关于基层公路工程档案的

摘 要：公路工程档案具有公路行业的特殊性和档案的普遍性.分析了基层公路档案管理的作用.从提供档案管理认识、加强制度建设、规范档案管理、做好原始记录、加强档案利用开发、培养档案管理专门人才等方面提出了加强基层公路工程档案管理的建议.

关 键 词：公路工程；档案管理；档案质量；人才；制度

中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）05-0185-02

“十一五”期间,国家对西部地区农村公路实施了乡镇通畅和村通达“双百”工程.到“十二五”末,国家对西部地区农村公路实施通村油路建设.对于基层公路部门来说,公路建设数量迅速增加,工程养护任务日益繁重,而公路等级多、类型多、地形地质复杂的特点,都将是公路建设管理部门面临新的挑战.公路工程档案是反映交通发展的重要的历史记录,是公路工程建设的见证,是全面鉴定工程质量的主要依据和各级公路管理状况的反映.做好公路工程档案管理,对于保证工程质量、加快工程建设进度、为公路营运维护决策提供根据.下面结合基层公路建设与养护管理的特点,对基层公路工程档案管理进行探讨.

一、公路工程档案及基层公路档案的特点

公路工程档案是指在公路勘测设计、建设施工、养护生产和科研管理等活动中形成的具有利用价值的各种图纸、图表、文字资料、影片影像、照片、录音等材料,并按程序汇编到一起的图文载体,是公路工程项目建设各项活动的真实记录,全面、综合地反映了公路工程项目建设的全过程.《公路工程质量管理办法》中明确规定,建设单位应加强档案管理,所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定,建立健全项目档案.

公路工程档案的特点是由公路工程的自身的特点和档案的特点共同决定的.具有档案的普遍性,同时具有公路的特殊性.

（一）公路工程档案与其它档案一样,具有档案的普遍特性.即档案的原始性.公路工程档案是在施工现场由基层施工技术人员或相关人员直接填写在有关记录上的材料,不能事后补录.所以在收集归档时要注意原件、原稿的收集,以反映真实性.

（二）公路工程属于专业性强的专门行业.公路工程行业具有流动性大、施工战线长、跨区域、异地化作业多、施工过程不稳定等特点,决定了公路工程档案的长期性、复杂性和艰巨性.往往给档案资料的收集、整理、立卷归档增加困难.同时因为它记录和反映了工程项目建设活动的全过程,又具有了成套的特性.

（三）基层公路工程档案的综合性.越是基层,公路工程档案越是变得更加繁琐和复杂.从内容上,既有上级党政和交通行业主管机关下发的文件以及项目建设单位(业主)与相关部门间往来的文书,又有各参建单位形成的勘察设计、施工、监理和质监等方面的专业技术资料,还会有许多涉及沿线各级乡镇、厂矿企事业单位形成的施工环境、征地拆迁资料,并且相互之间交叉频繁、形式多样.

（四）专业人才缺乏.在基层档案管理中,存在不重视工程技术资料的收集、编制、整理的现象,缺少专职的资料员,因而往往存在档案资料不全、不及时、手续不规范等现象.档案材料不完整、缺乏统一的管理模式、缺乏档案管理机构、缺乏复合型档案管理人员是基层公路档案管理普遍存在的问题.

二、公路工程档案的作用

（一）档案是历史的真凭实据,具有一定的法律效用,这一点它不同于其他文献.公路档案是公路建设过程中直接形成的,是作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表声像等不同形式的历史记录,这种形成的自然性,决定了档案记录历史情况的客观性,档案是令人信服的历史证据.因而它能为公路建设、维护、经营等活动提供真实的凭证作用.

（二）档案作为一种历史记录,它真实地记录和反映了人们社会实践活动的深度和广度,为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验.“察往知来,视兹故帙”,对档案的参考作用作了高度的概括.它能为公路建设、维护、经营等活动提供真实的参考作用.

（三）工程档案是工程建设的一个缩影,因此及时回收档案资料,加强档案管理,有利于及时了解工程建设情况,并加强工程管理.工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息,因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏,有利于加强对工程的监督.

（四）公路工程档案可以实现对公路工程建设在施工过程中进行有力控制,检查实际进度是否按进度计划的要求进行,及时对出现的偏差情况进行分析,并对公路工程施工过程中及时采取补救措施或调整结构修改原计划并付诸实施,直至公路工程建设竣工交付使用.

三、加强基层公路工程档案管理的建议

(一)提高档案认识,加强制度建设,规范档案管理

从单位领导到具体档案工作人员都应充分认识到档案管理的重要性,从项目的开始阶段就把建设档案工作统一起来,工程项目从立项开始,就指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集和管理工作.加强档案管理制度建设,建立档案工作人员网络体系,明确每人的工作职责,建立健全项目档案工作规章制度、管理体系和工作程序,使公路工程档案管理工作步入科学化、规范化的轨道.

(二)做好工程质量记录

不论是新建项目,还是维修工程,不论项目大小,把档案管理始终贯穿于项目立项、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的全过程.真实的记录建设工程的立项、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收全过程.加强平时管理,提高文件资料质量.

(三)加强工程前期档案管理

在公路工程建设项目档案管理工作中将文件材料的形成、积累、整理和归档纳入项目立项申报、勘探设计、征地拆迁、招投标等各项建设程序,纳入项目建设管理计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围.在项目前期筹备时同步提出.