轨道车辆项目投标文件编制应注意的问题

【摘　要】本文从招标文件的研究,确定投标产品等编写投标文件的准备工作入手,研究并总结了投标文件的编制过程中应注意的问题,为投标文件的编制工作提供依据和参考.

【关 键 词】投标文件招标文件评标响应

投标文件是描述投标人的产品、公司生产能力、投标报价竞争力及投标人对招标文件响应程度的重要文件,也是评标委员会评价投标人的主要依据.投标人在产品、怎么写作和实力能够满足招标文件要求的前提下,编制出高水平的投标文件,决定着投标活动的成败.

1.深入研究招标文件

投标人依据招标文件规定编制投标文件,因此投标人应该深入研究招标文件的各项条件.如对采购车辆的基本技术要求、交货期、付款、废标条款等一些关键性信息进行揣摩,比较与以往项目的异同之处.

在研究招标文件时应注意以下几点：

1.1关于招标程序方面：

1.1.1投标截止日期、时间.

1.1.2开标时间、地点.注意是否与投标截止时间相同.

1.1.3评标办法.主要关注评标办法里的商务和技术评审标准、计算公式以及废标条款.

1.1.4对投标人资格审查的要求.包括投标人提供的资格证明文件；有没有对生产、销售经验以及年产量等业绩有要求；需要提供哪些认证及资格证明文件；对投标形式,如联合体投标及分包有没有特别的要求和限制等.

1.2关于招标车辆

1.2.1车辆的主要技术指标及一般技术指标

1.2.2车辆的附件、工具、备品备件、易损易耗件

1.3关于合同条款

1.3.1交货期.交货分为几个批次,每个批次的交货数量和交货时间.交货期内是否有其它正在执行的项目与此项目交货冲突.

1.3.2运输和保险条款.对于运输,有无特殊要求.是陆路运输,海运,还是航空运输.有无和大铁路连接的铁路线可以直接运输到交货地点.

1.3.3支付条款.支付批次、支付比例、以及支付里程碑.

1.4投标文件

1.4.1对投标文件组成的要求.按照投标文件格式要求对投标文件进行编排和编写.如果一些你认为必要的或者能够表现出本公司的优势但是招标文件里没有规定的内容,也可以加进投标文件.

1.4.2对投标文件的装订、分册等要求.

2.确定投标产品

招标文件的技术规格文件中详细说明了招标采购设备的名称、规格、数量、工具、安装、培训等诸项要求.投标人应该选择各项技术指标全面满足招标文件技术规格要求的投标设备.

对规定的主要技术指标偏离,属于实质性偏离,其投标将被拒绝.注意在确定产品时,一定要符合主要技术指标.

3.确定投标报价

投标人根据招标文件的要求在确定投标产品之后,应研究确定投标报价,投标报价包括成本和利润.投标产品的成本除了包括设备、备品备件、工具成本外,还应考虑招标文件规定的合同条款和条件下相关的费用开支.

合同条款下交货条件、付款条件、运输、保险以及质量保证条款等都直接影响投标成本,这些都是投标报价必须考虑的因素.

如今的项目评标,不是投标越低,中标几率越高,因此在投标报价确定之前,应根据可能参加投标的竞争对手的数量及特点以及以往类似项目投标各个企业的投标等数据和资料,最终确定合理适中的投标报价.

4.投标文件的编制

在仔细研究招标文件并确定投标产品后,即可开始投标文件的编制工作.编制的投标文件绝大部分格式和内容已由招标文件提供.

对于技术规格建议和偏差,投标人在编制技术规格响应说明时应依据招标方提出的技术规格要求一一作答.

下面重点介绍通常的轨道车辆项目投标文件中需要填写的几个常见文件并简要说明其中应注意的一些问题.

（1）投标书

招标机构、项目名称、招标编号等填写不得有误并应保持前后一致,任何错误都有可能导致投标无效.

（2）开标一览表

投标人在开标一览表及投标报价表内所填报的投标总价应一致.

（3）投标报价表

投标人应按照投标报价表的各分项填写分项表,注意按照每个分项表下方注释中的要求进行填写.

（4）投标人的资格证明文件

资格证明文件一般都会在招标文件的投标人格式中给出样式.对于一些招标文件中并没有明确规定投标人提供,但是投标人提供后能够充分证明或展示自己在某方面的实力的资料,投标人可以自行编排加在投标文件中.这样可以充分证明企业的实力的同时又给人以深刻的印象.

关键系统供应商提供的文件必须经授权人签字盖章,投标人还可以要求其供应商提供一些能够证明其生产能力的其它文件,比如营业执照、供货保障协议、原产地证明函等.

（5）投标保证金保函

投标保证金保函一般要求单独封装.投标保证金的金额应符合招标文件要求,有效期应多于投标有效期30天.

（6）商务条款偏差

商务条款偏差涉及的内容包括报价、备件、维修怎么写作、交货、付款以及投标保证金等.有些偏差是实质性偏离,其投标将会被拒绝.所以投标人在编写投标文件时要根据之前所设定的投标方案,结合成本、以往产品及项目经历、本公司实际情况以及招标文件规定,编写出适当的商务条款偏差表.注意要尽量满足评标办法中商务得分项的要求.

（7）技术规格建议和偏差

技术规格建议和偏差是全面说明投标货物性能和指标的文件.注意不允许照抄招标文件的技术规格,评标时如果发现这种情况其投标将被拒绝.

一般在技术规格建议和偏差后还附上技术简要说明一览表、技术条件偏离表、技术文件和图纸响应表等,要注意参考评标办法中的废标条款及技术要求的得分项,应尽量满足得分项,如果实在不能满足,则可以用委婉的语气或者提供投标人认为更好或更合理的技术要求并陈述其优势.

（8）其它文件

投标文件中还包括一些其它文件,包括但不限于工程进度时间表、运输方案、国产化方案、分包方案、测试、检查与试验、质量保证计划、项目管理、培训计划、备品件和辅助设备建议清单等.根据每次招标项目不同,招标文件要求提供的文件也不尽相同,但是大体要求基本一致.在提供这些文件时注意一定要以公司和项目的实际情况出发,并参照评标办法中的要求及评分情况,尽可能的满足得分项的要求.

5.投标文件编制过程中应注意的其它事项

5.1投标文件是否包括招标文件要求提供的全部内容.

5.2是否在需要的地方都签字并盖章,是否逐页小签.

5.3是否有书写失误,包括名称、编号错误及错别字.

5.4检查投标文件中是否包括废标条款中的内容.

5.5尽可能多的提供能够说明自己优势的证明.

总之,在面对同一个项目招标的众多投标参与单位时,如何使自己的标书编制得更加严谨充实、更符合招标人的口味,以取得更大的中标机会,是摆在每一个企业面前必须切实做好的问题,也是关系到企业未来发展的核心问题.因此,研究和探讨轨道车辆投标文件编制应注意的问题是十分必要的.