电算化背景下的会计档案管理

摘 要：在经济管理和会计工作中会计档案具有重要的作用和价值,会计档案不仅是重要的经济档案,会计档案也是国家档案重要的组成部分.在电算化环境下,加强会计档案的管理,提高会计档案管理的水平,充分发挥会计档案在各项工作中的重要作用是我们今天研究的问题.

关 键 词：电算化；会计档案；管理；措施

随着计算机技术的发展,会计制度的改革,目前会计电算化已经在各个单位中广泛应用,会计电算化不仅能够提高会计工作效率,而且对减轻会计人员的工作强度具有重要的作用,会计电算化不仅能够保留传统的会计档案,而且对存储在计算机硬盘中的会计数据、光盘存储或者其他的磁性介质的会计数据的管理更加安全可靠.

一、电算化背景下会计档案的特点

会计电算化主要是指存储会计数据、报表、以及账簿和程序的存储介质和程序以及系统开发编制的会计资料和文档,并且能够打印输出各种会计凭证和报表.随着会计电算化的普及,在会计电算化的环境下,财务人员对会计资料以及日常工作等都在计算机上完成,从而形成很多新的特点：

1.传统的会计档案具有直观性和可视性,而存储在计算机中的会计档案需要通过计算机硬件和相关的软件相结合才能使用,会计档案的调用有一定的难度,但是在使用的过程中比较快捷、方便,并且很容易产生分析结果.

2.会计电算化档案比传统的会计档案管理更具有内涵,电算化环境下的会计档案除了打印输出会计账不留痕迹,并且对会计档案的安全性和稳定性具有更高的要求.

3.电算化环境下会计档案由于存储在光盘以及磁性的介质中,因此对数据的更改不会留下痕迹,很容易遭受到破坏,并且还容易受到存放环境、载体的质量以及存储信息等外界条件的影响.

4.会计电算化档案的使用和会计软件版本具有密切的联系,所以在企业或者单位中实施电算化时间越长,则财务以及会计的软件版本就越多,所以在电算化环境下会计版本需要更加科学合理的管理措施.

二、电算化环境下会计档案管理存在的问题

1.电算化会计档案管理制度不完善

很多单位在实施会计电算化后,其会计档案管理的内容和环境有所变化,并且会计档案的内容也扩大,但是很多单位没有认识到这些变化,认为会计电算化只是一种工具而已,没有对会计档案管理人员的职责有相关的规定,并且也没有对会计档案的环境变化采取相关的措施.

2.很多单位实施会计电算化后,由于操作人员的时间观念不强,重视意识不够,将会计资料以及重要的信息和资料存储在磁盘或者电子文档后,就不予管理,并且对磁盘或者电子文档中会计资料和数据没有进行备份,从而很容易造成会计资料、系统数据的破坏或者丢失,将会造成会计资料以及数据的泄露,影响会计工作的开展.

3.会计档案管理人员的综合素质不高

会计档案管理人员的综合素质的高低直接影响电算化会计档案管理工作的开展,在电算化环境下,如果会计档案管理人员专业知识不强,或者计算机应用能力差,从而也将会造成电算化档案管理工作的有效的开展,影响会计档案管理水平的提高.

三、如何做好会计电算化档案管理工作

1.完善电算化会计档案管理制度

在电算化背景下,建立完善的会计档案管理制度是提高会计电算化管理水平的重要保障,比如在电算化环境下可以制定《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案管理相关的措施》、《电算化会计档案操作管理制度》以及《计算机硬件软件和数据管理制度》等相关的规定对提高电算化会计档案的管理水平和保障会计档案管理具有重要的作用.

2.加强电算化会计档案的管理

在电算化背景下,电算化会计档案主要存储在光盘上或者磁性介质上,所以应该注意对这些会计资料和档案的备份,并且还应该注意会计档案的形成时间和会计档案存储的操作人员的姓名,注意对会计档案的备份,这样能够减少系统数据的丢失或者会计档案的数据修改等对会计档案管理工作造成的麻烦.在对会计档案进行保存时,应该注意防尘、防潮、远离磁场,从而保证系统数据以及会计档案的完整性.在电算化背景下对于会计档案或者系统的数据采用磁性介质保存的档案应该注意定期检查、定期进行复制、防止由于磁性介质干扰或者破坏造成会计档案的破坏或者数据的丢失.还应该注意电算化会计档案与财务软件保持一致性,由于不同的电算化会计软件对会计数据结构以及会计档案的管理也会不同,因此就会产生会计资料或者档案不能被调用或者出现数据的错误等情况.因此在电算化背景下,不仅应该对会计数据以及会计档案采取备份的保存形式,而且还应该注意会计软件版本的一致性,从而才能保证会计档案管理的准确性和可靠性.

3.加强电算化背景下会计档案管理人员业务素质

在电算化背景下,很多的会计档案管理人员依然采用传统的会计档案管理方法和传统的工作方式,对现代化技术所形成的新的会计档案管理模式不能适应,所以在电算化环境下,转变电算化会计档案管理人员的思想观念,树立现代化管理意识,并且加强电算化知识的培训和业务指导,采取科学的会计档案管理措施,对促进会计档案管理水平,提高工作效率具有重要的作用和价值.

在电算化背景下,不仅要求会计档案管理人员具有非常高的政治素质,而且还应该具有较强的专业技术和业务素质,要求会计档案管理人员在完成本职工作后,还应该不断对会计档案管理人员进行教育培训,采用请进来走出去的措施,系统学习和岗位教育相结合,不断加强培训和学习,不断提高创新能力和业务知识水平,树立综合素质水平高的会计档案管理人员的形象,从而不断提高会计档案管理水平,提高会计电算化档案管理的现代化技术,促进会计档案管理工作的有效开展.