博物馆藏品信息数字化采集模式相关问题

[摘 要 ]对博物馆藏品信息进行审核是藏品登录工作的终端,也是藏品数据库建设目的能否实现的关键.新兴的计算机审核方式可以有针对性地检查出录入工作中的数据错误,但是人工审核在对大多数类型错误的核对上仍有一定优势.所以,在设计馆藏信息采集模式时,计算机审核与人工审核应结合起来,以提高藏品信息的审核效率.

[关 键 词 ]博物馆；藏品信息；采集模式

[中图分类号]G262　[文献标识码]A　[文章编号]1672－2728(2012)01－0074－03

利用博物馆藏品信息采集软件对已录入的藏品信息进行审核是提高藏品信息准确性的必要手段.审核人员主要是通过使用审核功能,发现和修正录入到数据库的错误信息.目前常见的审核方式有人工审核和计算机审核.前者是一种以人为主体,以人工审阅、手动修改为主要手段的审核方式；后者则是一种以计算机程序为审查主体,审核员为修改主体,以程序比对、以手动纠错为手段的审核方式.在国内,对藏品信息审核方式的认识同藏品信息采集软件的认识紧密相连.

在国内,20世纪80年代中期,就有学者开始探讨博物馆藏品信息采集软件的审核方式.祝敬国先生最早提出了利用藏品信息采集软件相关程序进行“三重校验”.三重校验的应用开创了由登录员利用藏品信息采集软件进行自审的人工审核方式.20世纪90年代以来,随着数字化技术的提高和各博物馆对藏品信息数据库建设的愈加重视,有关藏品信息审核方式的研究成果也大为增加.陈红京先生在设计《人文类博物馆藏品信息采集与管理系统》时提出了“审核库顺序修改功能”,将录入与审核工作进行分工,提出由熟悉藏品信息的专家逐条核对并修改的人工审核方式.同时该系统设计了自动查询重复数据的计算机审核程序,探索开发专门的计算机程序辅助人工审核方式的新模式.同样采用分工进行数据审核的还有故宫博物院.《故宫文物底账信息数据录入软件》首次采用计算机比对程序进行审核.比对程序可以较为精确地查出并标识出现频率最高的人为错误,然后提交给审核员判断并修正相应的错误,还通过对审核员工作量进行统计来考核审核效率,这样大大提高了审核效率.

从上可知,在利用藏品信息采集软件对藏品数据进行审核的实践中,从总的趋势来看,审核工作从人工审核方式向计算机审核方式发展,计算机审核越来越受到青睐.但是,目前采集软件审核方式的整理与研究却相对滞后,这对继续改进审核方式、提高藏品信息准确性是极为不利的.有鉴于此,笔者主要就人工审核与计算机审核两种审核方式的类型、特点和设计原则进行阐述,探讨博物馆藏品信息采集软件应采取的审核策略.

一、

早期为博物馆藏品信息采集软件所设计的审核方式以人工审核为主.随着计算机技术的发展,计算机审核方式产生并不断发展.博物馆藏品数据审核方式根据审核主体――审核员参与程度不同大致分为以下三种类型：

第一,人工审核型.这一类型顾名思义,即以人工查错为主.根据操作权限不同可细分为两类：一种登录员同时拥有录入和修改权限,既录入又审核藏品数据,包括对错误数据的修改.以上海博物馆采用的《藏品管理检索系统》为例,该系统为登录员设置了入库登录和定期核对等权限,使登录员集登录和审核于一身,由登录员审查并修改自己录入的数据.第二种,审核员仅有查看藏品数据的权限,发现错误即将错误数据退回给登录员修改.以苏州博物馆《藏品信息管理系统》为例,录入员录人数据后将其提交给审核员进行人工审核.如果经过审核没有错误,审核员确认通过,数据进入数据库成为可利用的藏品信息；如果发现有错,审核员立即将任务退回给录入员进行修改,录入员找到错误数据并修正后再次提交审核.

