OA办公自动化系统的可行性应用

摘 要：随着我国科学技术水平的提高,我国的办公系统朝自动化方向发展.办公的自动化有利于提高我国事业单位的工作效率.因此,让办公实现自动化的过程相当于一场技术的变革,牵涉到了不同岗位的工作人员,还会遇到不同的困难.本文通过对OA办公自动化系统的可行性进行研究,分析了OA办公自动化系统在企业单位中应用的可行性.

关 键 词：OA办公自动化；系统；可行性；应用分析

中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1674-7712（2013）08-0000-01

随着社会经济水平的不断提高,我国企业之间的市场竞争力日益激烈,大部分企业为了能够在市场竞争中处于有利地位,通常情况下,一方面采用扩大市场经营规模、研究新技术以及开发新产品等方法来提高企业市场竞争力；另一方面通过制写作度来加强企业内部管理、降低生产成本以及提高员工工作效率等途径来提高企业的市场竞争力.OA办公自动化系统以方便快捷、高效等优点被广泛的应用在现代企业中,并逐渐成为企业未来发展的趋势.因此,建立OA办公自动化系统是当前企业改革的首要任务.

一、OA办公自动化系统的概念分析

随着21世纪信息化时代的到来,能否掌握了解信息、运用知识,在信息时代的背景下,是决定一个国家、一个社会、一个企业或者一个人是否成功的关键性因素.

(一)OA办公自动化系统的定义

所谓OA,指的是OfficeAutomation,全称办公自动化系统.指的是一种集计算机技术、计算机通信技术、行为科学以及系统科学于一体的系统,将以往的数据处理技术中不能解决的信息难点加以解决,比如对一些数量庞大、结构不明确、非数据信息型以及不易处理等问题.该系统诞生于上个世纪70年代,是一门综合性很强的技术.

(二)OA办公自动化系统的主要功能

OA办公自动化的功能主要是通过利用电子信息技术等手段,从而提高企业办公的工作效率,使办公朝无纸化、自动化的进程推进.在办公应用的改革过程中,电脑和打印机设备是其的第一次改革,那么现在的OA办公自动化的诞生则能表明是其第二次改革的标志.其是一个将办公用品和工具经过整合后,使其代替以往的办公平台.在OA的办公自动化系统中,其常见的功能主要包括了企业档案的管理、文字的处理、行政办公以及资源共享等功能.以下是对其中几个主要功能进行的详细介绍：

1.企业档案管理.在企业进行档案管理的过程中,又包含了四个方面的内容,人事档案管理、档案的归档管理、个人文件柜管理以及会议管理等,人事档案管理指的是有相关权限的人对于企业职工的、薪资等人事方面的档案进行查阅；档案的归档管理指的是对已经归档的内部信息资料进行查阅、查询、下载以及销毁等工作；个人文件柜指的是可以对文件进行个人资料、未办结文件的存档功能.会议管理指的是对企业的会议记录用档案进行管理.

2.文字的处理.文字处理包括了公文拟稿、公文收发和阅办等两个方面的内容.公文拟稿指的是通过运用办公软件的在线套用模板来对各种公文进行起草编写；公文的收发、阅办指的是通过利用电子文稿或者纸质文稿来实现登记、签批、扫描、传阅、归档、查询、统计以及监控等功能.

3.行政办公.企业的行政办公包括了各类申请、财务资产管理、考勤管理以及车辆管理等内容.其中各类申请包括了请检测、出差等申请的审批工作；财务资产的管理指的是请款报告、财务在线计算、在线做账以及对固定资产进行登记、统计等功能.

4.资源共享.资源共享包括了客户资源的共享、市场资源的共享以及渠道资源的共享等三个方面.客户资源的共享指的是相关部门和团队之间对客户信息资源的共享,避免由于重复维护客户信息资源而增加成本；市场资源的共享指的是针对品牌形象在宣传方面的媒体、平台、创意以及物料等资源实现共享,合理提高资源的利用率；渠道资源的共享,指的是在允许的范围内,实现渠道资源的共享.

二、OA办公自动化系统的可行性应用

对OA的办公自动化系统进行应用,具有以下几个方面的可行性意义：

OA办公自动化系统中,涵盖了各式各样公文类型模板,在制作常规性的公文时,可以对其中的模板进行直接套用,然后加以修改就可以成为文稿,并且在对公文进行签发、审批、传阅时,可以直接运用计算机进行操作,能够有效的避免出现以往纸质文件丢失、耗时等问题.另外,使用OA系统还可以简便工作流程、使流程能够清楚直观的展现在人们面前,让办公人员能够清晰明了的发现工作流程中的死角和不足之处,并且在语言文字方面的强大功能,极大地提高了办公的时效性、准确性.

通过对计算机通讯技术的运用,很大程度的减少了人力资源、财力资源以及时间资源.在行政办公中,不仅减少了纸张、材料的费用,减少了开支,而且提高了办公效率.另外,OA的办公自动化具有的扩张性功能,通过将特殊性质的工作相结合.比如将企业的财务人员工作与OA办公自动化系统相互结合,能够实现在线做账、转账汇款以及自动生成表格等功能.从而最大程度的节约各种资源的利用,提高资源利用率,从而控制资源的成本.

(三)有利于加强对信息资源的整合

OA办公自动化系统的数据采集和信息整合功能可以实现对业绩、薪资、人力以及考勤等数据信息进行汇总计算,并经过分科目统计后,做成直观性强的图表,让企业管理人员对其进行研究分析,用具体详细的数据信息来体现企业的成本开支、利用率、市场占有率以及利润率等指标,有利于企业的管理决策人员对企业内部的经营情况有非常清楚的了解,还有利于为其进行制度的改革、调整业务发展方向等方面提供信息资料.

三、结束语

总而言之,通过对OA办公自动化系统的可行性应用分析,可以了解到,OA办公自动化系统对于全面改善企业内部经营的管理工作、实现企业管理的现代化、人性化和科学化、提高企业工作人员的办公效率以及降低企业生产经营成本等方面有十分积极的作用.