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【摘 要】本文分析了高校二级院系教学档案的内容、意义及当前教学档案管理中存在的问题,进而提出应对策略,希望能对高校二级院系教学档案管理体系的优化提供裨益.

【关 键 词 】二级院系;教学档案;管理体系;优化

院系教学档案是指作为高校二级教学单位的院系在教学、师资、质量工程、学籍管理等活动中形成的,具有一定保存价值的文字和声像资料.这些是进行教学管理和教学研究不可或缺的依据和参考,是有效开展高校教学管理工作的重要前提.规范教学档案管理,有利于高等院校建立良好的教学秩序,提高教学质量和工作效率,改善教学管理水平.

1.院系教学档案的内容

教学档案涉及范围广,种类复杂,根据各项内容的特性及应用,主要分为以下几个方面:

1.1教学文件.主要是学校教学管理文件(人才培养方案、质量工程、选课管理、专业建设和学籍学位等方面的材料).

1.2专业建设与教学改革.专业规划、专业设置结构与布局、培养方案、课程设置、教学计划、教材建设、教学方法与手段、实践教学等材料.

1.3日常教学管理材料.主要是各学期一些常规教学材料,例如学期课表及教学任务书、学期教学计划、学期听课记录、期中教学检查安排及总结、教学检查通报、毕业论文原始材料、考试安排及考场登记表、学生学籍管理的原始材料、教学进度表、教学大纲、学生的双签到、教师质量信息反馈表等材料.

1.4教学研究材料.包括教学改革项目、教学质量工程、教学团队项目、试验示范区项目等材料.

1.5获奖情况的材料.包括教师、学生的各类荣誉证书的原件或复印件,主要是各级各类表彰论文获奖以及参加各种竞赛获奖.

2.院系教学档案优化管理的意义

2.1教学档案优化管理是高校教学管理工作有效开展的基础

教学档案是高校师生在教学实践与工作中形成的真实记录,同时也是衡量教学管理工作成效高低的重要尺度.优化教学档案管理工作,进一步规范健全教学档案,有利于建立良好的教学秩序,提高教学质量和教学管理水平.

2.2教学档案优化管理是衡量高校教学管理工作水平的重要标志

教学档案是教学评估工作的基础.高校的教学管理水平如何,在评估的量化指标体系中,一个重要的考察方面就是对其教学档案材料管理水平的检查.这项工作主要是由专家对评估材料进行检查,系统地审阅学校各项工作形成的原始档案材料,并通过审阅原始档案材料,了解学校各项的工作发展过程,从而做出客观评价.由此可见院系教学档案优化管理工作在衡量高校教学管理工作的重要性.

2.3教学档案的优化管理是畅通教学运行机制的重要环节

二级院系教学档案内容覆盖面较广,涉及师生员工人数多,不严格规范管理就会导致教学工作陷入杂乱无章的无序状态.同时,教学档案中教学计划是否完善,课程安排是否合理,学籍管理是否严格,成绩管理是否准确等,都在很大程度上影响到教学质量.因此,只有使教学档案实现规范化管理,才能为提高教学质量和建立良好的教学运行机制提供有效保障.

3.院系教学档案管理存在的问题

3.1档案意识淡薄.院系对档案工作重视不够,没有认识到档案的真正价值.由于这种认识,导致有些人需要文件时乱翻乱抽,借阅、转阅从不登记,自己不妥善保管也不及时归还,相当一部分档案材料散失于个人手中;大多数教学和教辅人员由于对档案的重要性认识不足,认为只有备好课、教好书才是教师的职责,至于教学成果是否归档保存似乎与己无关;管理人员档案意识淡薄,并且缺乏必要的档案专业基础知识,致使管理人员忽视档案工作的重要性.