第二,过渡型.这一类型是人工审核向计算机审核方式的过渡阶段.这一阶段开始利用专门设计的审核程序查错,审核员可查看所有数据,又修改藏品数据.复旦大学的陈红京先生主持开发的《人文类博物馆藏品信息采集与管理系统》系列软件提出审核库顺序修改功能,给审核员分配文物编辑权限,使之核对审核库中每一条藏品数据时并通过文物编辑按钮即时修改错误数据.该系统还在审核库转使用库功能中设计了自动查重程序配合人工审核方式使用,拒绝总登记号重复的藏品信息转入使用库.一旦两条以上藏品数据重复,则其不能被拷入使用库中检索使用,而是由审核员再次审查修改错误信息.《人文类博物馆藏品信息采集与管理系统》开创了计算机审核程序辅助人工审核方式的先河.

第三,计算机比对审核型.计算机自动比对藏品数据,发现错误,自动提交错误数据并标识错误之处,提示审核员修改.《故宫文物底账信息数据录入软件》根据登录员录人、审核员审核修改藏品数据的理念专门设置了比对的计算机审核方式.该软件为审核员设置了校对权限,可以修改经比对后不完全一致的藏品数据.系统自动对两名登录员分别录入和提交的相同底账数据逐条进行比对,并将不一致的地方用红色标识出来,由审核员根据总账进行审核修改.

由此可见,随着计算机技术在藏品信息采集工作中的深入应用,数据审核逐渐向计算机自动审核方式过渡,其间审核工作的细化分工和专业化趋势的加强为计算机审核方式的产生与发展提供了人员和物质条件.而通过吸取人工审核方式的实践经验,编写自动查重、比对等程序,利用计算机程序提高数据审核效率的趋势也愈加明朗.

二、

与早期的人工审核方式相比,现在逐渐兴起的计算机自动审核方式通过专门化、针对性和考核等设计,提高了审核速度和效率.

与人工审核方式相比,计算机审核更加注重分工合作,有针对性地设计审核流程和操作方法.博物馆藏品登录工作流程依次为录入、查错和修正三个项目.早期,系统笼统地设计登录流程,登录员独立完成所有项目.在实践中,博物馆工作者逐渐认识到三者的差异及此种登录方法的弊端,对其进行分工.陈红京先生将其分为录入和审核两个流程,并提出数据审核“要请专家进行校对”.《故宫文物底账信息数据录入软件》所设计的审核模式则将分工进行得更加细致,查错由比对程序自动处理,审核员仅负责对错误数据的修正.分工细化,使得审核工作效率不断提高,尤其是计算机程序参与审核工作后,审核员的工作更加简单化、快捷化和精确化.以比对程序为例,该程序针对录入过程中录入员常见的人为错误,如错别字(错误数字、字母)、标点错误等而设计,启动比对命令后在数十秒内就可将上述错误标识出来由审核员判断两条数据孰对孰错,并纠正和选择正确的藏品数据予以保存,这极大地提高了审核的速度和效率.

另外,早期的人工审核没有严格的制度和程序对审核工作进行评价,计算机审核则专门设计了对审核员工作量等工作情况的统计功能,探索行之有效的方法评价审核员的工作.《故宫文物底账信息数据录入软件》设置了对录入员差错率和审核员工作量进行统计的功能,系统自动记录和统计经 由比对发现的错误数据量及经审核员修改和通过的数据量.对录入的错误数据及审核员工作量进行统计和分析,对于担任登录员的录入员和审核员来说,干多干少、干好干坏通过统计一目了然,为评价登录员工作和制定奖惩措施提供了科学的指标和依据,激励着相关人员提高登录效率.

从上可知,计算机审核方式的发展促进了藏品信息数据审核工作速度与效率的提高,并逐渐成为博物馆工作者较为青睐的馆藏信息审核方式.

三、

尽管计算机审核方式颇具优势,但目前还不算很成熟,有一些技术问题无法克服,导致其审核结果达不到百分之百的查准率.这些主要表现在以下几个方面：

第一,计算机审核方式一般是针对某一种错误的查询,它对错误类型有着极其严苛的限制条件.其一,以查重程序为例.目前所见的查重程序一般是针对总登记号重复即错误的前提设置的,其他重复性错误则不在其审查范围之内.其二,比对程序是基于两个人录入同样信息,如果录入的信息出现不一致处即为错误的前提编制的；如果两个人犯同样的错误,则系统无法识别这种错误.其三,从上面两种情况可以看出,目前的计算机审核方式主要审核对象是以文本为主的字符型数据,对于选择性指标项中出现的错误则无法识别.这极大地限制了计算机审核方式的应用范围和应用价值.

