档案数字化加工过程

摘 要 档案数字化是档案管理的必经之路,也是档案工作的关键步骤,因此做好档案的数字化是我们当前的重要工作.

关 键 词 档案 数字化 加工

档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的过程.它是一种新型档案信息形态,以数字化的形式存储,通过高速网络设施相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,从而实现真正意义上的资源共享.

纸质档案的数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机是别的数字图像或数字文本的处理过程.

纸质档案的数字化加工处理过程主要包括扫描、图像处理、PDF文件命名及存储.

1纸质档案的扫描

（1）扫描前要审视纸质档案是否有彩像及彩色文字,辨别文本的开本,然后再确定扫描方式,具体如下：①页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描；②页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面带有多色文字的档案,可采用灰度模式扫描；③页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可选择24位彩色模式扫描；④根据档案开本大小确定扫描的开本模式.

（2）扫描文档根据不同的印刷质量确定扫描分辨率：①档案文本质量清晰明目,这种类型的文档扫描分辨率选择300dpi.②档案字迹模糊、字体不太清晰,这种类型的文档扫描时分辨率选择为 350dpi.③扫描图像文件要符合如下要求：扫描的文件内容应清晰可见,如有数字、计算公式、图表等内容不清晰,应重新扫描；扫描的文件应该完整,不得缺页；扫描的文件页数应该连续；扫描的文件开本大于A4应选择A4扫描,扫描页要和其他扫描页拼接要有重叠区域；扫描的文本内容不得扭曲,通过校正也无法教偏,这种情况下应重新进行扫描；扫描文件以多页TIF格式保存,文件名称为扫描文件的标题名称,名称中含有的系统禁止使用的符号要去掉并用空格分割,文件的时间用四位数字表示.

2扫描图像的处理

（1）扫描的图像文件,要对其偏斜度、清晰度、失真度等进行检查,发现不符合图像质量要求时,要经过轿偏、去污、等措施修补处理,使之达到最佳显示效果；

（2）文档中含有彩像的页面与其他二值化扫描文件合成的TIF文件应保证可以进行OCR识别,并合成为PDF文件；

（3）由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描；

（4）发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像；

（5）发现扫描图像的排列顺序与原文档不一致时,应及时进行调整.

图像处理完成后要符合如下要求：档案的版式不变；档案的内容要完整、齐全；处理的页面要清洁、工整,不能有明显的污渍；档案的内容要可以清晰辨认；处理完的TIF文件要定期打包压缩备份,原则上一个月一个压缩包.

3.PDF文件的命名

PDF文件为用户使用的最终文件格式,为了使PDF文件的存储符合数据库的要求,文件命名要符合议定的规则.

（1）文件名由档案序号+档案名称组成；（2）档案序号与标准名称之间用半角“#”分割；（3）档案号中的“/”要用半角“%”替代,档案名称中出现“/＼：*?<>|”符号要用“%”替代；（4）档案号的年代要取四位；（5）文件的扩展名为小写“pdf”.

4数字化的意义

4.1提高工作效率,降低档案利用成本

数字化加工项目完成后,社会公众（开放档案）和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文（件）信息,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象,从而提高工作效率,降低档案信息利用的成本.

4.2最大限度保管和保护库存档案实体安全

由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,不仅占用了大量的库存空间,而且利用仍需到库房,管理成本高,档案易受损,如纸张发黄、发粘、发脆等.因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题.实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全.

4.3阳光政务,提升形象

库存档案实现数字化、电子化管理,既是各级档案管理部门贯彻科学发展观,实施国家档案事业“十一五”规划的大事,又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措；既是实际工作的需要,也是亮点工程,是一项利国利民具有重要意义的事情.数字化项目完成后,不仅档案管理和利用手段实现了现代化,档案利用效率大大提高,档案发挥的作用显著,还可以大大提升单位形象,符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求.