红字冲销法之我见

摘 要：目前关于错账更正的方法主要有划线更正法、红字冲销法和补充登记法三种.其中就红字冲销法而言,财政部颁布的《会计基础工作规范》和会计相关教材中对其的具体账务处理解释不够详尽,面对复杂多变的错账环境,财务人员在实际应用中错账处理随意性强、规范性差.根据多年的教学经验,文章首先提出了相关规范和教材对于红字冲销法具体操作的解释,指出了这些操作方法中存在的问题,并在此基础上提出了一些完善方法.

关 键 词：红字冲销法问题对策

一、红字冲销法的含义及具体操作

红字冲销法又称红字更正法、赤字冲销法,翻开任何一本教材,对于红字冲销方法的使用情况一般都是以下两种：

(一)红字冲销法之“全部更正”（将错误的金额全部冲销）

在记账后,经核对发现由于原记账凭证上会计科目名称写错或应借、应贷的方向记错而造成账簿记录错误.

目前大部分教材对于这种情况在采用红字冲销法更正错误时一般进行如下操作：首先用红字填制一张与原错误的记账凭证内容完全相同的记账凭证,在凭证的“摘 要”栏注明“注销*月*日*字*号凭证”字样,并据此红字凭证登记入账,在账簿的“摘 要”栏注明“冲销*月*日错账”,“凭证”栏写上凭证的“字、号”,将原有错误记录冲销.后用蓝字重新填制一张内容正确的记账凭证,在“摘 要”栏注明“订正*月*日*字*号凭证”字样,并依此记账凭证登记入账,在账簿的“凭证”栏写入该凭证的“字、号”,在“摘 要”栏注明“更正*月*日错账”,将正确内容记载下来.

例如：2014年5月10日30号凭证,管理部门李某报销差旅费2000元,李某在出差前预借差旅费2000元,财务人员填写记账凭证时误将差旅费2000元计入销售费用科目,财务人员在当年5月20日发现该凭证是错误的.

此题若采用红字冲销法中的全部更正法,则处理方法是在5月20日,财务人员用红字填写一张与原有错误记账凭证一样的记账凭证,将原错误记账凭证全部冲销,在摘 要栏注明“注销月5日10日30号凭证”,借记销售费用2000元红字,贷记其他应收款――李某2000元红字,在账簿的“摘 要”栏注明“冲销5月10日错账”,“凭证”栏写上相应凭证的字号,将原有错误记录冲销.再填写一张正确的蓝字记账凭证,借记管理费用2000元,贷记其他应收款――李某2000元,依此记账凭证登记入账,在账簿的“凭证”栏写入该凭证的“字、号”,在“摘 要”栏注明“更正5月10日错账”,将正确内容记载下来.

(二)红字冲销法之“局部更正”（就是将错误的金额局部冲销）

在记账或记账后,在核对时发现原记账凭证上所记载的金额大于经济业务的实际金额,造成账簿记录中金额错误.

目前大部分教材对于这种情况在采用红字冲销法更正错误时一般进行如下操作：首先按多记金额用红字填制一张记账凭证,其中使用的会计科目,应借应贷方向应与原记账凭证相同,并在“摘 要”栏注明“冲销*月*日*字*号凭证多记金额”,并据以用红字金额登记入账,在账簿的“摘 要”栏注明“冲销*月*日账上多记金额”,将原记录中多记的金额冲销.

例如：检测设上例中财务人员在5月10日记账时科目并没有记错,只是误将管理费用2000元记为20000元,即多记管理费用金额18000元.

此题若采用红字冲销法中的局部更正法,则处理方法是填制一张记账凭证,在摘 要栏注明“冲销5月10日30号凭证多记金额”,借记管理费用18000元红字,贷记其他应收款――李某18000元红字.同时,在账簿的“摘 要”栏注明“冲销5月10日账上多记金额”,将原记录中多记的金额18000元冲销.

二、红字冲销法实际运用过程中存在的问题

(一)红字冲销法本身操作的多样性导致的不合理性

1、增加了初学者的负担

目前会计教材关于错账更正的方法有划线更正法、红字冲销法和补充登记法三种,由于财政部颁布的《会计基础工作规范》关于错账更正的具体账务处理解释不够详尽,面对复杂多变的错账环境,初学者往往对每种错账更正方法的适用范围一筹莫展,其中,红字冲销法的运用更是一大难点.初学者既要学会红字冲销法的更正步骤,又要分清是采用红字冲销法中的“全部更正法”还是“局部更正法”,操作起来往往捉襟见肘.

