学校评估资料归档的两个难点问题

摘 要：该文分析了学校教育评估资料归档工作中,维护资料的真实完整准确、处理资料的利用关系等两个难点问题,提出了取得领导支持、协调好工作关系以及采取灵活措施等对策.

关 键 词 ：学校工作 教育评估 资料 归档

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）04（b）-0183-01

学校评估的指导思想是“评估促建,以评促改,评建结合,重在建设”.通过评估,才能促进学院的发展和建设.从评估过程来看,其中大部分都要审阅相关的档案材料,对各项指标进行定量分析,从而对学校办学情况做出全面而客观的评价,作为学校改进工作的参考依据.

在将学校评估资料归档的实践中,我们感觉到,以下两个难点问题的处理,值得探讨.

1.切实维护评估资料的真实、完整、准确.

教育评估直接关系到学校的荣誉与利益,评估资料是上级领导和专家到学校复评时的主要依据材料.在教学工作中,每个学校都有自己独到之处,往往缺少原始的纪录过程,缺乏真实的证明材料,评估出现无据可查.到了评估时,不得不搞突击,补充完善残缺的档案内容,违背了档案的属性,使材料的真实性、原始性大打折扣,而且也浪费了人力、物力和财力.可以想见,作为一种为了特定意图而“有意制作”的资料,主观上或客观上造成的有意掩饰、虚检测不实、欠缺完整和准确的材料,往往掺杂其中,令人真检测难辨、虚实难分.由于学校档案工作者一般并不参与日常管理与评估资料整理,对资料的体系和内容也不太熟悉,独立进行资料归档价值鉴定的困难很大.可是,维护归档材料的真实、完整和准确,是档案工作永远不变的宗旨.如果没有把好归档鉴定关,将虚检测不失材料纳入档案,就是我们工作的重大失误.这是归档工作中一个难点问题,处理不好,必将给工作造成损失.我们的体会是,要处理好这个问题,要踏实做好三件事.

1.1 要取得单位领导层的理解和支持

其实,评估当中出现的资料失实问题,领导们也是心知肚明甚至是身不由己的.只要评估过去了,要恢复或者保持归档材料的真实、完整、准确,领导们一般都会理解和支持.他们的态度端正了,对全体工作人员的影响很大,将十分有利于资料归档工作.

1.2 要与资料整理人员协调沟通好工作关系

只有他们才最清楚资料的真实底细.如果争取到他们的理解与协助,维护资料归档质量就有了可靠的基础.

1.3 要发挥手中入藏档案的对照、参考作用

评估资料往往要借鉴和利用过去档案资料的数据和信息,有的要在入藏档案数据的基础上延续,这就使得我们有机会借助手中的档案信息,帮助鉴别评估资料中的内容或其他信息.这也是有助于维护评估资料真实完整性的重要途径.

2.处理好评估资料的归档与利用关系.

评估资料是对日常积累的文件资料的大汇集,整理之后内容集中、层次清楚、体系完整,既是日常工作中可以方便查找的参考资料,也是下次评估的借鉴或依据的重要材料.因此,为收集整理这些资料付出了大量精力的管理和业务部门,大多以不便查找利用为由,不愿意将它们按时移交给档案室.然而,如果不及时将评估资料归档,就有可能造成资料的散乱、流失.这就出现了档案资料的与利用的矛盾关系.

2.1 要尊重和理解管理部门人员的惜别心理

单纯从表面上观察,他们对亲手采集整理的资料难以割舍,是只为贪图自己工作方便.但从本质上分析,他们是在争取充分发挥档案资料的“第一价值”（原始价值）作用.档案工作是为学校现实工作提供怎么写作的,对于任何有利于发挥档案作用的措施,我们都要理解和尊重.同时,我们也可以向他们说明,档案的目的正是为了更好地保护和利用档案.这样才能与人有共同语言,有了共同语言,才好真正解决问题.

2.2 要采取适当灵活的归档措施

将应当归档的文件资料收集归档,是我们的原则目标.但是,实现目标的手段却可以适当灵活.比如,对于小批量的评估资料,我们可以提前安排归档移交、提前整理入档,以便尽快提供管理部门利用.对于批量较大、整理任务较重的资料,我们可以先行“逻辑归档”,即先指导并协助部门管理人员尽快将评估资料初步分类清理,编辑打印出资料目录,双方清点核对无误签收后,视同该批资料的控制权已经转移到档案室,部门无权随意处置资料.但是,资料实体一定时期内仍然存放在管理部门手中,边利用边继续整理,完毕后,再实施“实体归档”,将全部资料正式移交档案室.实践证明,这样做的效果是可以令人满意的.

2.3 要建立校园网络,提高信息化管理

随着教育改革的深化及学校各项评估工作的经常性,建立各部门之间的档案管理是十分必要的.目前越来越多的学校已经利用计算机承担各类档案的查询检索、立卷、编制目录、各类数据统计等业务.归档管理由传统的“人工化”向现代管理发展.通过应用现代化办公技术和设备,依托计算机和网络技术,对档案信息资源从各个角度和层次进行整理和开发,实现档案的电子化、网络化管理,是传统的纸质管理和现代计算机管理的有机结合,减轻了档案员的劳动强度,减少了人力查询的繁琐.这样做不但提高了工作效率,也促进了档案现代化、规范化管理,进一步实现资源共享,保证学校各项工作的需要.

学校评估资料归档工作的种种问题,值得我们继续探索和实践.