出版业库存管理呼唤信息化

出版社的图书种类繁多,图书的更新速度也非常快,这就对库存管理提出了很高的要求.以最快的速度、最高的准确率将图书拣选出来并发运给销售门店,是出版社追求的目标.而达到这一目标的有效手段必然是实行信息化管理.离开信息化管理手段,物流管理与运作的有效性难以保证.

目前我国出版业库存管理的信息化发展状况如何呢据北京世腾科技有限责任公司应用开发经理石洁女士介绍,大多数出版社的库存管理还处于较为原始的手工作业状态,其信息化水平与信息化社会的发展是极不相符的,出版业应在库存管理信息化方面投入更大的关注.

记者：许多行业、企业的库存管理都采用了信息化手段,其中条码技术是使用较为普遍的数据自动采集方式.在我围的图书行业.条码技术应用的现状如何

石洁：图书物流系统分为出版社物流和新华书店物流两部分,目前世腾科技的用户主要集中在出版社物流领域.

根据多年来我们在项目实施过程中对出版行业的了解,可以肯定的是,在我国的出版行业,自动识别技术的应用还处于培育市场的阶段.条码在图书管理中的应用与图书业的发展规模相比相去甚远.

从客观上说,出版业拥有使用条码的天然优势：首先,图书上都印刷有条码,并且印刷质量很好,不存在条码的打印及耗材的消费；其次,出版社的库存管理环节比较简单,对图书的管理只是从出版社的仓库到书店,使用条码管理并不复杂.

但实际情况却是,大部分的出版社仓库还没有使用条码进行库房管理.如退书时,除了人工进行数量统计外,将退回的图书放回原库位也是一件复杂的工作,每一种图书放回仓库中哪个位置完全依靠人的记忆,拣选也完全是按照出库单人工拣选,因此对于人的依赖性极强,过多的人工作业又使拣选、发货的准确率得不到保障.

造成这种现象的原因是多方面的.首先,出版社的销售方式基本是铺货,即没有目的的大量发货,这与制造业有计划的按订单生产、配送有很大不同.铺货的结果是退货量居高不下,使正反双向物流的数据量迅速膨胀,加大了数据采集量.

从书店的角度看,图书的销售是赊销方式,书店没有过多的经济责任,如果出版社发错货可以再换货,而且购写图书的迫切程度远远不及日用消费品,因此,在一般情况下,书店对于发货错误不会过多地追究责任.虽然出版社也制定了发货差错率的允许范围,但没有受到来自书店的压力,在实际运营中并没有严格执行.

我认为这与出版业的发展历史有关.我国的出版业尚没有完全开放,没有国外先进理念的引入,整个行业对于先进技术及管理理念的认知还比较落后.另外,我国每年出版的新书种类繁多、旧书又不会淘汰、一号多书等现实问题也给数据采集系统的应用增加了难度.

记者：据有关专家介绍出版社的书量约占发货量的30％,因此对于出版社来说,退书是库存管理中的一个重要环节.采用何种方式可以提高退书环节的效率

石洁：出版社仓库管理的业务流程主要包括：入库管理、退货管理、出库管理、盘点、移库.

在这5个环节中,目前出版社最重视的是退书环节,不仅是由于退书量大,退书的数量还是出版社与书店之间进行财务结算的依据.退书环节的工作量很大,并且退回的书十分散乱,数量不等,情况也比较复杂,有残书、破书,有些需要修复,有的则直接报损.

目前出版社在退书环节的操作方式除了全手工作业之外,还有PC机+扫描器的方式.即作业人员对退回的书进行清点后,使用与PC机直接连接的扫描扫描书上的条码,获取该书的货位号,用纸条做记录,由另外的人员按照纸条上的记录将书放回库中.这种方法的缺点是扫描与入库不能同时进行,效率较低.

我们为出版社提供的方案是使用手持终端进行退书管理,即先把库存信息、客户信息传递到手持终端,操作人员用手持终端清点数量,只要扫描书的条码,该书的货位号就显示在屏幕上,操作人员可以直接将书放回储存区域.采用这种方式,退书由一名操作人员即可完成,大大提高了效率.