第二,人才是博物馆藏品信息采集工作中审核阶段最重要的条件.从上述对审核员素质的要求可看出,审核员应是熟悉藏品知识的鉴定人才,并具有一定计算机操作能力的人才.而从目前对各个博物馆人才结构统计资料来看,博物馆中从事藏品审核工作的工作人员中,同时掌握藏品鉴定或计算机操作技能的人才非常少.这极大地影响了藏品信息审核工作的正常开展.

因此,促进藏品信息审核工作的开展,必须针对上述问题对现有的审核模式进行改进.

四、

针对计算机审核方式目前存在上述问题,今后博物馆工作者在设计审核方式时可采取以下措施：

针对目前的计算机审核方式存在差错种类单一、查错率仍未达到令人完全满意的状况.博物馆工作者在参与设计藏品信息采集系统的审核功能应从下几个方面进行完善：

第一,分析目前藏品信息采集过程中所产生的各种错误类型,针对每一种错误设计相应的审核程序.例如,针对常见的错别字,则可设计相应的错别字检查程序,自动检查这类错误,这样可避免漏检比对程序中程序无法识别由于两个录入员犯相同错误这样的情况.

第二,设计审核时一定要保证尽可能查询到所有错误类型的藏品信息.而目前单一的计算机审核或人工审核都无法保证百分之百的查错率,因而保留人工审核方式很有必要.考虑到这一点,人工审核界面应朝着易于查看、修改信息操作简单的方向进行设计,从而减少审核员因工作疲劳而造成错检、漏检及修改错误等不利情况.例如,考虑到审核员的需要,可以将一批藏品信息中的某一项以列表的形式按照一定顺序显示出来,由审核员核对并修正相应指标内容,以此保证最大限度地查询和修正所有错误信息.

第三,审核方式的专业性体现在审核员的专业性上.博物馆的专业性一方面体现在藏品上,在审阅录入藏品数据同时也执行审核藏品信息的审核员必须是熟悉本馆藏品及精通藏品学科知识的专业人员.只有专业人员才能迅速发现和定位错误数据,了解如何修正错误.因此,博物馆一方面,应注重对藏品专业人员的录用和培养工作；另一方面,审核工作是利用计算机程序进行的,所以审核员必须掌握基础的计算机操作方法.

目前,国内博物馆藏品数据库的建设进行得如火如荼,为提高博物馆藏品信息采集准确性,完善计算机登录工作中的审核模式显得十分必要.但应指出,保证绝对不出错的审核方式是没有的.对藏品数据进行审核只是事后的补救措施,为保证所登录藏品数据的准确性首先要从提高录入员录入数据的准确率出发.因此,博物馆工作者应在开发博物馆藏品采集软件时优先考虑为登录员提供便利,设计出高效登录、简易操作和便于人机对话的录入方式,同时提高登录员操作技能.通过登录员录入正确而规范的藏品数据,来保障藏品数据库里藏品信息的准确性和可用性.

[参考文献]

[1]祝敬国,藏品管理的电脑检索系统[J],中国博物馆,1985,(3)

[2]陈红京,吴勤曼,数字博物馆资源建设规范与方法[M],上海：上海科学技术出版社,2006

[3]中国博物馆学会数字化专业委员会,中国博物馆学会数字化专业委员会暨首届学术研讨会论文集[A],梅雪,故宫文物底账信息数据采集方法[c],北京：燕山出版社,2006

[4]浙江省现代科普宣传研究中心,全国首届数字(虚拟)科技馆技术与应用学术研讨会论文集[A],朱恪勤,藏品信息管理系统在苏州博物馆的建立[c],北京：科学技术文献出版社,2007

[责任编辑：白云]