数字时代图书馆管理危机

[摘 要 ]在数字环境下,现代信息技术与网络技术的发展对我国各类图书馆的管理和发展带来新的要求和挑战.目前,我国图书馆管理中还存在着许多危机因素,尤其体现在图书馆领导者、组织结构、战略规划、制度建设等方面.因此,图书馆机构及其领导者需要提高管理能力、准确制定并实施发展战略、培育自身文化,并采取积极措施应对竞争,才能更好地适应数字化环境下图书馆的发展.

[关 键 词 ]图书馆管理者　组织结构 战略规划 管理制度

[分类号]G251

1　引 言

数字图书馆建设方兴未艾,语义网的发展使图书馆的外部环境发生变化,随着泛在知识环境、Web2,O、网格技术、云计算等概念的兴起,图书馆在数字时代的发展受到挑战,数字化环境在给图书馆发展带来机遇的同时,也使图书馆面临了前所未有的危机.这种由图书馆内外的某种非正常因素所引发的事态我们称之为图书馆危机.

数字环境下的图书馆管理危机是指由于图书馆利用已有管理经验应对新环境变化带来的前所未有的挑战,从而使图书馆在管理上面临的各种需要尽快响应和解决困难的状态.图书馆是外向型的信息资源怎么写作机构,发展受外部变化速度和不确定性等外力因素影响较大.数字时代图书馆危机的实质是在数字环境中图书馆因不能适应外部变化和不确定性而给自身生存和发展所带来的威胁与挑战.管理危机表现在管理层对图书馆未来发展认知不清,管理思想陈旧,管理体制不完善,权责利不明晰,从而制定出不切实际的图书馆战略而导致的失误.对图书馆管理危机的分析可以从图书馆领导者、组织结构、战略规划、制度建设等方面展开.

2　数字时代图书馆领导者的能力要求与危机分析

2.1　数字时代图书馆领导者素质需求分析

目前,我国学者对图书馆领导者应具有的能力和品质已经有了一些研究,除管理能力、沟通能力等基本素质外,数字化环境和对技术的倚重对图书馆的管理者提出了新的、更高的要求.

2.1.1　对技术发展和外部环境变化的敏感性 技术的发展也一直推动着图书馆的不断前进与变化.网格技术和云计算技术使整个互联网成为一个协同计算、并行处理的整体,在云计算成为基础设施后,图书馆也许还可以将自己的软硬件全部“外包”给某一片“云”,泛在知识环境的构建则要求图书馆融入到无处不在的知识环境中并提供随时随地的怎么写作,web2.0技术的发展为图书馆怎么写作提供了一些新的技术和方式.迅速感知环境和技术变化并做出相应调整和部署,将会使图书馆在不断变化的环境免于失利,这对图书馆领导者来说尤为重要.

2.1.2　战略眼光和规划能力 如上文所述,在数字环境变化迅速,需要图书馆领导者保持对技术和外部环境变化的敏感性.同时,图书馆领导者还应具有良好的预见性和战略规划能力,能够适时调整图书馆发展战略,规划图书馆的未来,这表现在如何制定既适应当前和未来数字环境变化、又能符合本馆发展实际的战略规划；如何处理和对待技术在图书馆发展中的地位和作用；如何完善图书馆业务以面对外部竞争等方面.

2.2 图书馆领导者能力危机分析

尽管数字环境对图书馆领导者能力提出了新要求,但从目前情况看,我国图书馆领导者的能力与数字时代要求相距尚远,领导者能力危机主要表现在：

2.2.1 领导者专业素质危机 领导者对图书馆专业知识和业务知识缺乏了解,随着近年来图书馆学教育的影响,这一危机逐步得到了缓解.但在新的环境下,图书馆领导者专业素质危机有了新表现：缺乏良好的技术敏感度和素养,对图书馆未来发展形式认识不清,无法把握有利于图书馆发展的技术变化和环境因素.这并不是要求图书馆领导者掌握某项具体技术,而是强调其感知能力和专业素养.Roy Tennam提出图书馆管理者应知道的十项关于技术的事情.从侧面反映出数字时代图书馆领导者的专业素质危机.

2.2.2　管理能力危机 管理能力危机一方面表现在图书馆领导者考核和选拔过程中缺乏对其管理能力的评定；另一方面表现为图书馆领导者无法有效合理地协调组织工作.未来的图书馆组织结构将是复杂的多结构(部门设置和项目组并存)、网络化组织模式,如何处理好流动性组织和固定性组织及员工之间的关系将是图书馆领导者面临的一大难题,如果处理不当,将会造成危机的出现.

