精细化管理在高职院校招生工作中的应用

【摘 要】针对高职院校招生工作管理中存在的各种问题,精细化管理作为先进的管理手段应该引入到高职院校招生工作中来,以通过实施精细化管理来实现高职院校招生工作的规范化、精细化、高效化.首先阐述了高职院校招生工作精细化管理的内涵,其次分析了目前高职招生工作管理中存在的问题,最后结合实际招生工作提出了实施精细化管理的三项措施.

【关 键 词】精细化管理；招生管理；高职院校

【中图分类号】G64【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309（2013）04-0009-2.5

随着高考生源竞争的加剧,高职院校越来越重视招生工作,怎样把招生工作做精做细、确保完成招生任务,成为学校领导和招生部门亟需面对和解决的问题.一些学校不断加大对招生工作人力、物力和财力的投入,但效果并不明显.究其原因,很多还在管理上,很多院校招生工作还是粗放式、习惯性的管理方法,已经不能适应现代不断变化的高考招生录取形势.网络技术和信息技术的快速发展,改变了我国高考的判卷方式、志愿填报方式、投档方式和招生宣传方式.“精细化管理时代已经到来”,这一理念已经日益深入人心,成为组织、参与任何管理工作乃至日常工作生活中人们的共识.通过实施精细化管理,明确了招生人员之间的职责分工,增强了怎么写作意识,提高了学校招生宣传的效率,提升了计划编制的针对性,对高职院校完成招生任务具有重要的实践意义.

一、精细化管理在高职院校招生管理工作中的内涵

精细化管理是源于发达国家的一种管理理念.第二次世界大战以后,日本丰田公司创新思维方式,从企业每个产品,每个批量做起,通过杜绝浪费、提高生产效率为核心的精益生产方式,由一个很小的公司一跃成为汽车业里的佼佼者,创造了世界汽车史上的奇迹.其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产中的每道工序和每个环节,从而以最小的投入创造出最大的价值.精细化管理作为一种管理理念和管理技术,通过日常管理工作的系统化、程序化、标准化和细化为手段,使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行.它也是落实管理责任,将管理责任具体化、明确化,要求每一个管理者都要到位、尽职,是将常规管理引向深入的一种管理模式.

精细化管理就是对工作中的细节、过程、落实、质量和效果的管理,是具体到对每一件事,每一个细节上的精益求精.高职院校的招生工作对学生个人来讲,事关学生前途和一生的发展方向问题,对学校来讲事关学校长远可持续发展的问题,从本质上就要求招生工作是公平、严肃、细致、政策性很强的工作,这就要求招生工作人员都要把本职工作做到位,对工作负责、对岗位负责,人人都管理、处处有管理、事事见管理.

高职院校招生工作精细化管理的内涵应包含四层含义：一是“精”,即招生工作要突出重点,明确主要任务.各项工作要根据实际确定每个时期的工作重点（如计划编制、招生宣传、网上录取,迎接新生）,只有这样才能把握住工作的方向.二是“细”,即招生工作的各个环节都要求细致,同时应具备一套完整而又详尽的工作机制,才能做到事事有章可循.重点强调把制度落实到位并内化为自觉行动,使招办工作人员能够真心地为每一位考生或家长怎么写作.“细”的另一方面含义是要“小”.从小处着眼,从细节抓起,只有树立“招生工作无小事,录取工作无小节”的工作敏锐性,才能从实处落实精细化管理.三是“省”,即精打细算,一方面要对招生经费精打细算,特别是招生宣传费,要用在最有宣传效果的媒体渠道上,提高效率,另一方面是对招生资料投放要“省”,要首先精选投放对象,不要盲目投放,有的招生咨询现场被遗弃的招生简章成堆,浪费严重.四是“全”,即考虑问题要“周全”,招生工作非常繁琐,每一项工作都要考虑周全,否则就会出现纰漏.如迎接新生涉及到学校个部门,每个部门的具体职责不同,每项具体工作的负责人,应急方案的处理等等,都要求工作安排要周全,做到万无一失.

二、高职院校招生管理工作的现状及存在的问题

最近几年高考生源持续减少,高职院校的招生竞争越来越激烈,因此招生工作任务重、压力大、头绪多,引入精细化管理可以使招生各项工作制度化、规范化.只有通过明确的工作职责、细化责任,才能确保不缺位、不漏项.精心谋划、精打细算才能降低招生成本,避免损失和浪费.建立有效的激励机制,调动各方面的积极性,提高工作效率.然而,现在很多高职院校招生工作还不能很好的适应现代招生形势的要求,还存在着一些亟待解决的问题.

