企业固定资产账实不符的原因

摘 要：本文首先阐述了企业固定资产账实不符的现状,其次从四个方面对账实不符的原因进行了分析,最后归纳了解决固定资产账实不符的五条对策.

关 键 词：固定资产；账实不符；原因；对策

中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：1001-828X（2014）010-00-02

企业会计准则规定固定资产是指为生产商品提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度的有形资产.固定资产具有价值高,使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点.笔者多年从事资产管理工作,有机会接触过多种类型的企业,发现很多企业都不同程度的存在固定资产账实不符现象,甚至存在台账、实物两张皮的现象.

一、固定资产账实不符现状分析

固定资产账实不符直接表现是“盘盈”、“盘亏”.简言之,盘盈就是固定资产台账无,而现场实物有,盘亏则反之.目前很多企业安装监控系统,安保措施比较健全,而固定资产一般是较大的物件,所以只要固定资产验收使用后,盘亏出现的概率很小,更不会出现盘盈.因此固定资产账实不符大多数不是真正的盘盈盘亏.固定资产账实不符主要有以下表现：（1）实物存在,账面未及时增加；实物不存在,账面虚检测购置或实物已处置而账面未及时核销；（2）一项固定资产被分拆为多项明细资产,或多项固定资产组合为一项明细资产；（3）一物多名,专业名称、俗称、简称,让人不知所云；（4）固定资产规格型号、使用（存放）地点记录错误,难以核实.

固定资产账实不符直接导致企业财务信息失真,降低财务报告信息质量,影响报表使用者的分析决策,容易导致资产流失,是企业管理的毒瘤,必然是企业亟需整改的问题.

二、固定资产账实不符原因分析

固定资产账实不符的现象说明企业内部控制制度执行不严格,管控不到位,固定资产账面记录不能反映企业资产现状,无法为经营决策提供真实的固定资产信息.固定资产基础工作不规范,财务核算不准确、账务处理不及时是账实不符的主要原因.

1.转固工作虎头蛇尾、贻害无穷

企业建设项目竣工财务决算是固定资产台账形成的基础工作.要明确资产的类别、名称、规格型号、数量、金额、购置日期、使用日期、预计使用年限、生产厂家、使用地点等,建立完整无误的固定资产卡片.企业转固工作多是财务部门按照工程部门、设备部门等提供的竣工决算资料,参照建设项目预算、账务记录闭门造车而成,不重视现场核实名称、数量、规格型号、使用地点,只要台账最终合计金额与账面一致就以为万事大吉了.固定资产清查盘点时,我们经常发现诸如资产分类不合理,规格型号错误、设备未按工段或流程编号,某些设备动力部分与工作部分随意拆分或合并,相近设备金额差异显著.转固工作马马虎虎,必然给以后的资产管理带来很多麻烦,增加管理成本,降低工作效率.

2.资本性支出和费用性支出界限混淆,业绩不实

从金额上看,人为混淆资本性支出和费用性支出界限在建设项目未转固前最明显.将生产发生的材料、管理费用等记入建设项目,或将不能资本化的财务费用继续资本化,人为增加项目投资,导致虚增资产,为以后生产成本高居不下埋下祸根.反之有的企业为控制项目建设成本,也会把一些资本性支出作为费用性支出.随意调整固定资产账面价值成为企业利润调整的蓄水池.

3.固定资产虚检测入账,巧立名目,鱼目混珠

企业以虚检测验收单入账,造成账实不符.企业并未购置固定资产,为报销指标考核严格的可控费用,如礼品、烟酒等业务招待费,经办人设法以购置固定资产名义报销,常见的有微机、电视机、洗衣机等较容易取得而移动性较强的小型设备.有的企业确实购置固定资产,但是固定资产规格超标准、超预算,于是在时要求开具以普通标准的多个设备来顶替.

4.会计核算不及时,寻寻觅觅,徒增烦恼

以物对账,企业全面盘点时会发现有的资产在台账找不到,天上是不会掉馅饼的.一是因为企业已预付账款未及时索要形成的；二是资产已购置,因为上级管理严格没有固定资产购置计划而暂时挂账.以账对物,全面盘点时我们也会发现有的资产不翼而飞.一是变更使用地点而台账未及时修改；二是设备已处置,处置资料尚未传递到财务部门,账务未及时处理；三是设备废弃不用,台账未及时记录.

