英语商务信函应遵循的写作原则

[摘 要]随着全球经济一体化进程的迅猛发展,世界范围内的经济交流与合作在不断加强,商务信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段.我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实力.通过商务信函人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等.商务信函撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响.

[关 键 词]商务信函；写作；原则

【中图分类号】H05【文献标识码】A【文章编号】1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪,中国与世界各国的交往日益频繁,国际贸易事业发展迅猛.但随着科学技术的发展,国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函.因而,英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介.英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介,它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往.实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,可能是一种产品、一项怎么写作、一项专利、一个观念,甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等.

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中,礼貌都发挥着重大的调节作用.它是有效的自我推荐名片,有助于老关系的加强和新关系的建立.礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情,诚挚的感谢,真诚的礼貌,体贴的理解和由衷的尊重.

商业信件要简洁明了,既要注意信件的措词得体,又要符合商业信件礼貌周到的原则.写信时要注意礼节,不要盛气凌人,避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻.写信过程中除了多使用诸如please；yourkindinquiry；Iwouldappreciateitifyouwould等短语外,还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语,如：yourneglectfulattitude；impatience；wedenyyourclaim等；避免使用含有性别歧视的词语,如businesan；chairman等.

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面,更重要的是书信的内容要叙述正确,写卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围.一封表达准确的商务信函,不仅能够促使商务活动的有效进行,还能够避免不必要的纠纷.

三、完整原则（pleteness）

商务信函的内容力求完整,需回答来信所提出的所有问题和要求,或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how）.在书写商务信函时,应该对信函的内容做到心中有数,避免一件事分多次书信传递给对方.一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果,不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象.

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义,造成贸易损失,甚至会引发诉讼纠纷.清楚表达应注意选择正确、简练的词,避免使用一些含糊不清、模棱两可的词,条理清晰,表达准确.一般地,商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解.

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整,语言简单而不失清楚,用最少的语言表达最为丰富的内容.简洁被视为商务信函写信的第一要义.故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话,采用简洁、直接的句式进行写作,简明扼要,精炼丰富,长话短说,避免罗嗦,用尽可能少的简单的文字,完整清楚地表达需要表达的意思.

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体,明确,而不能含糊,抽象,笼统.尤其像报盘,询问贸易条款这类需要具体答复的信函,就更加强调写作时的具体.这样会使所表达的内容准确而又生动,使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程.例如,商品的某些质量和特征要用准确的数字,避免使用“长”,“短”,“好”这样的词语.时间用年月日标明,必要时甚至要注明小时,分钟,避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语.

七、体贴原则（consideration）

体贴原则强调对方的情况而非我方情况,要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度.当撰写商务英语文书时,要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望,要求,兴趣和困难,充分理解对方的心情、处境,寻找一种最好的方式将信息传递给对方.

八、结论

商务信函是写卖双方索取、传递信息,处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式,同时也体现着一个公司或机构的商务形象.商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用,它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息,节约双方的时间,从而实现商务活动的便捷与高效.因此,商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求.在日常的商务活动中,撰写商务信函时,应遵循商务信函写作的基本原则,有效传递信息,从而使商务信函更有利于双方的沟通合作.