职业女性赴宴的礼仪

日本一名学者曾说过这么一段话：“不管是在公司还是在家庭里,凭这个人在里的讲话方式,就可以基本上判断出其‘教养’的水准.”如果说“文如其人”,那么,不妨也可以说“话如其人”.因此,使用时,务必要自觉维护好自己的“形象”.

准备通话内容.给别人打时,如果想到什么,就说什么,往往会丢三落四,忘却了主要事项还毫无觉察,等挂断了后才恍然大悟.因此,在拨打之前,要先把你所要表达的内容准备好,最好是先列出几条纲要,写在你身边的便签纸上,以免对方接后,自己由于紧张或者是兴奋,而忘了自己要说的内容.

慎选通话时间.无特殊情况,拨打要避开影响对方生活或休息的时间,比如三餐吃饭的时间；早晨8时以前；下午12时到14点之间；晚上10时半以后.若非紧急事务须立刻通报,拨打公务最好避开对方精力可能松懈的时间,如周五下午、周一上午、上班后的前半个小时,下班前的最后几分钟.不要在休息日打谈公务,以免影响他人休息.给海外人士打前,要弄清地区时差以及各国工作时间的差异.如果在一个不太适宜的时间把打过去了,要记得礼貌性征询对方是否方便接听.

及时接听.来电宜在第2声铃响之后,立即接听.有学者认为,铃声响了5次都没有去接的公司,肯定不会有大作为.这肯定没有错,因为至少说明这个公司毫无一点时间价值观念.因此,如果铃响了5声才拿起话筒,应该先向对方道歉,比如说：“对不起,让您久等了”.

礼貌问候“第一声”.接通之后,接者应该先主动向对方问好,并立刻报出本公司或部门的名称,双方都应将第一句话的声调、措词调整到最佳状态.因为中的“第一声印象”十分重要,如果第一声优美动听,会使对方感到身心愉悦,从而放松地讲话.在商务沟通中,不允许接时以“喂,喂”作为“见面礼”,特别是不允许一张嘴就毫不客气地去查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你是谁”,或者劈头就问：“喂,找谁,干嘛等?”这是很不礼貌的,应该注意改正.一旦拨错,应向接者表示歉意,说：“对不起,我打错了”“打扰您了”.

发挥声音的魅力.如果是面对面进行交流,可以充分利用肢体语言来进行表达,而只能通过声音来表达,所以要特别注意声调、语速、以及表达的准确度.因此,在通中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对,要用清晰而愉快的声音接,这能显示出说话人的职业风度和可亲的性格,从而给对方留下美好的印象.日本的一些公司专门为接线生配备镜子,用来检查自己是否始终处于喜悦和微笑的状态,效果非常的好.

保持正确的姿势.即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来.如果你打的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力.接听过程中应该始终保持正确的姿势.一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大部分人讲话使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙.因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听.

专心聆听,诚意应答.接听任何,均应聚精会神,否则难以确保自己听得清、记得准.在通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西,任何小的声响都可以通过线传到客户的耳中.千万不要同时与其他人闲聊.不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重.在听时,应视情况不时说些“嗯”“是的”“对”“知道了”之类的话语,让对方感到你在认真地听.遇到没有听清听懂的话,应致歉后再请求对方重复.

切勿使用禁忌词汇.当需要确认对方姓名时,要尽量用褒义词语,比如“您姓冷,是冷淡的冷吗?”让对方听了感到不快,如果改成“是冷热的冷吗?”感觉就不一样了.接时,要避免以“不在”“不知道”“这事不归我管”来回答.

养成复述习惯.文字不同,一看便知,但读音相同或极其相近的词语,通时却常常容易搞错,为了防止听错内容,一定要当场复述.听到与数字有关的内容后,也要马上复述,予以确认.当说到日期时,不妨加上星期几,以保证准确无误.接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高.例如,应该对会面时间、地点、联系、区域等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误.

做好记录.如果对方要找的人不在,要尽量做好记录工作.记录内容包括什么人、什么时间打的、大概要说什么事（如果对方不愿意不必强问）、对方有什么要求（是看到字条马上回电,还是晚上再打等）.通常很多人在转接时不予记录或者记录得非常简单,只有一个姓和一个,这样对方要找的人工作繁忙的话,这种可能得不到及时回复.

控制通话时间.在工作时间,除了必要的寒暄与客套之外,要少说与工作无关的话题,杜绝长时间占线的现象存在.在打时,发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度限定在3分钟之内,尽量不要超过这一限定.

礼待打错者.有一些公司职员接到打错了的时,常常冷冰冰地说：“打错了.”最好能这样告诉对方：“这是××公司,你找哪儿?”如果自己知道对方所找公司的,不妨告诉他,也许对方正是本公司潜在的顾客.即使不是,你热情友好地处理打错的,也可使对方对公司抱有初步好感,说不定就会成为本公司的客户,甚至成为公司的忠诚支持者.

友善地结束通话.交谈结束前,应谦恭地问一下对方：“请问您还有什么事情吗?”结束交谈时,通常由打的一方提出,然后彼此客气地道别.挂时,打出的人应等对方先挂断,等待2～3秒钟后,再自己轻轻地放下话筒,切忌挂机动作用力过大.如果对方还未挂断,听到毛毛躁躁的“咔嚓”一声,肯定会感到很不愉快的.如果对方是顾客、长辈或身份较高者,无论是谁打出,都应等对方先挂.如果是给顾客打,通完之前,业务人员一定要记住向顾客致谢,如说：“感谢您用这么长时我介绍,希望您能满意,谢谢,再见.”

恰当地使用.发展良好商务关系的最佳途径是与客户面对面地商谈,而主要用来安排会见.当然一旦双方见过面,再用往来就方便多了.即使客户已将家中的告诉你,如果是公务,尽量不要往家中打.在美国你可以通过向一个素不相识的人推销商品,而在欧洲、拉美和亚洲国家,促销或在中长时间地谈生意,就难以让人接受.

后续礼貌.挂断顾客的后,有许多的业务人员会立即从嘴里跳出几个对顾客不雅的词汇,以放松自己的压力,这是一个不礼貌的坏习惯.

（作者单位：义乌工商职业技术学院人文旅游分院）