物资采购质量管理

摘 要：物资采购质量控制工作作为一项系统工程,庞大而复杂,但是为了有效的提高物资采购的质量以及工作效率,文章对物资采购质量管理存在问题进行了分析,从构建采购质量管理体系及细分采购质量评价指标两方面,探讨了加强物资采购质量管理的对策.

Abstract：Asasystematicengineering,thequalitycontrolofprocurementislargeandplex.Inordertoimprovethepurchasingqualityandworkefficiency,thispaperanalyzesthequalityproblemsofmaterialprocurementmanagement,fromtwoaspectsofthepurchasequalitymanagementsystemconstructionandsubdivisionprocurementqualityevaluationindex,anddiscussesthecountermeasureorstrengtheningtheprocurementqualitymanagement.

关 键 词：采购；质量管理；对策

Keywords：procurement；qualitymanagement；countermeasures

中图分类号：F251文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）19-0019-03

0引言

在管理体系文件中,所谓采购是指在产品研制过程中设计包括器材和产品在内的物资采购以及外协过程；而所谓的物资采购质量即采购方在实施物资采购过程中体现出来的产品质量、怎么写作质量等若干方面的总和；采购质量管理作为整合采购流程以及提高采购效益的一种管理手段,是对物资采购实施的质量保证.

要想完成一项大型复杂产品的研究以及具有一定期限的批量产品的生产任务,除了不断的需要采购大量各种型号的材料、器件以及产品外,还需要对外部进行不断的大量的协作.由于高新产品的加工制造难度和复杂程度明显增大,加上我国很多科研院所尤其是竣工研究员所具有的而加工制造能力十分有限,因此,对于物资采购任务而言,想要满足新时期武器装备的发展需要尤其是满足批量生产的紧迫任务变得越来越繁重.在采购管理工作中,采购质量管理水平的高低直接影响到物料使用部门能否生产出合格的产品,最终顾客能否购写企业的产品,这是企业生死攸关的大问题.因此,为了全面提升物资采购的质量以及提高组织经济的效益,除了正确认识采购质量管理的地位以及培养现代采购质量管理理念外,还需要采取有效措施加强采购质量的全过程管理和控制,从而构建全新的采购质量管理体系.

1物资采购质量管理存在的问题

1.1采购质量管理制度不健全由于缺乏实践经验和制度研究,采购质量管理配套规章制度不健全.由于制定的采购质量管理实施细则、采购机构议事规程和操作规程以及采购人员岗位职责等配套规章制度不符合实际,从而导致采购管理和运行缺乏规范性和可操作性.

1.2物资采购评价机制不健全目前关于物资采购质量控制的理论研究和实践虽然已经具有一些成果,但是没有提出关于物资采购质量控制相关的数量分析,仍旧局限于提出问题、分析问题和说明问题的解决思路上,从而导致定性的分析结果不能够体现研究问题的精确性.此外,在采购质量控制相关指标量化取得的成果由于没有建立完善的指标,从而无法得出准确的结果.因此,本文为了实现对物资采购的有效控制,在结合物资采购实际工作的基础上组织并建立了一套完整的物资采购综合评价指标体系.

2加强物资采购质量管理的对策

2.1建立物资采购全面质量管理保证体系采购质量管理控制主要致力于使采购产品满足质量的要求.采购质量管理控制作为质量管理的一个重要组成部分,随着企业越来越重视整合和发挥核心能力,已经成为提升企业和新能量以及挖掘利润增长点的关键.目前,我国在采购质量控制的实践中对于采购质量控制流程、技术以及活动的系统性应用还比较薄弱,造成这种现象的主要原因是由于在研究过程中不仅能够针对企业的采购管理将全面质量管理涉及的质量控制技术和采购质量控制活动结合起来,也不能将ISO9000族标准的要求和采购闭环质量控制进行紧密的结合.因此,将采购的控制过程按照供应链管理和PDCA循环原理划分为四个阶段：

2.1.1事前预防――采购策划阶段制定采购过程的质量控制文件、供应商的选择策划、对供应商的资格进行评定以及对供应商进行综合评价是此阶段质量控制的重点.

2.1.1.1采购需求分析首先,企业应当根据产品形成过程拥有的核心能力以及资源缺口情况分析采购需求.同时,为了保证采购过程的可行性和稳定性,根据研发和生产需要以及在对所需外购物资状况进行全面了解的基础上对采购需求予以确定,当然对采购产品的技术和市场因素进行充分论证也是十分必要的.其次,为了保证整个采购活动能够有效地执行,必须对采购管理的流程和规范予以明确,这就需要企业不断的完善采购质量控制职能的人员、机构以及信息和设备等软硬件等资源.