工作职责模糊,责任不明确.招生工作千头万绪,有些高职院校对招生工作安排职责不清,责任不明确.一个高职院校通常配备三到六名工作人员,甚至更多,由于各种各样的原因,很多工作分工并不明确,一些繁重的、容易出错的工作没人愿意承担,常常出现扯皮的现象,从而导致工作效率低下,甚至耽搁工作的想象.出现这种情况的主要原因是招生办领导对员工的职责安排不明确,工作安排不到位,员工对于自己该做什么不该做什么没有一个明确的划分和界定.这就为互相推卸责任,敷衍而过留下了机会,员工的责任心也就无从谈起,招生人员责任不明确,工作落实不到位,这也是责任心缺乏的一种表现.

怎么写作意识差.招生工作就是为考生和家长怎么写作的工作,但一些招生工作人员不能摆正自己的位置,怎么写作意识差,官僚主义严重.一些招生工作人员,对待考生和家长不热情,对待家长的咨询敷衍了事,能少说就少说,能推就推.形成这种情况有以下几个原因,一是高职院校是事业编制,缺乏考核机制和激励机制,员工工作积极性不高.二是长期以来上学都是考生和家长有求于学校,对招生工作人员更是小心翼翼,招生人员慢慢养成了官僚主义作风.三是领导缺乏对员工的控制力和影响力,缺乏对员工的管理和怎么写作意识教育.

思想陈旧,观念落后.我国高考志愿填报方式、投档方式和录取退档方式不断改革和创新,而一些招生工作人员并不能及时的了解政策和变化,仍然用老经验、老习惯开展工作.主要表现为：对各省高考志愿填报方式、程序和填报时间不甚了解,对考生的咨询指导性不强；对各省的投档方式不清楚,对于那个省是平行志愿,那个省事顺序志愿分不清楚,对平行志愿怎么个平行法解释不清；对计划编制时各省的要求和规定不清楚.因此一些招生人员工作方法简单粗暴,观念陈旧,思想僵化,仅凭老经验工作.三、招生工作实施精细化管理的基本措施

对招生工作实施精细化管理,是完成学校招生任务的重要保证.招生工作的精细化管理体现在计划编制、招生宣传、网上录取和迎接新生等方面.明确工作职责是实施精细化管理的基础,强化怎么写作意识是精细化管理实施的保障.建全严格的考核制度和有效的激励机制是精细化管理产生实效的关键.

精细化管理在招生工作中的体现.计划编制工作精细化管理,计划编制工作是招生部门最重要的工作之一,计划编制是否合理直接关系到学校招生任务的完成情况.计划编制工作的精细化主要体现在以下几个方面：一是对各省招生人数的合理分配,这要考虑到每个省的生源变化情况,学校在某个省的历年招生情况、报到情况；学校在某个省的生源基础情况；学校总体生源数量；教育主管部门和国家计划指导意见和政策.二是对各省招生专业的安排,要考虑各省考生对专业的偏好和认同情况,各省的产业优势和工业发展,学校专业发展规划.三是招生计划在各专业中的分配,既要考虑学校总体专业建设规划要求,也要考虑考生填报意向和考生填报志愿心理因素分析.比如一个专业在一个省安排1个招生计划和安排6个招生计划,对学生的报考心理产生不同的影响.四是对学校每种招生类型的专业设置科类、批次、学费和学制等要求,同时注意各省市对专业科类和批次的具体分类.这些都是要求招生人员工作要细致,精益求精.

网上录取工作精细化管理.网上录取是社会敏感度非常高的工作,在公平、公正和公开的原则下,不能出现半点纰漏,必须实施精细化管理,才能确保招生工作的顺利完成.网上录取工作的精细化管理主要体现在以下几个方面：一是录取之前的准备工作要精细化,要考虑周全,准备录取时的用电保障、网络调试、计算机调试、录取秘钥、录取软件安装、打印机、传真机和机的链接、通知书和信封及相关物品的准备.二是录取和录取文件的收集和整理要精细化,要随时统计收到的录取文件,及时从网上和同房安全辅助工具下载录取,收集各省录取文件和联系.三是录取考生做到精细化,指定每人负责录取的省份,对录取比例的报送,阅读考生档案,按招生章程分配专业,上传和下载考生档案.下载考生档案注意不要遗漏,特别是征询志愿的考生投档容易遗漏.四是通知书和信封的打印要精细化管理,通知书制作不能出现任何错字和漏字,通知书的封装要细致认真,确保通知书、、卡、报到须知一致,不能出现张冠李戴的情况.五是录取信息公布要精细化,及时公布各省各类型考生的录取信息,谁负责公布,什么时候公布要明确下来.六是退档工作要精细化,对于退档的考生要有原始凭证和合理的退档理由,实行退档领导审批制度.