三、解决固定资产账实不符的对策分析

1.敝帚自珍,提高员工资产管理意识

员工都很爱惜自己的个人财产,故有“敝帚自珍”说法.提高员工资产管理意识,首先要培养员工主人翁精神.如果员工有主人翁精神,就会爱厂如家,就会真实、完整登记固定资产卡片,就会仔细核实固定资产价值,就会关注固定资产实物变化；就会细心保管使用固定资产,延长使用年限,最大程度发挥固定资产的使用效率.其次要宣传资产管理的重要性,了解资产对提高企业生产效率的重要意义.最后要培训员工资产管理的基本知识和操作技能,关注资产的变化,按管理流程及时反映资产状况.

2.建规立制,完善固定资产内部控制

《企业内部控制应用指引第8号-资产管理》为如何保证固定资产账实相符指明了方向.固定资产内部控制主要涉及三个部门：采购部门负责选择供应商并进行谈判；资产管理部门（包括设备管理部门、工程管理部门）负责对固定资产进行日常管理；财务部门负责对固定资产价值进行核算.企业要梳理固定资产管理程序,落实各部门的权限和职责,确保固定资产资料完整,账实相符.

3.数据共享,完善固定资产管理信息系统

固定资产管理信息系统（MIS）是企业管理的重要组成部分,是确保账实相符的重要工具,是内部控制制度得以有效实施的重要手段.从固定资产立项开始,就应当按照企业统一规定的办法予以分类编号,各环节要及时、准确、完整的输入固定资产“档案资料”：采购计划、采购申请、安装调试、成本计价、折旧计提、在建转固、保险、抵押、保管维修、维修费用资本化、拼装和内部调拨、出租出借、报废处置等.固定资产数量多的企业可以建立固定资产条码制度.固定资产标签上印有条码,利用条码信息介质,对固定资产管理进行全程跟踪.使用扫描终端对固定资产上的条码进行扫描,方便、快速、准确,大大提高固定资产清查工作效率,同时保证信息流和资产实物流的对应.

4.泾渭分明,明确固定资产后续支出是否资本化

财务部门要明确固定资产后续资本化的条件.根据《企业会计准则第4号-固定资产》及其应用指南规定,固定资产的更新改造等后续支出,如果满足与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业或该固定资产成本能可靠计量,如延长固定资产使用寿命,或产品质量实质性提高、产品成本实质性降低,就应当计入固定资产成本.如有被替换的部分,应扣除其账面价值；否则应当在发生时计入当期损益.避免台账中出现固定资产部件甚至修理费名称,被替换的部分依旧在固定资产价值中,造成账实不符.

5.中流砥柱,财务部门是保证账实相符的关键一环

企业财务状况最终都通过财务资料得以体现.财务人员不仅要进行固定资产账务核算,而且还要了解固定资产的外形、组成、功能等特点,从而强化固定资产的管理水平.财务人员管理固定资产要做到“三勤”.一是“嘴勤”,财务人员要向经办人员问清固定资产的来龙去脉,核实、验收单、合同信息是否一致,如果固定资产信息填写不完整要及时要求经办人员补充.二是“手勤”,财务人员要与资产管理部门联系,认真核实固定资产卡片,及时处理固定资产增加、减少的会计处理,及时清理预付账款、其他应收款、在建工程等与固定资产核算有关的内容.三是“腿勤”,财务人员要积极参与资产盘点清查工作,做到每年至少一次全面清查盘点,季度抽盘,与资产管理部门共同完善固定资产台账,切忌盘点工作走马观花,敷衍了事；日常核算工作要关注固定资产数量、金额的变化,对有疑问的资产记录要深入现场核实,并形成常态化,及时纠正台账中的错误,补充台账中的纰漏.

企业固定资产账实不符现象虽然屡见不鲜,但是只要企业相关部门提高认识,源头抓起、过程控制、日常清查,尤其要财务人员要高标准、严要求,勇于创新、乐于奉献,坚守固定资产核算的最后一道防线,账实不符的现象就可以避免,就能最大程度发挥固定资产的投资效益和使用效益.