2.2.3 竞争意识危机一直以来图书馆固步自封、缺乏怎么写作意识的保守传统都没有取得实质性的突破.在当前环境下,信息资源已经不是图书馆怎么写作的专利,数字化信息和技术成为社会各方面争夺的资源,并且越来越商业化,图书馆面临着越来越多的资源和怎么写作竞争.缺乏竞争意识和不能有效地形成应对竞争的策略,将会使图书馆发展面临很大的威胁.

3　现代图书馆组织结构危机分析

任何组织结构都存在于一定的环境中,图书馆要生存和发展,必须不断适应环境变化,与环境对其提出的各种需求相吻合.

3.1 数字时代对图书馆组织结构的要求

信息技术和互联网络的发展改变了用户的信息需求,用户不再仅仅满足于文献的获得,而是要求更细粒度的知识怎么写作、情报分析怎么写作；信息技术和互联网络改变了图书馆用户怎么写作的内容,印本资源怎么写作比重不断下降,数字信息资源的需求量急剧增长；信息技术和互联网改变了图书馆的怎么写作方式,通过网络和计算机为用户提供怎么写作已经成为普遍的怎么写作方式.所有这些都对图书馆的组织结构提出了挑战：①职能部门怎么写作重点变化,采编部门职能弱化,信息怎么写作不再是仅为用户提供粗粒度的文献怎么写作,而是深层次、专业化的学科、知识怎么写作；②技术成为图书馆怎么写作的底层支撑,技术部门为其他一切图书馆活动提供技术支撑,在图书馆工作中发挥的作用也越来越大；③临时性项目团队的大量出现,用户知识怎么写作的新需求打破了图书馆部门边界,将具有不同专业、技术的人员组成项目小组,完成各项临时性任务.

3.2　现有图书馆组织结构存在的问题及危机分析

图书馆组织结构危机主要表现在两方面：传统层级式组织结构不能适应当前图书馆怎么写作新需求；组织结构在向扁平化、网络化发展过程中难以协调部门与项目组人员的分工职责,导致效率低下.

长期以来,图书馆的组织结构模式都是以印本资源的业务流程为依据设置的单一型职能分割和管理层级模型,具有高度明确性和稳定性.但是,从业务上看,将馆藏资源组织加工作为图书馆重点,对用户怎么写作功能重视不够,导致读者无法获得完整的一站式怎么写作,部门间业务高度独立化,缺乏沟通和合作；从管理上看,图书馆呈现出一种金字塔式管理层次和层层管理体制,信息渠道不畅,对外部环境应变能力较差.由于金字塔式管理机构是一种自上而下的管理模式,权力集中在少数管理者手中,易造成图书馆决策制度缺失、缺乏有效监督；一线工作人员缺乏决策权、工 作积极性不高.

近年来,国内部分学者对图书馆组织结构变革的必要性和创新模式进行探讨,从不同角度提出了变革方向和可供借鉴的模式.国外图书馆开发了两种新型组织模式,一是主题式部门分工,将原有业务组与人文、科学等主题组合并重组；二是矩阵式组织结构,没立项目小组.国内一些大型图书馆也开始重视一线怎么写作职能的发挥与加强,为用户提供学科化、深层次的知识开发与怎么写作.总体来说,多数图书馆仍没有改变原有的组织结构,缺乏灵活的扁平化的网络结构组织模式,在面对用户新需求和商业咨询机构、信息公司的挑战时,缺乏应变能力.

4　数字时代图书馆发展战略规划危机

战略规划是指在给定的一段时期内,机构将通过哪些行动步骤改变现状,达到期望的目的.图书馆战略规划是面向未来确定图书馆使命、愿景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架,至少包含愿景、使命、价值观、目标体系、战略五部分.图书馆的战略规划危机是指由于对内外环境的变化的不适应,缺乏战略规划,或估计错误、条件不许可而造成战略选择失误以及执行不当而造成的危机.图书馆战略规划危机主要体现在战略规划缺失或不当产生的危机、图书馆业务发展战略危机两方面.

4.1 战略规划缺失或不当危机

战略规划早在20世纪80年代就成为国外很多图书馆应对挑战、把握未来的工具,也成为图书馆管理规范化和专业化的重要标准.我国图书馆战略规划研究刚刚起步,将战略规划作为图书馆管理工具的图书馆更是凤毛麟角,利用战略规划明确图书馆的愿景、使命和地位,并以此制定详细的战略措施的图书馆还为数甚少.

4.2　业务发展战略危机

为了实现图书馆的目标定位、愿景和使命,图书馆需要制定具体可实施的业务战略,具体包括资源建设计划、怎么写作计划、财务计划、设备计划、人力资源开发计划、组织计划等.图书馆业务发展战略危机即指上述各方面的图书馆业务危机.本文中仅对人才发展危机和财务危机进行详细的分析和阐述,其他诸如资源建设危机、怎么写作危机方面将会在本专题的其他文章做全面的论述.