记者：使用手持终端的数据采集与自动识别方案分为几种类型各有哪些优势与劣势

石洁：数据采集和自动识别方案分为批处理和无线局域网两种,目前在我国图书行业使用较多的是批处理终端,无线局域网在图书出版业尚没有使用.

批处理终端的优势在于价位低,不用布设无线接入点(AP),节省投资.缺点在于不能与后端数据库实时联网,因此需要提前把相关数据如图书信息、出库单信息等从后台数据库中导出,并下载到终端上,由于书的品种很多,并且出版社一般使用串口,每次下载需要花费很长时间.每当有新书出版时,还需要重新将库存信息下载到终端.当下载的信息量很大,或者扫描的书比较多时,内存较低的终端的工作速度就会受到很大影响.一次作业完成后,还要将扫描的数据信息导入后台系统.由于不是实时传送作业信息,因此后台数据库也不能实时反映库存信息.

而无线手持终端是通过无线局域网与后台数据库实时联网,可以实时反映库存信息,也省去了数据上传、下载的环节.进行拣选操作时,不仅速度快,一旦发生拣选错误,无线手持终端就会立刻显示出来,把错误杜绝在源头,大大提高了作业效率与准确率.遇到大订单,还可以多人同时拣选,而不需事先进行任务分配.现在的无线终端都采用了Windows CE操作系统,USB接口,工作速度非常快,但其价位偏高,还不易被出版行业所接受.

针对批处理终端的弊端,我们为出版社设计方案时做了许多改进,例如将数据压缩再传送,以节省下载所需时间；还设计了局部架设无线局域网的方案,即在仓库的出口处设置一个AP点,因为退书入库和打包出库都集中在这个区域,在此处设置无线接入点可以解决出入库信息的采集问题,省去了数据上传、下载的环节,出版社的投资也不会太大.但与无线局域网的优势还是无法比拟的.

记者：使用自动识别技术建设高效的图书出版物流系统,其难点在何处

石洁：目前出版社使用条码识别设备及数据采集系统主要面临的问题是系统接口问题.许多出版社使用的管理信息系统是在几年前购写或自主开发的,当时条码应用尚不普及,因此系统中大多没有相应的数据采集及识别系统接口,有些即使设有接口,系统对于识别设备的支持也是非常有限的,更不要说无线识别设备了.

目前,国外的ERP系统都设有各种标准的接口,而我国由于出版行业还没有完全对外开发,国外针对图书行业的软件也没有引入国内,国内软件的设计还存在局限性,因此自动识别设备的使用还存在很多障碍.

记者：出版社的图书出入库量很大,绝大部分工作又是通过人工操作完成,对于单据的打印需求可想而知是很高的比版社应如何提高打印效率

石洁：打印对于出版社来说也是一个重要环节,主要是打印出库单.

许多出版社的仓库都设在郊区,以前的流程是出版社接收订单并打印出库单,再由专人将出库单送到仓库,效率较低.现在出版社与仓库之间大多建立了数据传输,出版社将出库信息发送给仓库,出库单在仓库就可以打印,简化了环节.

在打印机的选择方面,目前大部分出版社都使用针式打印机,这种打印机的打印速度较慢,而由于要打印的单据量很大,往往需要使用一二十台打印机,还要开设专门的场地,并配专人进行维护.现在我们推出了普印力高速行式打印机,出版社只需使用一两台即可完成打印任务,既节省了空间,又节省了人力、降低了噪音,大大提高了打印效率.

记者：当出版社需要使用自动识别系统来提离图书管理效率时,一般应遵循哪些原则如何选择适合图书业的自动识别设备

石洁：首先,出版社选择的管理信息系统要支持条码,并且支持度越高越好,即使支持程度有限,也必须能够提供标准的接口,便干二次开发.

在识别设备方面,由于图书行业的工作环境比较好,对于设备的要求并不是十分苛刻.但是由于图书种类多,数据量巨大,如果选择批处理终端,最好选择内存稍大的,避免输入大量数据后速度降低.

随着我国图书行业的不断发展,出版行业适用的信息系统也会不断完善,对于识别设备的支持会越来越高.