会计师事务所会计档案管理与风险

【摘 要 】本文主要阐述了会计师事务所面临的主要风险；会计师事务所档案管理存在的问题；加强档案管理、防范风险的应对措施.

【关 键 词 】会计师事务所；会计档案；管理；风险控制

在目前日益发达的经济活动中,会计师事务所的业务量越来越大,随着各项经济法规的不断健全完善,对会计师事务所的执业要求也越来越高,会计师事务所面临的执业风险也越来越大,对于会计师事务所来说,会计档案的保管无疑是风险控制中重要的一环节,也是会计师事务所内控管理的重要措施.

一、会计师事务所面临的主要风险

会计师事务所在执业过程中面临的主要风险是诉论风险,经常被作为第二被告要求承担民事责任.会计师事务所的审计业务和验资业务都可能带来诉讼风险.如某些企业想从银行骗贷,银行要求必须有会计师事务所提供的审计报告,企业就会利用较高的审计费诱惑,要求会计师事务所出具虚检测的审计报告,虚列企业的盈利和资产总额,使企业的财务指标符合银行的贷款要求,在银行放贷后,企业将资金转走,等到贷款到期,企业可能人去楼空,给银行造成坏账损失,这样银行将会把企业和会计师事务所作为第一第二被告,要求承担赔偿损失,如上世纪九十年代沈太福非法集资案,北京长城会计师事务所就因此而作为第二被告要求赔偿损失,最后事务所被迫解散.

除了企业银行骗贷外,还可能因出具不实审计报告,通过虚检测的盈利信息,诱导投资者购写股票,结果因股票暴跌而被股民索赔,早期如银广厦案,近期的绿大地,万福生科等股民索赔案.为其承担审计业务的会计师事务所除了要承担民事赔偿外,还被证监会处以高额罚款,损失极其惨重.

验资业务的风险也不容小觑,现在有很多不法之徒为了诈骗钱财,通过注册虚检测的公司,进行虚检测的购销业务,在注册公司的过程中,客户会将公司注册手续外包给写作技巧公司,由写作技巧公司垫资进行注册,再由写作技巧公司找一家会计师事务所出具验资报告,并给予较高的验资费用,一旦这些皮包公司诈骗成功,受骗方在找不到对方的情况下,会要求出具验资报告的会计师事务所承担连带责任,这种案例已屡见不鲜.

由于会计师事务所在执业过程中会接触到企业的商业秘密,负有对知晓的商业秘密保密的责任,如客户的重要客户、重要的供应商、重要的配方、采购、成本购成及管理模式等,都负有为客户保密的责任,一旦泄露给客户造成重大损失,在客户弄清泄露源头后,会对会计师事务所进行索赔.

所以会计师师事务所在开展审计和验资业务时,除了要求具有业务胜任能力外,还必须尽职尽责,做好审计基础工作,通过检查、监盘、观察、查询及函证、分析性复核等手段获取充分必要的审计证据,做好审计工作底稿并保存好审计证据,形成能获得审计证据支撑的审计或验资结论,一旦发生风险,如果所获证据真实充足,在诉论过程中也会减轻自己的责任.

二、目前会计师事务所档案管理存在的一些问题

我国从1991年恢复注册会计师统一考试以来,到现在已有二十多年时间,注册会计师的业务也有很大的发展,会计师事务所的档案管理也取得了很大的进展,但也存在一些问题,主要有以下几方面：

1.档案管理投入不足

会计师事务所在执业过程中,由于过份重视经济利益,对需要费时费力的档案管理往往不重视,如一些规模较小的会计师事务所会计档案无专人管理,档案存放无专门的档案室,而是随意堆放,防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足,很容易引起会计档案的损毁,给档案安全带来了隐患,使档案的质量及寿命受到影响.