3.2材料收集缺乏系统性,完整性和科学性.院系没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则,没有开展相应的工作或活动,档案无法形成,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些拼凑的材料缺乏科学性.如:“多归”:导致档案不严谨,有的档案人员按经验办事,不该归的档案也归;“乱归”:导致档案不系统,一些重要文件没有正规行文,一些文件材料形成过程中还有签字“以姓代名”,时间只有月、日,没有年度的情况.“少归”:导致档案不完整,有的教学工作只是口头布置,虽然留下了文字记录,却没有留下声像、图表等材料,破坏了材料的完整性.


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3.3管理人员不足.根据相关规定,各院系必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至两名专兼职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作,而各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来或教务员兼任,兼职档案人员更换频繁.这一现象在教学档案管理中暴露出许多弊端,兼职档案员都有自己的本职工作,他们身兼数职,日常事务繁忙,加之许多教学管理人员对档案业务知识不甚熟悉,而且随着高校行政人员的精简和教学管理工作内容的增多,埋头于日常事务的他们没有更多的精力顾及档案工作.这些问题严重制约了院系教学档案的建设及管理水平提高.

4.院系教学档案规范管理的措施

4.1强化领导,健全管理制度.优化教学档案管理工作,首先要建立健全教学档案管理工作的各项规章制度.应根据国家的有关档案法规和本校、系的实际情况,制定和调整教学档案的各项管理制度.使教学档案管理全面实行“三纳入”即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;“四同步”即检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业生材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步.使教学档案原始材料在有序的过程中得以积累,从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性.建立起由分管领导院系部门专兼职档案员等为主要成员的教学档案管理网络,并由上而下建立起严密的层层监督机制,明确岗位责任制和检查评比制度.教学档案管理工作人员应督促兼职档案人员搞好平时教学文件材料的保管、立卷、归档工作. 4.2加强宣传,提高档案意识.深入细致地开展档案宣传工作,不断提高广大师生员工的档案意识,强化各教学单位和教学管理工作部门领导,使他们能充分认识到教学档案的重要性,提高人们的认识水平,增强广大教育工作者对搞好教学档案的紧迫感和自觉性,提高全员档案意识.同时使广大教师及教学管理人员清楚地认识到,在教学活动中形成的文件都是学校的宝贵财富,必须完整地归档保存.只有让广大教师充分认识到这一点,才能克服教师对档案管理工作的偏见和误解,促使他们关心和参与档案工作,主动地无保留地完成教学档案所需的教学资料的移交、归档.要把教学档案收集、整理、归档纳入有关领导和具体工作人员的工作计划和议事日程.通过日常宣传,使档案意识深入全校师生员工的心中,为优化教学档案管理工作打下良好的思想基础.

4.3注重培训,提高档案管理人员素质.教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏.高校档案管理工作人员应具有良好的思想品质、广博的知识和扎实的档案专业知识、较强的现代化管理能力、较强的计算机运用能力,院系教学档案管理人员还应了解教育学知识、熟悉教育过程和教育规律.加强对他们的培养是提高他们的工作水平、提高教学档案工作质量的关键.


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4.4促进教学档案管理的现代化.随着高等教育的快速发展,教学管理人员工作量不断增加,传统௚

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0;教学档案管理模式和手工操作方法越来越不适应,从繁杂的事务中解脱出来、运用信息技术为教学档案管理服务成为必然选择.只有科学的、规范的教学管理,才能形成完整、准确的教学档案.因此,依托计算机和网络,探索教学档案的现代化管理,通过构建网上档案服务平台,将电子档案归档,把部分纸质档案转化为数字档案信息,建成各类全文数据库和多媒体数据库.通过网络向广大师生服务,可以大大地方便师生检索和查询资料,有利于查到查全,从而更好地提高教学档案的服务水平.

5.结语

院系教学档案的管理是高等教育的重要组成部分,需要各级领导的高度重视,需要广大教师和各个部门的支持配合,需要档案管理人员认真扎实的工作.只有多方面的紧密配合,才能实现档案工作的科学化、规范化、信息化,为提高高校教学质量和管理水平而服务.

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参考文献:

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基金项目:

2011年安徽师范大学校级教研项目,2011年安徽省教育厅哲学社科项目(2011sk063).

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