招生宣传工作精细化管理.招生宣传在招生工作中是花费人力物力最多的工作,对其实施精细化管理尤为重要,能起到事半功倍的效果.招生工作的精细化管理主要体现在以下几个方面：一是确定招生宣传的渠道和方式,要对各种宣传媒体和渠道进行效果评价和性价比评价,重视通过各省媒体的进行宣传,重视利用网络的宣传方式,注重利用现代化的宣传工具,如群、微博和微信等.二是对宣传资料制作和图文材料进行精细化管理,如招生简章制作的纸张的选择、风格的选择、文字材料的选择要体现学校的优势和考生关心的问题.三是对宣传工作人员进行精细化管理,对宣传工作人员进行相关培训,熟悉学校情况,对考生关心的问题有思想准备,对宣传效果进行跟踪,建立与宣传效果挂钩的激励机制.

迎接新生工作精细化管理.迎接新生涉及到学校多个部门,是一个系统工程,更应该实施精细化管理,使各部门相互协调,相互沟通.组织迎接新生工作往往可以体现出一个学校的管理水平.迎接新生的精细化管理主要体现在以下几个方面：一是合理科学设计新生报到流程,应设计以学生为中心的迎新工作流程,尽量简化手续,减少考生和家长的等待时间.二是要形成处处有人负责,事事有人管理的局面,每个环节都要落实责任人,每个具体工作都要安排专门的工作人员,规定工作人员的值班时间.三是设立一个综合协调小组,每个考生有任何问题、困难和不满都可以及时与综合协调小组联系,及时化解困难和矛盾.四是对接待家长也实行精细化管理,要安排专人负责家长的住宿、饮食和休息.

明确工作职责,增强怎么写作意识.招生部门对招生中的各项工作按照计划编制、招生宣传、网上录取和迎接新生四个大类进行细分,每类工作再进行具体细分,直到分解成能够由一人单独完成的工作为止,然后指定出招生工作明细表,把每一项工作具体落实到每个人,指定每项工作的第一责任人和第二责任人,当第一责任人不能完成工作或不在时,第二责任人负责完成该工作.对工作中出现的临时性的工作,按照工作性质相近的原则,指定负责人.这样每个人对招生程序化和非程序化的工作都有明确的职责认知,便于工作的落实.对招生人员进行怎么写作意识教育,树立考生和家长是上帝的怎么写作意识,开展怎么写作争先创优比赛,完善考生和家长投诉渠道,对招生人员进行定期和不定期的怎么写作质量检查,通过物质和精神激励相结合的方法,督促招生人员提供怎么写作意识.

建立健全严格的考核制度和有效的激励机制.高职院校只有建立严格公平的考核制度和有效的激励机制,才能保证精细化管理落实到位.考核制度是激励机制实施的基础,激励机制是考核制度实施的目的.学校要对招生部门建立严格的考核制度,对招生部门的各项工作制定可量化的指标和不可量化的指标,根据这些指标定期对招生工作进行考核,如计划完成率、生均成绩、报到率、工作失误率、家长投诉率,计划增长率等.对招生人员进行咨询满意度调查,考生和家长投诉率统计,对招生人员应该实行省份包干制,考核每人各省志愿填报率和考生报到率.

在严格的考核制度的基础上,实施有效的激励机制.根据马斯洛的需求层次论,激励方式应综合采用发放奖金、职务升迁、培训深造、职称评定和精神激励等多种方式.对年轻工作人员要注重自我实现的需要,为其创造机会,委以更具有挑战性的工作和任务,让年轻人看到升迁的希望.根据亚当斯公平激励理论,要注意激励的公平性,要完全根据贡献和工作的任务量来分配激励标的物,做到基本公平,只有这样才会调动每个人的工作积极性和创造性.根据弗洛姆的期望理论,要根据往年实际情况,制定考核目标,既要注重效价（达成目标后对于满足个人的需要的价值的大小）也要设计好期望值（根据以往的经验进行判断能导致该结果的概率）.另一方面,要设计有奖有罚的激励制定,制定出绩效与薪金挂钩的机制,达到充分运用正强化和负强化的激励理论.＼

【参考文献】

[1]张凯,于喜海.浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J].中国电力教育,2013.

[2]刘育峰.精细化管理在高职院校教学管理中的应用[J].教育探索,2010.

【作者简介】侯宪君（1977-）：男,天津财经大学研究生,天津工程职业技术学院招生主管、讲师,研究方向：职业教育管理.