ERP系统数据质量影响因素

摘 要：随着信息化的快速发展,为了从根本上提高管理水平以应对瞬息万变的市场,越来越多的企业选择ERP系统.然而,从ERP的实施现状来看,其成功率很低.数据,作为系统运行的基础,其质量是项目实施成败的关键因素.本文试从影响ERP系统的数据质量的因素谈起,为避免低数据质量提出建议.

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一、数据质量的定义

(一)数据质量

随着信息技术的快速发展,数据质量的“多维性”开始广为接受.数据质量的元素可分为定量元素与定性元素,定量元素是用于描述数据满足预先设定的数据质量标准及指标的程度,提供定量的信息.定性元素是指那些提供综述性的、非定量的质量信息.

二）数据的过程质量

数据质量不仅仅是“数据本身”的质量,还应包括从数据的获取、存储、传输及使用等过程质量.

首先,数据应被安全的存储在适当的地方,安全是指采用适当的方法防止数据被外来因素所破坏,适当的地方是指当数据要被使用时,能方便及时的取出.其次,数据在传输过程中要保证高效和正确,数据的存储到使用通常是有传输过程的,传输过程中的高效和正确是高数据质量的重要保证.最后,正确的数据也需正确的使用到适当的地方,才会获得正确的结果.总而言之,我们在对数据质量研究时,不应只注重数据本身,还应当重视数据的过程质量.

二、ERP数据质量的影响因素

无论是什么样的企业,ERP项目的实施都是建立在数据的基础之上的.ERP系统将信息传递到企业的各层去展开各项工作,以达到优化管理水平.然而,如果传递的是不正确数据,引发的结果也是很严重的,只要数据不正确,依赖ERP的各项事务就不能正常的展开.事实正是如此,当前实施ERP项目的企业运营中,数据的准确性、完整性、及时性通常都较差.例如,ERP项目实施企业库存量的准确度通常低于80%,个别企业的库存准确度甚至低于50%,完全失去帮助企业做决策的效用,企业在做采购时还需去仓库查看库存量,做好采购反过来再到系统补填采购订单.这样的ERP系统不但不能优化管理水平,反而成为企业的负担.

通过对项目实施企业的调查研究显示,影响ERP数据质量的因素通常有以下几个方面：

（一）历史原因.当前我国大力推广企业信息化,然而毕竟接触的时间较短,大部分企业的基础数据都比较薄弱.企业中的数据要么太分散,要么帐实不符,这都给ERP的实施带来了不确定因素.

（二）参与项目实施的企业员工对企业自身业务不熟悉.某些企业认为,ERP实施主要是实施方的事情,当实施方提出需要企业提供人员辅助时,企业考虑到自身的业务需要,通常不会派业务骨干参与ERP到实施过程中来.例如,某企业A在ERP项目实施过程中,派出的实施A角（与实施方工作人员一起,参与实施过程的A企业员工）,其中甚至包括刚进入企业的实习生.因为他们对自己企业的业务不熟悉,在系统上线验收时,企业领导才发现其销售预测逻辑都是错误的.

（三）数据管理不规范.在基础数据录入、数据后期维护人员有不同的录入习惯照成数据输入的不规范,数据的录入缺乏必要的校对与审核制度.另外,当企业ERP系统与其他系统共享数据时,这个问题变得更加严重.例如,某B分公司实施ERP时有自己的名规则,其总公司则用SAP系统且命名规则不同,在数据的录入初期,有对应的命名转化规则,并没有什么问题,然而在后期维护当中,当总公司出新产品或替代品时,维护人员又按照总公司的名称录入.最后,B分公司做销售预测时,因系统不能识别替代品,不得不将所有物品导入excel手动修改物料编号,再做预测,极大的增加了工作量.

（四）数据更新不及时.数据的价值是时间的函数,过期的数据不能反映企业实际的运作.例如,不可执行的生产订单常常被半途中止,大量的半成品或在制品堆积在生产线上,直到生产订单恢复生产才能被消耗和处理.这就需要及时的更新数据,防止数据的不实.

（五）实施方工作人员不负责.我国的信息化较晚,虽然当前的实施企业很多,但总体来讲以小企业居多,有一些实施方甚至只是临时的实施团队,在这样的情况下,实施方更多的注重当前利益而不愿为上ERP系统的企业负责.例如,某企业c在实施ERP系统以前,已存在Bk系统,但是其物料的基础数据不规范,实施方人员知道如果导入以前的物料编码,在以后的系统运作当中,将会对企业带来不少麻烦.然而实施方因为物料重新编码工作量大,而沿用企业原有的物料编码.

（六）企业过重考虑成本.ERP项目实施需要软件和硬件的支持,某些企业因节约成本,不愿在后期实时维护和二次开发,使系统数据的可用性越来越差.过重的考虑成本还表现在使ERP系统的硬件得不到保障,严重影响数据的过程质量.不少实施ERP项目的企业员工表示,因ERP系统太慢而对系统操作产生抵抗心理,以致系统操作延后与实务操作,因而导致库存等数据的不准确.

三、预防低数据质量

依据已知的影响数据质量因素,来防止低数据质量.在ERP数据质量管理中,通常管理人员会忽略预防措施,只是对当前的错误进行纠正,这样必定会增加后期的数据维护工作.通过上文的分析,企业应当从以下几个方面来预防ERP项目实施中的低数据质量：

(一)制定一个数据管制流程,监督数据的录入和维护,包括企业业务更变时,基础数据的实时更新.

（二）重视企业内部人员的培养,在ERP系统上线后,虽然实施方仍会提供帮助,但主要是企业内容人员对数据进行操作,所以企业人员的素质决定数据质量的好坏,因此注重ERP人才的培养对ERP数据质量格外重要.

（三）注重协助实施团队工作,帮助实施团队清楚的了解企业基础数据、业务流程.只有实施团队对企业有清晰的了解,才能得到高质量的基础数据.

（四）为保障ERP数据的过程质量提供良好的硬件条件,让员工对ERP系统信任并产生依赖,继而更好的应用ERP系统,不造成投资的浪费.

四、结束语

保证数据质量是ERP系统实施成功的必要条件,本文通过对影响ERP数据质量因素的分析,从而提出了四点建议.然而,ERP本身是一个复杂的系统,影响其数据质量的也有许多不可测的因素,因此对ERP数据质量的研究不应止步.