2、红字冲销法之“局部更正法”的账务处理难以反映经济业务全貌

如上所述,在记账或记账后,在核对时发现原记账凭证上所记载的金额大于经济业务的实际金额的采用红字冲销法之“局部更正法”.这样的处理,原始凭证的数据被人为分成两部分来进行记录,两次填制的记账凭证金额都与原始凭证金额不符,不能反映原经济业务的全貌和错账更正的来龙去脉,若涉及银行存款科目的,日记账金额与银行对账单上记录不符,虽然余额正确,但不利于财务人员以后核对账目.

(二)将同一张记账凭证中“部分”错误会计科目的冲销理解为红字冲销法

在某些教材及现实错账更正过程中,往往会出现会计科目一方有误,只更正错误的会计科目的情况,并且把这种更正方法也认为是红字冲销法.比如,某教材在介绍红字冲销法时出了如下例题：采购部门刘明采购材料回来,报销差旅费2968元,交回532元.编制的会计分录是

借：销售费用2968

532

贷：其他应收款――刘明3500并入账.该教材的解析和答案中认为,此业务是借方部分科目用错,应计入管理费用,用红字冲销法更正错账.但其只用蓝字编制了一张如下的会计分录：

借：管理费用2968

贷：销售费用2968

笔者认为,此种更正方法既不能称为红字冲销法也欠合理性.首先它不符合红字冲销法的操作程序,即没有红字冲销“所有”借贷科目的,其次,只填一张蓝字凭证虽然可以减少登账工作量,但确使业务对应关系反映不清,无法在一张记账凭证上反映经济业务全貌.（三）红字冲销法的适用范围并没有最大化

在错账更正的三种方法中,有一种是补充登记法,根据《会计基础工作规范》的解释,它适用于在记账或结账以后,经核对发现记账凭证中适用的会计科目,应借应贷方向没有错误,只是所记金额小于应记金额,并已据此登记入账,造成账簿记录相应出错的情况.

具体做法是：按照少记金额填写一张与原记账凭证中的会计科目应借应贷方向完全相同的记账凭证,在“摘 要栏”注明“补充*月*日*字*号凭证少记金额”,依此凭证过入相应的账簿中,在账簿的“摘 要”栏注明“补充*月*日少记金额”.

笔者认为,为了反映经济业务的全貌,便于理解和以后查账,一笔经济业务所产生的原始凭证应总括反映在一个会计分录中比较妥当,而补充登记法则使一笔经济业务在两个分录中反映.如果用红字冲销法,不但能解决这个问题,而且还可以使初学者免去一种不必要的错账更正方法的学习.

三、完善红字冲销法的几点建议

(一)严格规范红字冲销法处理程序

笔者认为应该在理论和实务中规范红字冲销法的操作程序,不能将一个分录中部分科目的冲减或补充理解为红字冲销法,使初学者在理解和判定上出现差错.

(二)取消红字冲销法之局部更正法

无论是从减轻初学者负担考虑还是为了完整反映经济业务全貌考虑,建议取消红字冲销中的局部更正法,即只要是红字冲销法所适用的错账,无论是会计科目错误还是所记金额大于应记金额的错误,都应该将原有错账全额冲销,再填制一张正确的记账凭证.

(三)取代补充登记法

与补充登记法相比,红字更正法从表面上看,好像比较麻烦,需要填制两张记账凭证,但这种处理方法有一个最大的优点：就是能保证经济业务的整体性和完整性,能全面反映经济业务的来龙去脉,并且还便于查账.同时,在教学过程中,如果将错账更正方法简化为只有红字更正法和划线更正法两种还可以使学生从纷繁复杂的错账更正方法中解脱出来,减轻学生的负担.

总之,通过对红字冲销法的完善,可以更好的应对复杂的错账环境,使红字冲销法操作不再多样性,某些条件下可以兼容其他错账更正方法,减轻初学者负担,便于理解和后期查账效率的提高.同时,还可以考虑红字冲销法使用范围更大的扩展,使其不仅仅局限于“已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时”这种情况,甚至可以考虑将以前年度不重要的错账也纳入红字冲销法中进行更正.