企业知识产权档案的特点管理

随着我国经济的不断持续发展及加入世贸组织十年以来,知识产权已逐渐成为现代企业经济发展最重要的经营战略资源和最具竞争力的核心要素.知识产权档案作为知识产权的载体是企业生存与发展的宝贵财富,是当前企业档案管理的重点,企业档案部门应通过研究和了解知识产权档案的特点,加强其保管和利用.

知识产权档案的特点

知识产权是指权利人对其所创作的智力劳动成果依法所享有的专有权利,它是一种无形财产,具有专有性、时间性、地域性、需要法定程序等特点,企业知识产权档案是知识产权的真实记录和重要载体,其特点是由知识产权的性质和活动规律所决定的.

1　从产生的范围来看,企业知识产权档案内容多、涉及范围广.按照知识产权的客体,知识产权档案包括商标档案、专利档案、著作权档案、商业秘密档案等.按现行的企业档案十大类分类方案,知识产权档案包含了科研档案,涉及产品档案、文书档案、会计档案、人事档案等多个门类.

2　从内容上看,企业知识产权档案具有成套性的特点,包括知识产权活动在创造、申请审批和登记、转化、保护、维权等各个环节形成的全部有保存价值的文件资料,这些工作一环紧扣一环,具有系统性,是不可分割的有机整体.

3　从形成的过程来看,企业知识产权的权利获得及有效期时间跨度大,具有渐全的特点,有一个动态的不断增加的过程,这是由知识产权的时间性、需要法定程序的特点决定的.知识产权的研发、创造与取得都需要历时一段时间,有些需要几年甚至十几年.知识产权取得后,它只有在法定的期限内才是有效的,我国专利法规定：发明专利权的期限为二十年,实用新型和外观设计专利权的期限为十年,在这期间,每年定时都需续缴年费.商标注册证为了保持其有效性,每满十年需要续展.商标注册证许可使用、注册信息的变更、争议裁定、商标侵权、商标的使用等情况,都会形成新的档案,而且时间上会不断地延续下去.

4　从管理和利用的方式来看,企业知识产权具有专有性的特点,因此档案有保护性要求.很多知识产权档案都属于企业的技术秘密和经营秘密,它们是众多竞争对手极为关注、竞相争夺的目标,可以为企业带来巨大的经济效益,秘密性是其最根本的特征,失去秘密也就失去它的竞争价值,因此应做好知识产权档案保护工作.

知识产权档案管理的措施

剑南春集团公司现有各项专利、商标、商标注册证、国际商标注册证及其他知识产权档案合计万余件.面对数量如此丰富的知识产权档案,分析其特点,加强科学管理显得尤为重要.

1　企业知识产权档案具有渐全的特点,应在知识产权管理工作中做到“三纳人”、“四参加”和“四同步”,根据归档范围将知识产权各阶段形成的文件材料收集齐全,包括电子文件的收集,并与对应的纸质文件同时归档.在知识产权立项时就应有档案人员参与,属于合作开发及技术引进项目的应将文件的归档要求写入相关合同；在该项目完成后,档案还会有增添或修改,应与档案形成的相关部门多交流、沟通,及时收集补充归档.

2　保持企业知识产权档案的成套性、完整性.整理档案应遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件的有机联系.属于同一知识产权的文件材料应集中在一起,不得随意分割开来,从而保证知识产权档案与知识产权活动的一致性,按档案形成时间先后顺序或重要程度排列,一案一卷或数卷.整理档案时,档案盒不宜装得过满,例如,商标注册证每十年就需要面临续展等情况,新增加的档案就无法放在同一档案盒内.若该盒实在已装满,可再组一卷,并在卷内备考表说明,使同一知识产权档案信息发生关联,方便查找.