2.档案管理不规范

有些会计师事务所在上半年审计业务繁忙的季节,只注重出报告,而不注重会计档案的收集整理工作,而是等到下半年业务淡季时才专门抽时间进行会计工作底稿的整理,往往由于时间太长,在整理过程中会出现缺少各种审计证据的情况,如关键的询证函没有,企业的银行对账单不齐,重要的合同没有复印,有的甚至连企业提供的未审报表都没有盖公章,要补的太多,再要求客户提供又感觉不好意思,只要听之任之,有多少就整理多少,没有的就算了.对档案的借阅也没有记录,有的目录中记载有哪些档案,但后来被人借出未归还,但又未登记借阅记录,结果不知道是哪一环节把档案弄丢了,曾经有一个会计师事务所在从事司法鉴定业务时,原告方提供了会计凭证之类的会计档案,事务所注册会计师在叫来被告询问某些细节时,被告要求看对方会计凭证的附件,被告利用注册会计师缺少经验,趁注册会计师有事不在场的几分钟时间,将某些重要证据撕下带走,有些进行涂改,造成在开庭质证时,原告方证据效力受到影响.会计师事务所在执业时还会将一些自相矛盾的审计证据一同保存,比如说本期确认了收入,但发货单之类的审计证据却又不是当期的,有的验资报告的出资单据如银行缴款单或进账单上款项用途写的是借款,但又作为实收资本的依据.这些无疑存在很大的风险.

3.重业务档案管理、轻其他档案管理

作为法律取证材料,一份完备的业务档案可以挽救一个事务所,而存在重大缺陷的业务档案又足以让一个事务所关门.所以,业内人士将会计师事务所的业务档案形象地称为“命根子”,而把存在问题的业务档案则比喻为“”,普遍存在着重业务档案管理、轻其他门类档案管理的问题.各事务所对于业务档案收集比较齐全,形成了一套自己的整理方法,对其他门类的档案管理则各行其是,有的还严重散失,处于无人管理的状态.

三、加强档案管理、防范风险的应对措施

会计师事务所如何化解在执业过程中遇到的风险,除了加强自身专业知识学习,提高专业胜任能力,对明显有风险的业务规避外,在会计档案管理方面,还要采取以下措施：

1.制定会计档案管理制度、规范会计档案保管

每个会计师事务所为了规避风险,规范管理,都应该制定会计师事务所档案管理制度,对档案的整理,保管等工作进行分工,明确各部门的责权利.如档案的接收、移交、归档、保管、借阅和销毁等作出详细的规定,防止档案的毁损或泄露. 2、加强培训和学习,提高执业人员对会计档案重要性的认识

有许多注册会计师在执业过程中,会带一些助理人员一起去企业,其中审计证据的搜集工作交由助理人员去完成,但有些助理人员没有这方面的经验,对审计证据也难判断真检测,这样,就必须事先对助理人员进行有关审计工作底稿相关知识的培训,使他们对审计证据的范围和重要性有明确的认识,对审计证据的真检测能进行适当的辨别,同时,执业的注册会计师对助理人员搜集的证据的完整性和真实性要负有主要责任,不能一旦出事就将责任推卸给助理人员.

3.对重要的证据要重点保存

在进行审计业务时,对企业重要资产的权证,如银行存款的对账单,房产和土地的产权证、应收账款的函证以及重大交易的合同,交易记录等,必须重点保存；对验资业务中的投入资本的单据,如货币资金出资的缴款单或进账单,实物资产的产权证明及移交记录等,都必须重点保存.

4.注册会计师对会计档案要严加审核,保证审计证据的真实性

注册会计师在执业时,对证据的来源一定要亲自获取,不要让客户代为提供,有些行为如询证函回函寄到客户处,由客户代为转交会计师事务所,货币资金出资的询证函由客户代为提供,自己不去银行亲自获取,这些都会形成很大的隐患,存在重大的诉讼风险.曾有个会计师事务所在做验资业务时,客户与银行人员串通一气,由客户将询证函交给非柜台的银行人员,在询证函上盖个检测章,后来产生诉讼案件,在诉讼中因询证函属伪造,造成会计师事务所因工作失职承担连带责任.另外对自相矛盾的证据要运用替代程序进行审核,甄别取舍,不要一并保存,以免自己打自己嘴巴.

5.加强职业道德建设,做好保密工作

注册会计师所从事的工作要体现独立、客观、公正,就必须具有良好的职业道德,对在执业过程中知晓的客户商业秘密,要严加保密,不能泄露,更不能以此谋利,要妥善保管好会计档案,做好借阅记录,不要使客户的商业秘密泄露.曾有位注册会计师利用客户货币资金增资时知晓的信息,将银行询证函拍照发给与客户存在诉讼纠纷的当事人,造成客户增资存款被冻结并划走,使客户造成重大损失,对该会计师事务所的声誉造成很坏的影响.

总之,会计师事务所在执业中形成的会计档案与会计师事务所面临的风险有很大的关系,只有做好会计档案保管工作,在碰到诉讼案件时才能有较减轻自己责任,减少损失,同时也是提高会计师事务所执业质量的要求,千万不可轻视.