低利用率文献合作储存评价

[摘 要 ]储存库已经成为国外图书馆管理低利用率馆藏的主要方法之一,评价是开展合作提高共享管理效能的重要一环.在回顾国内外合作储存评价的基础上,对评价内容、原则进行分析,并基于图书馆评价的理论与实践,从资源、怎么写作、技术支持及收益四个维度构建低利用率文献合作储存的评价指标体系.

[关 键 词 ]评价　低利用率文献　合作储存　储存库

[分类号]G250

评价是开展管理活动的重要手段,合作存储中建立科学的评价机制尤其不可缺少.在文献合作储存过程中,成本效益是所有利益相关者共同关注的内容,消除重复文献、节省劳动力和空间所产生的效益及由此改善信息怎么写作环境产生的影响更是评价的目的所在.科学的评价不仅有益于从管理和控制的层面为合作储存系统的有效运行提供参考,利于管理者对运行模式进行有效的管理和控制,而且益于克服储存库建设中出现信息孤岛,规避脱离用户的实际需要和一味追求规模以及合作储存过程中出现投资黑洞等现象.因此,有必要对合作储存过程中的相关因素进行系统分析,构建科学合理的评价指标体系,以便更好地开展评价和合作储存管理,更好地发挥合作储存活动的效益.

1　合作储存评价的相关研究

综观国外相关文献,储存库评价的专题研究资料很少,已有文献大多涉及储存库的经济性评价、空间短缺的计算、储存模式的选择等方面.

Paul Genoni基于CARM(CAL Archival and Research Materials)成员馆的馆藏重复率研究数据,计算了为保存印本文献遗产,如果建立国家存储库,澳大利亚的学术图书馆空间节省的潜力,可能节省的书架和地面空间等.Hee-YoonYoon通过统计后发现,截止2005年韩国公共图书馆的馆藏已经达到其总存储量的92%,图书馆馆藏规模在1996～2005年10年间年增长11.5%,即使未来十年的增长率以7%推算,到2015年存储空间缺口将达82.1%.因此笔者建议增加存储空间,新建、改造或扩建合作储存库,剔旧、数字化及通过改变书库密度等措施来解决图书馆面临的存储空间危机.

CHEMS在2005年的一项研究报告中对合作储存开展了调查,并建立评价标准以比较各合作储存模式的优缺点,且据此对文献储存的五种储存模式进行了成本效益的比较分析,这些模式包括区域共享模式、共同管理模式、完全合作模式、以英国图书馆馆藏为基础的国家研究保存库(NRR)模式以及各种自行探索的储存模式等,最终认为NRR为英国文献储存的理想选项.

Steves Oconnor深入讨论了储存图书馆的经济性,探索图书馆在当今信息世界中的地位,他认为建立储存库能够实现文献存储空间利用的最大化.储存库每平米可保存373册图书,而传统图书馆每平米只能上架145册,是传统图书馆的2.6倍,因此,合作保存共享文献的成本较传统图书馆低,仅是传统图书馆的1/5到1/6.他认为储存图书馆应发挥更积极的作用,衡量储存图书馆的经济性不应当局限于组织内部,而应置于信息社区这个大环境下,缜密地考察存储库系统的经济性可以提供更多值得借鉴的信息.2005年,芬兰教育部对国家储存图书馆(NRL)进行了评价,意在了解NRL的运行绩效和质量、其活动与建立时预设目标的紧密程度、在芬兰信息保障系统中的状态和作用、在变革环境中NRL的改革需求、提高管理水平的需要等内容.

在我国,低利用率文献合作储存的研究尚处于初级阶段,鲜有学者展开合作储存效益的评价研究,但是已有学者对信息资源共享过程中的效率和效益展开分析和研究.如裴成发提出的以资源本身结构、信息资源传输和用户可视化为要素的信息资源共享效度评价模式,方小容以信息资源共享率、信息输出、输入率和信息资源贡献率作为评价和改进资源共享工作的主要评价指标,张璇、肖希明从资源建设、资源利用效率、直接怎么写作效益、延伸怎么写作效益、减负效益和社会效益构建评价指标体系,这些成果为合作储存库评价提供了有益的借鉴.

