电算化会计档案管理问题

摘 要 ：电算化会计档案在我国已经应用很普遍,其准确、方便、高效等优点使会计自身水平得到了快速提高,为了控制财务风险,提高工作效率,电算化会计档案管理在许多单位得到了普及和发展；但是,会计电算化也面临着许多的问题,我们应该分析问题,找出解决的办法,总结工作经验,使电算化会计档案管理更适应我国会计行业的发展.

关 键 词 ：会计档案管理 电算化

随着会计电算化的实行,会计作用有了更强的发挥,可以说会计电算化是会计手段的革命性变革,大大提高了我国会计行业的整体水平,推动了会计行业的发展.但是,电算化会计档案管理还有许多的问题需要解决,笔者通过多年的会计工作经验,简要分析了电算化会计档案管理存在的问题,并提出了一些切实可行的解决措施.

1. 管理中存在的主要问题

1.1 缺乏丰富的管理经验

虽然会计电算化已经实施很长时间了,但是,部分单位领导和会计人员还是缺乏会计档案管理经验,有一些单位只对打印出来的会计档案进行存档,却不保存计算机中存储的会计信息,这些都影响了会计信息的整体性.电算化会计档案管理不只包含打印输出的会计报表,还包括纸质文件、电子文件和系统软件处理形成的文件,具有相当广阔的外延.

另外,部分单位虽然进行了会计档案数据备份,但是没有选择优良的磁盘介质,存储盘与备用盘也没有进行很好地分离存放,这样就很容易丢失和损坏电子会计档案.而且部分操作人员并没有执行规范的管理流程,不能每天都对会计档案进行备份,也没做到对数据盘定期维护和检查,这样一旦出现意外情况,势必会造成财务数据的丢失,进而带来无法弥补的损失.

1.2 调阅方法认识不足,保存硬件措施不配套

因为只有在特定的软件系统环境中,电算化会计档案才能够显示出来.所以电算化会计档案的缺点是可视性和直观性欠缺,所以要妥善保存调阅软件.但一旦软件系统升级,就会出现因为版本的不同,而使旧版本的电算化的数据就不能够被调用.另外,还有一些单位仍旧使用老式打印机,无法达到规定的保存期限,也没依据相关标准建立会计档案保护制度.

1.3 计算机网络安全维护人才缺乏

电算化档案管理囊括了方方面面的内容,如软件的维护和系统的安全,这样就对电算化会计档案的操作人员提出了更高的要求.不光要对会计核算工作熟知和掌握,还要懂得必要的计算机维护和操作知识,但是,许多单位的会计人员只进行过简单的培训,就进行电算化档案管理,会计人员对于计算机维护和软件系统管理还不熟悉,一旦病毒侵入或软、硬件出现故障,其数据的可靠性、安全性就会受到威胁；如果资料没有随机备份或定期打印存档不及时,就会造成不可弥补的损失.另外,如果不了解软件系统管理和计算机维护,没有设置严格的口令和操作权限,就会使操作管理出现纰漏,没有执行严格的专机专用,致使一些会计责任事故频繁发生.

2.问题的解决措施

2.1会计档案管理的完整性

在会计数据还没有形成正式的书面文件以前,应该妥善保存电子数据的副本,将各种财务凭证,包括和银行存款日记账、各类记账凭证和总分类账打印输出,同时依据税务及审计等相关管理部门的要求,打印输出和保管各类账簿及报表,同时还要将会计数据及时导入磁性介质,及时进行备份,将保管方式、时间按和数量等信息标注清楚,同时还要定期检查和维护磁性介质,对电算化档案信息进行复制,以防丢失或毁损.

2.2会计档案的保密性

因为在电算化条件下,一些会计数据被集中在磁性介质,包括磁盘和光盘上,出于一己之私,有一些别有用心之人在未经授权的情况下,会进入计算机或网络,偷偷浏览账目,甚至会销毁、复制和伪造一些重要的财务数据,使会计信息的完整性和安全性遭受重创.鉴于这种情况,我们必须要规范使用权限,对涉及单位机密的重要文件,要做到专人专管专用,只有那些普通数据,才可共享使用.建立和健全借用手续制度,保证电子档案的安全性.建立严格的审批制度,外单位人员必须凭单位介绍信,经过上级主管领导和财务负责人批准,才允许查阅会计档案.一经发现非法涂改、变更和伪造数据文件,或者对账册和备份磁盘人为毁损的行为,必须严肃处理,对于后果严重的,要追究承担相应的法律责任.

2.3硬件措施的完善性

为了使打印输出的会计档案的保存期限得到保障,必须配备高清晰度的激光打印机或者是喷墨,同时还应有专用的会计档案库房,防火及防渍措施一应俱全

库房还应配有空调器,温、湿度测量仪,严格控制温度和湿度,以防止盘片变形.另外,会计人员要努力提高自身的专业水平和计算机操作水平,同时单位还要拥有和配备高级计算机管理人才,在任何条件下,都能对网络安全和电算化软件的正常使用做出保障.

结语：电算化会计档案在我国已经应用很普遍,其准确、方便、高效等优点使会计自身水平得到了快速提高,为了控制财务风险,提高工作效率,电算化会计档案管理在许多单位得到了普及和发展,使会计作用有了更强的发挥,但是,会计电算化也面临着许多的问题,我们应该分析问题,找出解决的办法,总结工作经验,使电算化会计档案管理更适应我国会计行业的发展.