大型活动策划策略

1大型活动的定义

大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动.掌握大型活动的定义要求我们必须把握三个要点：

第一,大型活动的目的性.大型活动的举办需要耗费大量的物力、财力和精力,为了取得举办活动的预期效果,达到我们举办活动想要的目标,并传达出活动背后的深远意义,使主办单位的投资带来成效并获得回报,所以活动的策划不仅要能满足主办单位的期望,也要能满足参与者的期望.

第二,大型活动的计划性.凡事预则立,不预则废.大型活动牵涉利益广泛,更应该有详细的计划.要提前策划好年度和月度的选题立项计划,还可以按日期排出拟举办大型活动的计划表,并明确举办的时间、地点、规模和责任.

第三,大型活动的参与性.大型活动一个重要的概念就是体现在这个“大”字,在人数上就体现在参与人数的众多,但是大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量,而是在于活动的社会化程度.

2大型活动的特点

第一,目的鲜明.大型策划活动应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的.在大型活动策划中,我们经常会遇到公关目标与社会需求相矛盾的情况,一个组织的形象只有永远与社会协调同步,才有可能在社会环境中树立起它的良好组织形象.因此,活动的目的性应该站在社会综合的立场上,并不仅仅是站在我们某一个主办单位的立场上.

第二,传播广泛.大型活动本身就是一个传播媒体,它的作用像一个大众传播媒介一样.但是在大型活动没有组织之前这种作用表现的不是特别明显.就大型活动本身来说,它也会吸引公众与媒介的参与,而公众与媒介正是信息传播的重要渠道.

第三,高投资性.高投资是大型活动的基本特点.一个大型活动往往要投入大量的的资金和费用,绝对不可能用很少的资金做出很大的活动.

第四,严密的操作性.在组织大型活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次.策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了.所以,大型活动的策划与实施的周密性是绝对不能掉以轻心的.

3大型活动策划步骤

从程序上说,大型活动策划和实施,要完全按照公关四步工作法的要求执行：

第一,立项.把活动作为一个项目确定下来,活动的计划、进度、效果都要十分清楚.

第二,进行调查和可行性研究.国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性,都是调查的内容.可行性研究,是一个十分重要的工作步骤.研究范围包括大型活动的社会适应性,包括社会环境和目标公众的适应性.财力适应性、效益的可行性.从效益的角度考虑,做这样的活动要有利于节省宣传费用.还有社会物质水平的适应性,大型活动需要动用许多社会物质,许多创意也需要物质的支持,因而需要策划人员把握现代科研成果.最后一个是应急能力的适应研究性,需要提前做好应变措施,如天气变化、安全设施等.

第三,升华创意主题.除了个人创意外,大型活动还特别强调群体创意的概念,但这不是泯灭个人的创意,因为集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程,作为现代策划,需要的是多个学科的综合和集体的智慧,而不是某一个人的杰作.

第四,方案论证.方案不仅要有论证,而且要有科学的论证,方案论证通常使用定位式优选法,轮转式优选法和优点移植法.

4大型活动策划策略

在这次大型社会主题活动中,我们发现了不少问题,也积累了不少经验.主要有以下几个方面：

首先,提高参加人数预估百分比.一般组织大中型策划活动,都会给参加者准备一些小的礼品.无论礼品价值多少,对于参加活动的人来说都是一份期待.要充分把握人们“爱凑热闹”和“占小便宜”的心理.因此,参加活动的人数至少要按照超出四分之一的人数来预估,否则,参与人数一旦超出预估就会很麻烦.

其次,设立特别通道.在活动开始和结束时,注意安排人员入场和退场顺序.安排时一定要确保步骤简洁,避免造成拥堵,以免发生意外.特别是参与者中老人和孩子较多时,最好设立特别通道,以保证弱势群体的人身安全.

再次,保证团队沟通顺畅.沟通畅通包括两个方面,一是活动前工作人员的培训.工作人员对活动的了解程度直接关系到员工的工作积极性,进而影响到整个活动的氛围.二是活动中工作人员的通信.无论我们在活动前准备的多么充分,都不能保证活动中一定没有意外出现.而对于意外的处理第一要求是迅速及时,所以在一个大型活动中,工作人员之间要保持信息畅通,以便人员调动部署.

同时,设立特别接待人员.组织大型活动,难免会有些和主办单位或承办单位熟识的人员,为避免其他参与人员觉得活动不公正,要做到让活动参加者感到一视同仁的同时,也接待好特别人员.

最后,准备突发事件处理场所.无论活动场面多大,一定要准备一个专门处理突发事件的接待场所,专门来处理那些“个别”的参与人员.因为活动现场有很多人,只要有一个参与者在宣传对活动的不满,就会得到许多其他参与者的情绪.因此,只要发现这样的人,一定要迅速把他带到突发事件处理的固定场所,认真接待处理,减少恶性传播概率.

在大型活动的策划方面我们需要采取一些策略,以方便我们更好地策划活动和活动的顺利举办.

第一,应该设计一个能较好表达我们主题的氛围的设计,我们应该重视通过场地的设计,气氛的设计,把活动的主题氛围烘托出来,但正是在这点上往往引不起大多数人的重视,他们只考虑某一个活动环节上的创意,而忽略了在场地上的创意而影响到了整体的创意.

第二,创造活动的点睛之笔.在大型活动的策划和实施过程中,还有很多技巧可以利用,只要我们不断总结提高,就一定能创作出更多、更有影响力的大型活动.

第三,策划意识要超前.强化超前选题立项的策划意识,强化活动前期的推介炒作意识,可预见性的选题立项后就要进行前期的推介炒作,为活动的最终举办宣传造势.通过前期宣传,可以借助节目的特色与卖点吸引企业的眼球,促使企业对该活动进行投资赞助.

第四,策划环节要周密.一项大型活动能否成功,30%在准备,70%在执行.再优秀的创意仅是开始,还要经过很多环节的落实,好的想法才能变成现实.这就要求在活动的实施过程中,必须任务到人,落实责任.

第五,策划时刻都要创新.在策划大型活动时,当主题确定以后,一定要用创新的意识来指引活动的进展,不能因循守旧,要有自己的特色,节目总体上必须有所创新,才能突出自身的特点.这就要求节目策划人员有独特的生活体验和善于长期关注某些社会现象,并对这些社会现象有所思考和感悟.只有具备这种能力,才能在节目策划过程中别出心裁,打破常规,形成新颖奇特的创意.

[责任编辑：谢庆云]