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会计档案,是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据,一般包括会计凭证、会计帐簿、财务会计报告以及其他会计资料.会计档案对于总结经济工作,指导生产经营管理和事业管理,查验经济问题,防止贪污舞弊,研究经济发展的方针和战略都具有重要作用.

会计档案亦是企业档案的重要组成部分,多年来始终受到国家财政与档案主管机关重视:1984年,财政部和国家档案局联合下发《会计档案管理办法》;1998年8月,财政部、国家档案局针对我国市场经济发展,经济和会计工作中的新情况、新问题及原会计档案管理规定中不适应经济发展和会计改革要求的问题,重新修订了《会计档案管理办法》;1999年颁布的《会计法》.国家一系列法律法规不仅为会计档案管理提供了法律依据,同时表明在市场经济条件下和建立现代企业制度进程中,加强会计档案管理,对于贯彻执行《会计法》,提高会计工作科学化、规范化水平具有重要意义和作用.

为加强我国会计档案的科学管理,《会计法》原则规定了会计档案的范围、保管、销毁等问题,从而将会计档案管理纳入法制化轨道.会计档案管理是一项技术性、政策性都很强的工作,为此,《会计法》授权国务院财政部门会同有关部门制定《会计档案管理办法》,对会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁,以及单位变更后的会计档案管理等问题作出了更加明确的规定.


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各种法规颁布以来,我集团坚持把会计档案管理作为企业档案工作的重要内容,先后制定了《会计档案管理暂行规定》、《会计档案整理标准》等制度标准,推行了会计档案集中统一管理,集团公司主要生产、辅助单位的会计档案纷纷移交档案部门保管,提高了会计档案规范化管理水平.1999年,根据国家颁布的《会计法》,结合我集团实际情况,档案主管部门会同财务部门重新修订了我集团《会计档案管理办法》,加大了会计档案管理力度,进一步提高了我集团会计档案工作的管理水平.具体体现在以下诸方面:


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一、对交由档案部门管理的会计档案进行了系统整理、排列、编目,有的档案室还引进计算机管理模式,形成了比较好的管理基础,为及时、快捷查阅创造了条件.

二、会计档案移交档案部门管理,减轻了会计人员负担.确保了会计核算材料的安全质量.

三、对会计档案实行集中统一管理,符合档案法规要求,使企业档案更加齐全完整.

四、由于会计档案借阅实行严格的审批手续,使查阅利用控制在允许范围,有效保护了企业秘密.

五、会计档案管理规范化,促进了会计档案作用发挥.据统计,近年来会计档案为我集团内部审计、清产核资、追收欠款、解决经济纠纷、维护合法权益提供

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了依据和参考.取得明显成效与经济效益.

六、集团公司实施会计电算化后,按照国家有关规定制定了相应的实施细则,对会计档案存档手续、保证备份数据的安全:打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案管理:对随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘,均作为会计档案保管;同时对备份磁盘会计档案出借的管理及对伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为的处置都做了详细的规定,通过一系列可操作性的规定,不仅完善了内控制度也保证了会计档案完好.

纵观我集团会计档案管理工作,虽然取得一定成绩,但也存在一些问题:

(一)少数单位的会计档案未能按法规要求管理.《会计法》规定“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当移交本单位档案机构统一保管”.截止目前,我集团少数辅助单位或“三产”企业仍存在着会计部门自行保管会计档案现象.

(二)部分超过保管期限的会计档案不能及时鉴定销毁.《会计档案管理办法》规定,保管期限已满的会计档案除未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁外,可以按照报批程序销毁.由于很多应销毁会计档案不能正常销毁,加大了档案部门工作量,并影响档案库房、装具合理使用.

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(三)会计电算化给会计档案管理带来的新问题亟待解决.伴随会计电算化技术的普遍应用,与之俱来的会计电算化所形成会计核算材料的归档、保管、利用问题,档案部门目前尚无较为明确的管理规定与标准,还有待研究探讨.

为深入贯彻落实《会计法》,加强会计档案管理,笔者建议如下:

一、提高认识,把会计档案管理作为贯彻《会计法》的一项内容来抓.会计档案管理是会计工作组成部分,直接关乎企业财务管理水平和经济效益.有关方面应把会计档案管理作为贯彻《会计法》的具体内容,为规范有序的会计工作夯实基础.

二、认真贯彻执行集团公司的会计档案管理办法.各有关单位应以《会计档案管理办法》为指导,结合本单位实际,建立和完善会计档案保管、借阅、销毁制度,确保会计档案的完整与安全.

三、财务、档案部门应共同加强对会计档案工作的组织领导、监督检查,按照《会计法》有关“保证会计资料真实、完整”要求,相互支持,互创方便,及时解决会计档案管理中出现的新情况,新问题,推动《会计法》的全面贯彻落实,把我集团的会计与档案工作提高到新的水平.

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