3　科学分类.有的档案同行建议在企业档案十个大类后,再增加第十一类“知识产权档案类”,但笔者认为,对于知识产权档案形成时间久远、档案数量庞大的企业,这种方法并不可行.以剑南春集团公司为例,近万件知识产权档案已于过去二十多年规范地整理于企业档案的十个大类里,如果档案分类上发生变化,则牵一发动全身,引起相应工作的一系列变化,很多档案都需要整改,有些工作甚至需要从头做起,实在是一种浪费人力、物力和时间,又伤害档案实体的无效劳动.档案的分类方案宜保持长期的相对稳定,应尽量执行原有档案分类框架,可通过建立专题目录及在分类方案局部做一些微调处理来促使知识产权档案信息相对系统、集中.

商标、专利类档案概念明确,独立性较强,可放在产品档案类下综合类或在综合类下新增加一个类目,按知识产权档案的客体,设为商标类、专利类；著作权类档案对于企业来说包括学术论文、专著、工程图、计算机软件开发等；商业秘密类档案涉及范围广,我国《反不正当竞争法》规定,“商业秘密是指不为公众所知悉,能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采用保密措施的技术信息和商业经营信息.”因此企业应根据生产经营管理需要,明确商业秘密的归档范围.通常包括企业财务状况、投资计划、分配方案、客户名单、原材料进货渠道、产品销售网络、生产工艺、产品配方、新技术研究等需保密的各种文件材料.这些档案材料分散在文书、会计、人事、科研等各类档案中,可继续按原有分类方案将档案归人相应档案类别,随各类档案统一分类编号、整理编目,再通过建立专题目录,将属于不同职能领域的档案信息集中起来；科研类档案自身就是一个独立的一级类目,它包含于商业秘密档案,因此其分类整理和以前一致.

4　加强知识产权档案的保护.首先,完善企业档案的保密规章制度,增强员工的保密意识.将知识产权档案的保密管理措施写入企业档案管理制度,包括档案密级的划分,借阅的范围、权限和时间,查阅、利用的各项审批程序和手续,确保知识产权档案在管理和利用中不失密、不泄密.条件许可的话,宜将知识产权档案特别是商业秘密类档案进行专库专柜专人保管.同时应加强档案管理人员对知识产权相关法律、法规的学习及企业员工的保密教育,树立大家自觉保护企业知识产权档案的意识.其次,妥善处理保密与利用的关系.知识产权档案规范管理的目的是为了更好地利用,若只单纯地为了保密而将档案长期束之高阁,影响信息资源的有效开发利用,也就失去了其保密的意义,因此应将二者有机地结合起来,才能有效地推动企业发展.不是所有的知识产权档案都需要保密,只要档案内容的公布不侵害知识产权所有人的利益,就不需要保密,需保密的信息也有保密等级的划分、保密期长短的区别,应综合判断各种文件材料,该保密的必须保密,不该保密的不能借口保密影响利用.知识产权具有时效性,随着社会的发展和环境的变化,知识产权档案保密的等级、范围等也在不断发展变化,对超过时效期限的档案应组织鉴定,降低或取消密级,从而减少繁琐的利用、审核手续,方便档案利用者的正常利用.如剑南春集团公司为了保护自己的主营商标,避免不法商家抢注相似名称误导消费者,造成企业经济损失和形象破坏,注册了大量的保护性商标注册证,知识产权部门与公司沟通,这些注册证名称需要严格保密,但现在可以通过国家工商行政管理总局商标局网站查询已注册的商标信息,那么其名称严格保密的价值也就随之而降低.

5　信息化管理.为了更好地为企业怎么写作,在做好知识产权纸质档案管理的同时,应建立知识产权档案数据库,完善档案信息网络怎么写作功能.首先应建知识产权档案目录数据库,提高档案的查全率、查准率；其次,可选择常用的、非密的开放档案作为首批全文数字化档案,以满足利用需求,在企业数字化建设已经较成熟后,再加工部分利用程度较高的低密级档案,通过内外网的物理隔离、设置不同级别的访问权限、防复制、数字签名等安全措施来确保信息资源的安全.

(作者单位：剑南春集团公司　618200)