2　合作储存评价内容分析

合作储存评价的内容是建立评价系统必须厘清的问题.合作储存涉及的利益相关者有科研人员、图书馆员与图书馆管理者、图书馆上级主管、地区决策者、国家决策者等,合作储存对他们的影响不尽相同,他们对合作储存的态度也可能不一样,因此,有必要分析他们对合作储存的期望和需求,作为确定评价内容和提练评价指标的参考,下面对此作简要分析.

2.1　科研人员(用户)

文献资源的可获得性、获取和使用的方便性是科研人员所迫切期望的.他们希望合作储存库中保存的文献能永久存取、不会损坏、具有较高的可获得性,获取与使用的方便性是指读者所需的文献资料能在合理的时间内迅速获得.有研究表明,许多用户特别是科研人员很少访问实体图书馆,他们希望图书馆工作人员提供上门怎么写作,甚至期望文献资料直接发送到桌面上.因此,除了期望储存库提供过刊及低利用率文献到馆浏览怎么写作外,他们更期望通过电子手段获取被存储的文献.

2.2　图书馆员与管理者

图书馆员与管理者希望储存库能够保证文献的长期保存与获取,能为研究人员(用户)提供满意的怎么写作,进而博得用户的信任,能拥有效率高、成本低的文献传递怎么写作系统,以缓解图书馆空间压力以及为各馆开展文献剔旧和降低馆藏复本等方面提供保障,通过存储库间实现资源共享进而减轻低利用率文献保存的负担,提高图书馆的经济性.此外,图书馆员及管理者都希望合作储存不要给工作人员增加额外的负担和工作量.

2.3　图书馆上级管理者

图书馆上级管理者希冀图书馆能积极应对用户的需求,对用户请求作出快速响应.在满足用户文献信息及使用图书馆空间需求的同时,不必为建设新的储存设施提供额外资金.

2.4　地区决策者

地区决策者如城市、省市有关部门的领导关心地区性文献保障率,希望通过建立区域文献储存中心最大程度地满足区域内的文献需求,并能节约存储空间、降低保存的成本,实现区域内文献储存效益的最大化.

2.5　国家决策者

国家决策者从国家的整体利益出发,希望在全国范围内形成具有成本效益的解决方案,既能保证文献的长期保存,又方便研究者获取文献资料,也为各类图书馆降低文献存储成本提供保障.

综上所述,储存库永久性保存文献的能力、方便读者了解馆藏文献、实现高效快捷的文献传递怎么写作、在文献保存、处理和怎么写作等层面实现成本的最小化、为参与馆提供退出机制、怎么写作社区学术研究等已经成为各类利益相关者普遍关心的要素.储存库在地区和全国文献保障方面的功能和影响也将成为考察文献合作储存的一个重要方面.

3　合作储存评价指标体系构建

利益相关者的期望是合作储存评价的基础,据此制定的科学合理的评价依据一评价指标体系是开展评 价的必要条件.笔者检索国内外大量文献后尚未发现相应的评价标准和研究,而上述期望又不足以构成评价指标系.因此,本节将结合有关的评价理论和实践,对合作储存的评价指标体系作初步的探索.

3.1　合作储存评价指标体系选择原则

张璇、肖希明认为信息资源共享系统绩效评估指标体系构建时应遵循可操作性、定性与定量指标相结合、统筹兼顾以及开放性等原则.笔者认为上述原则同样适合于合作储存评价指标体系的选择,主要包括:①可操作性.即评价指标应实用、简洁、数据易于收集且具可靠性.②定性与定量相结合.定量方法可在一定程度上保证评价活动的科学性,对于无法量化的评价项目,则必须采取定性的方法进行,通过不同性质的评价指标对评价对象进行考察,从不同角度反映评价对象的侧面,从而保证评价结果的客观性与全面性.③系统性原则.合作储存活动涉及合作组织、成员机构与最终用户,评价活动应围绕这些因素,从系统角度进行全面评价,保证评价结果的完整性与可靠性.

