信息时代高校档案管理怎么写作模式

信息时代,现代信息技术的迅猛发展,加快了社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生,高校档案工作者如何在纸质档案与电子档案的变革中,建立起与之相适应的怎么写作模式,是摆在我们面前的时代课题.

一、信息时代高校档案管理的特点

第一,高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化.过去,纸张一直是信息传递的主要载体和媒介.随着计算机网络的出现与应用,产生了电子档案,电子文件是依赖计算机数字设备、传输和处理的文件,电子档案是电子文件归档保存的形式,它必须满足档案的一切要求.这种电子档案真正实现了海量存储.

第二,高校档案管理正在逐步实现信息化.由于各高校办学条件、经费状况千差万别,从而影响着设备的合理配备,档案网络建设参差不齐,随着信息技术的发展,各高校不同程度地开展了档案网络化建设工作,根据自身的需要、特点及条件自主进行高校档案馆(室)局域网与校园网、互联网等的链接.

第三,高校档案馆(室)档案怎么写作模式多样化.这表现在,从档案实体管理向档案信息管理转变,管理范围扩大化、管理方法智能化,由此带来怎么写作模式的多途径拓展.但仍有部分档案工作者观念陈旧,“重收集轻开发”、“重保管轻利用”,满足于“闭架借阅”、“你查我调”等传统做法.

二、创新高校档案管理怎么写作模式的必要性

第一,是信息时代对高校档案管理的客观需要.创新是人类进步永恒的主题,是档案事业发展的动力.信息时代,随着高校自身改革的不断深化,出现了许多前所未有的新模式,许多新事物、新问题,许多管理上的新动向、新内容.信息时代,档案信息利用主体越来越多,对高校档案管理怎么写作模式的要求越来越高.面对这些变化,传统的档案观念显得落后,跟不上信息时代的发展步伐,必须大胆创新.

第二,是高校档案管理怎么写作手段的发展需要.传统高校档案管理怎么写作手段以手工检索为主,难以跟上信息化社会的发展步伐,档案的信息化著录和检索是时代赋予我们的发展要求.而这些又直接关系着档案管理怎么写作模式的创新.

第三,是高校档案管理怎么写作方式的现实需要.传统高校档案管理怎么写作方式往往是单一式和被动式的,已远远不能满足信息化的现实需求.信息时代变革高校档案管理怎么写作方式就必须创新高校档案管理怎么写作模式.

三、实现创新怎么写作模式的具体措施

第一,以人为本,提高档案工作者的素质.档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱.首先,档案工作人员在思想意识上要更新怎么写作理念.也就是,档案工作人员要走出原来封闭半封闭的圈子,跟上社会发展的步伐,树立竞争参与意识,以竞争取代懒散,以创业取代守业,以经营取代“看摊”,把握时代脉搏,为高校教学、科研工作保驾护航.其次,要不断提高档案工作者的业务技能.在信息时代,培养和造就一支高素质的创新型档案干部队伍,就是要努力培养适合档案馆(室)数字化和现代化需要的复合型人才,使他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能.这是档案干部队伍建设的时代之需、当务之急.

第二,创新工作方式,健全工作规范.在信息时代,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息.档案馆(室)的信息怎么写作工作内容,也应从传统的纸质档案馆(室)藏转向以网络信息资源为主.而以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已不再适用数字化档案管理了,必须创新工作方式,建设工作规范和标准.因此,首先,要加强纸质档案数字化建设的步伐.将馆(室)藏档案进行全面数字化处理,运用网络版档案管理软件及扫描等形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中.尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工.档案馆(室)藏信息向数字化转化是档案馆(室)信息化建设的重要基础工作.其次,构建网络实体.建立档案馆(室)内部局域网,并接入外件部网或者互联网,这是信息化建设得以进行的基本条件.再次,制定适应网络特点的政策、规范和标准.制定具有可操作性的、具有跨平台运行能力对电子文件进行统一管理的政策、规范和标准,完善适应网络环境下档案管理特点的政策、规范和标准.最后,坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双归档制原则.档案信息化建设必须以文档一体俐为前提,文档一体化是实现数字化校园对档案管理提出的必然要求,高校档寨管理怎么写作在规划和组织实施办公自动化时,要将档案管理现代化纳入其中,统筹考虑、统一安排,使档案管理与高校办公自动化同步发展.

第三,创新怎么写作手段,满足社会需求.首先,加强档案资源建设,怎么写作民生.高校档案管理怎么写作部门把全面加强档案资源建设作为档案事业可持续发展的基础,采取多途径接收、征集档案和主动记录等多项措施并举,使馆藏档案大幅度增长,馆藏结构不断改善,尤其是加强照片档案、多媒体档案、实物档案接收与管理,建立以教学、科研档案为主体,兼顾其他类别档案的内容结构俸系,教学名师、学术带头人、科研档案、毕业论文等渐渐构成高校档案体系的主要内容.为广大教职工申报职称、学术交流怎么写作.为用户提供养老保险、出具学生在校成绩、补证明等有偿怎么写作.其次,建立档案馆(室)网页,开展网上怎么写作.这应该成为高校档案管理怎么写作的一种重要形式.高校档案管理怎么写作要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化数据库化,档案信息怎么写作利用网络化,档案信息管理法制化.再次,建立电子文件(档案)数据管理中心.电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用怎么写作,实现电子文件信息资源共享.再次,电子文件的自动上传收集.目前由网络版形成的电子文件的收集工作,与传统纸质档案收集有很大的差异,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,高校档案管理怎么写作可以改变传统工作模式,在第一时间收集到电子文件的归档.最后,开展在线怎么写作.高校档案管理怎么写作可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等怎么写作方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通信,进行信息交流,回答怎么写作对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资讯怎么写作.

第四,拓展怎么写作领域,适应社会发展.首先,积极开展信息怎么写作的社会化.由主要为高校内部的怎么写作转化为向社会全方位怎么写作.随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂,同时也越来越离不开信息怎么写作.对档案信息的单一需要必然将被档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替.其次,转变高校档案管理怎么写作的重心.从信息资源开发的角度出发,高校档案管理怎么写作的重心应该体现在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中,应该是档案信息财富的拥有者和提供者,而不再是单纯的档案保管员.档案馆(室)也不再是单纯的机构,而应该是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户.应建立以档案信息搜集、加工、储存、检索、怎么写作为主要内容的工作实体.再次,加强横向联合,实现档案信息资源共享.随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在剧烈增长,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势.而建立联合目录实现资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一.通过建立联合目录,实现资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆(室)藏资源的利用率,避免不必要的重复和浪费.最后,构建新的档案网络发布与检索系统.充分利用现有计算机和网络资源在部门局域网或Inter中实现档案的远程怎么写作,应充分发挥高校档案管理怎么写作在国家信息化进程中的应有作用.高校档案以其独特的历史性、直观性和原始性,成为宣传教育的重要材料.利用馆(室)藏精心筹办校史展览,已成为高校档案管理怎么写作开展档案宣传、开发档案信息资源的重要载体形式.