2.1.1.2采购重要性分级我们在对采购进行重要性分级的时候最常采用的是ABC分类法,此类划分方法主要是依据产品质量特性、采购或项目对企业产品实现过程以及经营业务的影响程度进行的,即采购项目根据产品质量和经营业绩对其影响程度分为三类：关键类、重要类和一般类.

2.1.1.3制定采购质量控制文件首先,除了对规定选择、评价以及重新评价供应商的准则、内容和程序予以明确外,还需要明确企业相关部门的质量控制和协调的职责；其次,为了确保供应商能够完全理解这些要求,不仅要对采购项目的技术要求、监视和测量规程和适用范围进行规定外,还要求采购部门及时与供应商进行有效的沟通；最后,根据正式批准的采购文件协调采购过程从而确保采购文件的准确性和完整性.2.1.1.4供应商选择与管理策划供应商在选择管理策略的时候会根据企业所处的环境不同而做出不同的选择,因此,根据企业的发展战略和核心竞争力情况,企业成立了供应商评价小组对供应商进行了分类,从而不仅确保提出的供应商选择策略适应企业或行业的发展,同时还能够制定相应的实施步骤和规则.

2.1.1.5供应商资格评定主要包括四种方法：①为了评定供应商的质量保证能力,现场审核其质量管理体系；②对产品样品进行监视、测量和试验；③与其他用户的使用经验性比,对供应商产品的质量状况和信誉等进行调查后评定其顾客满意度；④与以往类似产品的交货质量情况以及交付后提供相关怎么写作和技术支持能力进行对比.

2.1.2动态控制――采购质量管理实施阶段确定供应商、合同评审以及对制造过程的质量监控和协调是本阶段控制的重点.

2.1.2.1确定采购计划在确定采购计划的时候,除了确定所需采购的物资、设备清单以及购写顺序外,还要提供具体的采购时间表和各阶段的采购费用控制方案.为了形成明确的采购计划,可以采用关键路线法、网络分析法以及计划评审法或甘特图法对采购进度计划进行综合平衡.

2.1.2.2确定供应商企业根据采购计划首先应当在合格的供应商中针对每个采购项目筛选三家作为候选,不仅要向供应商询价,还要求供应商提供采购产品项目形成过程的流程图；然后组织相关部门对询价结构进行综合比较后最终确定供应商.

2.1.2.3合同洽谈在确定供应商的基础上进行合同洽谈以及双方认可和确认.在合同中不仅要明确供需双方的权利和责任,还应当将质量的要求作为洽谈的重点.包括：产品的标识、监视和测量记录以及可追溯性的要求；实施外部设计审核；对关键岗位人员资格的要求；质量保证协议；实施第二方质量管理体系审核；关于包装运输以及发货和交货方式的要求；不合格品控制和处理以及解决争端的规定等.

2.1.2.4合同评审按照规定的程序,在正式签订合同之前都要对合同进行评审从而确保采购合同完整、准确、详细.除了质量、设计、工艺以及监视和测量等有关部门对合同中的技术协议、验收协议和质量保证协议进行适用性以及内容正确合理性审查外,还应当对合同中引用或借鉴的法律法规和标准等予以评审,此外,还要求确定合同的条款是否符合法律法规的规定以及双方的权利义务是否明确等.将评审通过的合同移交合同批准人审批后准备签约；否则,将继续围绕合同的内容进行洽谈.最后,如果现场的供应商不能够很好地满足质量要求的时候需要重新确定供应商.

2.1.2.5合同签约与变更评审经过企业主观领导审批的采购合同可以委托相关部门与供应商签约,从而形成正式生效的采购合同.对于签订的合同如有变更需要进行协商解决,除了合同变更手续外还要对变更结果进行评审.

2.1.2.6制造过程监督企业为了保证采购和外包过程质量控制的完整性,应当按照合同的要求,在合同生效后规定的时间内与供应商进行沟通,同时组织相关人员对合同的执行情况予以监督,一旦发现问题及时与供应商进行权益交涉.为了在采购项目的形成过程中更好地改进实施质量,不仅要对质量控制进行监控,还要从管理和技术上进行协调和帮助.