3.2　合作储存评价指标体系

国际图书馆质量评估已经从关注投入、产出及其效率为主的绩效评估,走向关注图书馆影响与效果的成效评估.目前,成效评价已形成了自己的评价体系与方法,绩效评价也形成了包含图书馆绩效指标一ISO11620:1998、电子图书馆怎么写作绩效指标-ISO/TR20983和国际图书馆统计一IS02789在内的一整套绩效评价标准.其中,IS011620和ISO/TR 20983分别是传统图书馆和电子图书馆的绩效评估指标标准,对图书馆的产出(output)进行质量评价,ISO 2789从馆藏规模和怎么写作、用户数量和类型,图书馆人员、设备、馆舍等图书馆投入进行统计和评估.

合作储存活动作为一种多馆参与,以低利用率文献为合作保存与利用对象的资源共享系统,和图书馆一样,其评价内容包括资源及设施(投入)、文献处理和提供能力(过程)、文献使用效益(产出)以及对社会的影响(效果)等.遵照评价指标体系的选择原则,结合合作储存用户的期望,参照上述图书馆评价的国际标准和国内外相关研究,笔者选择了资源、怎么写作、技术与效益四个方面作为合作储存库评价指标体系的一级指标,并含8个二级指标和20个指标(见表1).

虽然图书馆绩效指标标准中,投入、产出、怎么写作效率等方面的指标与合作储存评价具有一定的共性,如B3资源处理、A2怎么写作和A3技术等,这些方面主要用以评价储存库的效率和怎么写作质量.但因合作储存库具有合作性、文献资源的低利用率等特性,注重通过合作以最经济的投入获得文献保存与使用的最大效益,因此评价指标更加关注资源建设的成本(B1)、空间与成本的节约(C15、C17)、对利益相关者及社区的影响(C16、C18-C20)等.

3.2.1　资源B1资源建设,从成本角度考察合作储存设施创建及资源的收集和保存.包括:①C1合作储存设施的创建成本,即设施创建的总成本、每册文献的单位储存成本,储存库的初创成本与合作模式、储存的设备和设施的选择有密切关系,②C2文献送交成本(挑选、运输、接收),本指标考察成员馆、合作储存中心在低利用率文献的选择、运输与接收送交过程中投入的人力和物力成本,③c3文献保存与维护成本,文献长期保存过程中投入的涉及人力、物力及技术设备方面的相关费用,这部分费用通常由合作储存中心、成员馆及有关出资部门共同承担.这三个方面是考察合作储存投入产出及绩效的重要方面.

B2资源处理,考察资源的选择与处理过程的成本.包括:①文献收集标准的完备性,清晰合理的文献收集标准是文献资源建设的有效保证,②c5文献加工处理的时间,指文献送达合作储存中心到文献提供利用之间的天数,用以评估合作储存中心或机构加工处理程序的效率,③c6每种文献的编目成本,指将送交的文献纳入合作储存的目录系统时所必须做的描述性工作(编目)除以已编目的文献量,用以评价送交文献生成书目记录的平均成本.

3.2.2　怎么写作B3文献的馆内使用、外借与传递,本指标从文献利用角度考察合作储存文献的使用情况.包括:①c7文献利用率,指在某一时间范围内文献被利用的比例,用来评估馆藏的利用率,以文献利用量与文献总量之比进行计算,②c8文献外借与传递速度,指从成员馆或用户发出文献请求到最终用户收到文献的时间,以评估合作储存机构是否能为用户提供及时有效的文献传递怎么写作,③c9文献外借与传递成本,指在一个财政年度内,合作储存机构的日常支出除以同一时期的外借或文献传递总次数,用来评估合作储存与外借及文献传递相关的怎么写作成本,④C10人均怎么写作量,以在一个财政年度内的文献外借及传递次数,除以同一时期内合作储存机构的员工数量,用以评价合作储存机构人力资源与文献利用次数之间的关系.

B4参考咨询,包括:C11用户回答问题的正确率,即正确回答的咨询总数,除以总的咨询次数,以评价合作储存库的员工为用户提供的参考怎么写作的质量.

B5用户评价,包括:C12评价用户对合作储存的整体怎么写作或各项怎么写作的满意度,一般设计一份简明的调查问卷,列举需要评估的特定怎么写作或相关怎么写作的各个方面,用户的情况也可以包含在问卷中,不同的用户群有不同的要求,数据可以用来分析特定满意度与这些变化的关系.

