增加馆藏的两种手段,应该互为补充,最好每年确定交换刊物.每年订原版期刊时,要仔细分析“国际交换”情况,凡有可能通过“国际交换”得到的,就不必再.对于有稳定交换关系的外刊,可采取逐年替代的方法.这样既可以扩大采集渠道,又可以节省经费.该项工作要有专人统一负责,做好协调,避免重复.

3.3加强国外交换文献的开发利用与管理.

建立健全交换文献的验收登记、寄发和管理制度,并具体落实到人.应注意及时征求专家学者的意见建议,以保证交换文献的质量.对于交换来的与学校专业性质特点不相适宜的文献,应积极与外国单位联系开展“二次交换”,以避免文献资源的闲置浪费.同时,通过编制文献目录、题录、提要,系统内部馆际联合目录等形式,及时将交换到的文献传送给读者,使之能尽快产生“效益”.

3.4实现国际交换书刊数字化.

对交换资料进行数字化,开发相应的平台,以利于形成规模后作为我馆特色数据库,与其他院校进行资源共享.

国际图书交换工作有其自身的特点和规律,它在图书馆建设中起特殊作用.就其发展现状和理论研究来看,在我国还有待积极的开发和规范,需要进一步提高认识.对国际书刊资料交换工作的梳理与研究是图书馆理论研究中不可忽略的一个部分.