电力工程项目档案管理的和实践

随着科技事业的不断发展,电力行业企业的信息化建设势在必行.国家电网公司作为国有重要骨干企业,在电力行业中承担着重要的经济责任、政治责任和社会责任.为使信息化真正起到提升企业管理水平,带动企业转变发展方式,提高发展质量、增强核心竞争力,国家电网公司于2006年正式启动了信息化“SG186”工程,重点建设“一个系统、二级中心、三层应用”.构筑一体化企业级信息系统,实现信息纵向贯通、横向集成；建设总部、网省公司两级数据中心,共享数据资源,部署总部、网省公司和地市县公司三层业务应用,优化业务流程.档案管理信息平台作为是“SG186”工程中重要的组成部分,其特大型分布式的平台建设,为提升公司整体信息化水平做了扎实的工作,改变了集团档案信息化水平参差不齐、发展不平衡、无法统一管理的局面.

重庆市电力公司作为国家电网档案管理信息平台建设的试点单位之一,于2007年12月实施建设了工程项目档案管理系统.系统建设运行以来,突破了诸多对传统档案管理的探索和研究,实现了档案资源的整体规划和统一管理.

档案事业是电网建设事业的重要组成部分,档案工作也是电力公司重要的基础性工作.截至2009年年底,重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个,专档案人员399人,共保存档案31.39万卷、28.04万件.档案信息资源十分丰富,形式多样.

一、重庆市电力工程档案管理的探索

结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况,公司档案的归档量也在成倍增长,尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案.而其涉及的量大、面广、周期长等特色,更是给档案管理带来不少难题.由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多,各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同,其中最突出的问题包含：

1　项目招投标的档案管理

传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分,进行归档整理,以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性.随着电网企业的发展,各单位均成立了招投标中心,专门负责招投标采购工作.在招投标中心的实际招标工作中,会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划.例如,针对一个变电设备的采购,是同时为多个工程建设而进行的招标.这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理,也能提高招投标工作的效率和质量.但同时,为工程项目档案的管理带来了不少困扰：

涉及多个项目的招投标文件,很难将其拆分,并归入不同的项目.如果各个项目都将此次招投标文件全部归档,势必造成大量的重复归档文件；

招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式,对招投标文件进行管理.即以招投标项目为具体单位,在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号,直接装盒管理.这种管理方式对招投标部门而言,简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同,无法与项目档案放在一起归档；

工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分,并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容.而且,招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同.

因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱.此外,上述问题在其他工程阶段也有体现.例如,项目竣工验收时的照片,可能归入照片档案门类中.因为形成照片实体后的管理方式,与工程项目档案是完全不同的.

2　跨全宗移交和接收的档案管理

建设项目从项目前期开始到竣工投产,建设周期少则两年,多则十几年,时间跨度较大,为保障项目归档的及时,一般都是按阶段进行归档,即各阶段项目完成后3个月内进行归档,这就给档案管理带来一定的难度.同时,工程项目竣工验收后,在业主单位保留完整工程项目档案的同时,各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门,业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位.当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业),就存在工程项目档案的跨全宗移交问题.其中,经常会因为移交和接收的手续繁复,缺乏统一规范等,使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障.

二、电力工程档案管理信息化的实践

针对工程项目档案中存在的上述管理现状,重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想,通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能,彻底解决了上述各项问题.通过“归档模板”的创新设计,解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”).“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念,则满足了工程档案管理的多样化需求,彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联,在提高工作效率和归档文件质量的同时,充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确.

(一)“档案类型关联”的实现细节

针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题,重庆市电力公司本着档案管理要怎么写作于一线业务部门的思想,系统通过采用“档案类型关联”的技术,使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用,也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整.具体实现细节如下：

1　建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型

招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购,还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式.因此,为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求,由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法,明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程,并建立了分类体系,明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口.最终,通过档案管理信息平台的业务写作功能在系统中得到基本实现,提供给招投标中应用.采购档案的建立,不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题,同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题,通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立,实现了招投标中心和档案部门的双赢,受到招投标中心的大力支持和欢迎.

2　将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系

由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式,不同于工程项目档案的组卷管理,并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理.为保障工程项目档案的完整、齐全,重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能,将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系.在相关部门查询项目档案时,可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析,将相关的采购档案信息一并列出.这样,在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件,在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件.这样,既保证了项目档案查询利用的完整性,又避免了招投标文件的重复归档,还适应了招投标部门的业务管理需要.

3　“档案类型关联”功能的其他应用

上述“档案类型关联”功能,同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中.使得项目相关的合同和照片可同时查询到,保障项目档案的完整性和关联性,同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要.“档案类型关联”功能的应用,既满足了各业务部门的需求,又满足了项目管理部门的需求,同时更保障了档案管理的要求,形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程.

(二)“跨全宗移交”的实现细节

工程项目档案的跨全宗移交和接收是个项目参建单位和业主单位实现档案统一归档的主要手段.一般情况,各参建单位将项目档案移交业主单位后,自身需保留一份归档,归档时一般不会重新进行整理,而只需根据本单位的分类对归档案卷重新进行分类和编号.因此,重庆市电力公司的档案管理信息系统通过“跨全宗移交申请一申请移交的电子档案审核一实体对照接收”的流程,实现跨全宗的移交管理.同时通过批量修改的功能,实现对接收案卷的项目代号、分类号和档号的修改.这项功能大大提高了工程项目档案移交管理的效率和对移交管理工作的控制,为业主、项目各参建单位和运行使用单位提供了安全、高效的工具,解决了以往移交手续复杂、缺少管理控制和记录、移交后整理工作烦琐等一系列问题.该流程化的规范设计,充分保证了工程项目档案移交工作的简单、高效和准确无误.

未来,为适应企业新形势发展的需要,重庆市电力公司将长期致力于借助信息化手段来提升档案管理水平的研究,实现对传统档案管理的创新与突破.