3.2.3　技术技术是指开展合作储存工作所依靠的自动化业务管理系统,包括内部工作管理系统和合作储存机构网站等.只有设计合理、运行高效的自动化系统才能保证业务工作有序高效进行,而网站则是用户使用合作储存机构的窗口,其信息披露的完整性与使用的方便性、书目检索的性能等都应成为评价的内容.因此B6自动化系统包括:①C13自动化系统的有效性,指自动化系统能稳定、高效地满足或支持合作储存的所有工作环节的功能,包括编目、典藏、流通、文献传递、信息咨询等,②C14网站系统的有效性,指合作储存机构的网站提供在线书目检索系统的准确性,向用户宣传本库所保存文献与怎么写作内容的及时性及全面性,网站使用的便利性等内容.

3.2.4　效益合作储存给参与机构、最终用户、社会带来的效益可分为直接效益与延伸性效益两种.

B7直接效益,指合作储存活动为参与机构在空间、人力、资金等方面直接产生的收益.包括:①C15存储空间与成本的节约,即低利用率文献送交合作储存机构或剔除复本后为成员馆节约储存空间,进而节约储存成本及相应的管理成本,②C16参与机构的文献保障率,指参加合作储存活动后对本馆文献保障率的影响.合作储存使本馆用户可利用的文献种数增加,进而提高了成员馆的文献保障率.这些指标从定量的角度评价合作储存活动给参与机构带来的直接收益.

B8延伸性收益,指借助合作储存系统的资源、技术和怎么写作等优势,提高参与单位的怎么写作能力或拓展怎么写作内容而产生的效益以及对用户、社区及整个社会产 生的影响.包括:①C17剔除冗余文献节省的空间与管理成本.合作机构参与合作储存活动,能拓宽本馆读者利用文献的范围,他们参照合作储存目录,可以放心地剔除合作储存系统中已作永久性保存的文献,或者降低相关文献的复本,因此,本指标旨在评估节约的文献存储费用和管理费用.②C18提高文献遗产的保护能力.储存库装备温湿度控制和空气过滤设施,构建良好的文献保护环境,不仅适合保存纸质文献,也适合存放电影胶片、缩微胶卷和磁带等其他文献载体.良好的保护环境不仅利于稳定文献的物理状态,而且能延长使用寿命,由此产生的效益也是评价的重要指标之一.③C19改善怎么写作环境产生的效益.图书馆可以将合作储存节省的空间和费用用于构建信息共享空间和温馨和谐的学习环境,将节省的人力改善师生的怎么写作.④C20对地区及全国信息保障能力的影响.合作储存机构的范围可以是少数机构之间、可以是某一地区的图书馆乃至整个国家的行为,因此合作活动对国家、地区及参与机构之间都会产生不可估量的影响,对改善信息保障系统的功能和提高其效益将起到积极的作用,本指标用来评价合作储存的社会价值.

4　讨论与思考

国外储存库实践的经验证明,在印刷型文献持续增长、图书馆储存空间日益趋紧的背景下,储存库已经成为解决这些问题的具有经济成本效益的可行性方案,衡量其成本效益显得极为重要.本文在借鉴国际图书馆评价标准的基础上,紧扣合作储存活动的特点与实践,遵循投入、过程与产出、效益与影响的路线,构建了一套评价指标体系,旨在为储存库的建设、管理与发展提供参考.

然而,国内储存库实践还不多,合作保存实践还缺乏相应的案例供参考,因此本指标体系中的不少指标带有图书馆评价指标的痕迹.在运用时,应注意一个前提,即储存图书馆或合作储存库虽然和传统图书馆在物理形态、内容及怎么写作方面具有极大的相似性,但因其保存的文献大都为低利用率文献,这些指标不适于储存库与传统图书馆间的比较,仅适于同类储存库间的评价参考以及同一储存库的纵向评价.

另外,本指标体系中的各项指标对绩效和成效的影响是不一样的,如果有条件可采用德尔菲法、层次分析法等方法来为每项指标确定权重,形成完整且合理的指标体系,这也是本研究有待进一步深入的地方.