2.1.3事后改进――采购质量管理检查阶段进货监视和测量作为此阶段质量控制的重点,为了验证产品能否满足要求,企业应当按照交付计划对采购的产品进行监视和测量.首先,随着提交产品,供应商必须提供合格证、技术说明书以及质量检验证明等质量记录；其次,运用技术标准和规范确定进货监视和测量的范围,然后对于产品根据其重要程序、可行性以及供应商的质量保证能力选择抽样检验或全检.

2.1.4供应商动态管理质量控制经常性评价和对供应商实行动态管理是本阶段的重点.

2.1.4.1保留与采购有关的质量记录针对合格供应商目录、供应商基本情况调查结果和认证资料、供应商综合能力评价结果以及生产条件重大变更记录、首批样品质量检测报告、过程监督结果和进货检验记录、重要质量问题记录等相关质量记录,企业除了予以保留外,还应当将其存入相应的供应商档案中.此外,还应当保存好各批产品的识别记录,为了在出现质量争端时予以追溯,应当根据具体情况明确规定保存期限和借用手续.

2.1.4.2经常性评价对供应商进行经常性评价主要包括两方面,即质量管理体系评价和产品质量评价.为了保证供应商的质量管理体系具有适宜性和有效性,企业应当定期审核供应商的质量管理体系.在评价供应商质量管理体系的运行结果时,可以通过建立基于固有质量满足能力、交付准确即时性和怎么写作准确即时性等方面评价指标的满意度评价模型.

2.1.4.3供应商动态管理在经常性评价的基础上,企业为了确定供应商在供应链关系中的层次级别,应当根据供应商绩效和采购项目的重要性定期对所有供应商进行动态分级管理.同时,在合格的的供应商名单中,对同类供应商进行优先级主次排序,应当重新对采购质量下降、信息反馈后纠正措施不力以及质量改进效果不明显的供应商进行资格评定.此外,对于发生较大质量问题或违反合同规定的供应商,应当采取书面形式通知处置结果.

2.2建立物资采购综合评价指标体系此体系不仅是综合评价物资采购工作的依据和标准,更是综合反映各种质量属性的指标集.为了使建立的系统具有更好的扩展性和可修改性,可以进一步优化根据非序列多层次目标的准则建立的采购综合评价指标体系结构,对于评价体系,根据评价的需要可以修改、添加以及补充相应的指标.物资采购综合评价指标体系根据采购要素和控制要点可以划分为以下三方面内容：

2.2.1产品质量指标通过审查供应商的资质能够获取这类指标的相关数据,其主要包括物资的技术性能、水平、质量保证以及社会效用四方面.此外,对于该指标的考察主要从所购物资产品的性价和效用角度进行的.

①技术性能.此指标作为产品质量指标的基础,能够直接影响用户的满意度.②水平.水平作为物资采购部门进行市场调查的重要内容之一,对于制定物资采购决策具有重要的参考价值.③质量保证.在采购过程中,主要对供应商的生产许可证、产品质量合格证以及相关的质量认证材料进行审核.④社会效用.采购物资对用户单位、物资投入的工作环境和社会环境等产生的效用水平即物资的社会效用.它是采购部门长远发展以及提高部门信誉度和核心竞争力的重要内容.

2.2.2采购质量指标该指标可以通过采购资金的运行状况和采购绩效的相关数据获得,此指标作为采购质量的效能指标,主要从宏观上考察了物资采购的适时性、集约性、统筹性以及采购实践的创新性.

①采购行为对物资流动产生的时间效应即为适时性,为了有效的提高采购适时性的核心内容,应当适时把握采购的时机.②对于集中对物资进行采购所获得的批量经济效益即为集约性.③在采购工作中,关于组织计划、协调以及控制等职能运行的整体效率即为统筹性.目前,整合采购工作流程已经成为提高采购统筹性的关键.④采购的创新性主要表现为采购工作经验的升华以及采购流程的再造,它已经成为促进采购工作发展的源泉和动力.

2.2.3项目管理指标以项目管理为基础划分该类指标,通过考察采购工作的各个阶段来对采购项目管理中包括的编制采购文件、抽检物资以及供应商的履约情况等控制窑顶进行评价.从采购实施过程和对供应商管理中能够获取该类指标的相关数据.

3结束语

物资采购质量控制工作作为一项庞大的系统工程,建立完善的采购质量控制体系以及物资采购综合评价体系,不仅可以科学化、规范化采购工作以及对采购资源和采购流程做出进一步整合,还能够提高采购的质量和效率.