4.2.1 人才危机分析 图书馆领导们普遍认识到,人才短缺与人才流失,尤其是核心人才的流失,是图书馆的重要管理危机之一.与其他行业相比,图书馆属于辅助单位,人员发展受限,缺乏吸引力.目前,图书馆人才短缺危机主要体现在具备较强信息素养和掌握新技术的中层管理人员比较少,难以理解并把握技术变化并应对外部环境的挑战,更不用说制定出应对策略.对江苏省10所本科院校馆员队伍的调查显示,2006～2008年间高校图书馆离职人员最高占现有人员的15.1％,平均为11.2％.离职馆员中,63.6％为硕士以上学历,81.4％为35岁以下；20％的在职人员具有离职倾向.如果说人才短缺是各类图书馆普遍存在的问题,那么人才流失更是让一些图书馆雪上加霜.

4.2.2 经费危机分析经费危机一直是困扰图书馆的问题.全世界的图书馆在上世纪七八十年代经历了上涨和政府对图书馆的经费支持锐减之间的矛盾导致的图书馆发展困境,这场危机仍在继续,数字时代的到来又使这种危机雪上加霜,主要表现在：①无法用有限的经费购写尽可能满足用户需求的数字资源.数字资源在图书馆资源中所占的比重越来越大,而出版商和信息商对数字信息资源的垄断愈加严重,数字资源费用之昂贵,不是一般图书馆所能承受.②数字化资源要求的存储设备和长期保存所需的经费危机.数字化信息资源需要足够大的信息存放空间,即便是购写数字资源怎么写作,资源长期保存也需要大笔的经费.

5　数字时代图书馆管理制度建设危机

图书馆规章制度是指图书馆工作人员或用户必须遵守的工作条例、章程、规则、细则和办法,它是图书馆实行科学有效管理的依据和准绳,是整个图书馆工作正常而有秩序地进行的保证.

5.1 图书馆管理制度的要求与内容

图书馆是为读者提供文献怎么写作的地方,图书馆规章制度的建立既要考虑图书馆内部各部门如何协调运作,还要考虑图书馆与读者之间的关系.在建立规章制度的时候,基本管理制度主要包含以下3种：

5.1.1 管理章程一是要准确定位,明确本馆的主要怎么写作对象和在上级主管单位中的主要职能；二是要确立组织结构与人员数量,根据本馆实际情况,建立适合自身发展的组织结构,对图书馆整体工作流程进行规范,对各部门的职责和权力明确定义,使各部门之间协调发展.

5.1.2　管理细则 图书馆管理章程主要是对图书馆的宏观管理,在图书馆微观管理方面,还需制定相应的管理细则,保证图书馆整体发展的有序性.细则主要是对各个岗位的工作范围、职责、权利与义务进行规范,使得图书馆工作中的每项任务都能够得到规范处理,做到有法可依,有法可循.数字时代图书馆管理细则除包括文献采集、编目、借阅、书库管理等传统管理制度外,还包括数据库维护与管理、数字资源组织与长期保存等管理细则等.

5.1.3 控制机制 要保证管理章程和细则有效执行,还需相应的管控措施对员工工作质量和效率进行评价和控制.例如,采用岗位聘任制和绩效工作制度,能够使员工增强危机意识,提高工作主动性和工作效率；采用读者监督制度,能够提高图书馆形象和怎么写作水平等.实施管控措施,能够保证管理制度的顺利执行.

5.2　图书馆管理制度危机

我国图书馆事业在发展过程中主要是事业单位性质,长久以来以经验管理为主,缺乏科学的现代管理思想、理念与方法,目前我国图书馆在管理制度方面存在以下两方面的危机：

5.2.1　管理制度不合理引发的危机从图书馆个体来看,目前我国大多数图书馆仍然沿袭传统的机构设置与规章制度.缺少与时俱进的管理制度.管理制度不是一成不变的,需要根据图书馆所处环境、怎么写作对象需求的变化而变化.当环境发生改变,旧的管理制度往往成为图书馆向前发展的障碍.在数字资源极大丰富的现今社会,重藏轻用、重己轻读者等制度如不能及时改变,必然会引发图书馆与读者之问的矛盾,甚至引来媒体的讨伐,最终导致危机事件的爆发.

5.2.2　管理制度不完善引发的危机缺乏预防和预警制度,应急管理缺乏足够的规范支持.图书馆应急管理的有效运行有赖于制度建设来保障,而制度规则建设薄弱是国内图书馆普遍存在的突出问题.缺乏应急管理制度会导致当危机发生时依靠经验或临时性的非正常手段,处理结果不理想且容易造成严重后果.

管理制度不完善和存在漏洞也易引发危机事件发生在管理制度制定过程中.需要全面、系统地考虑各部门之间关系,制定细则时使其尽量完善.例如,在对图书馆信息资源管理过程中如果存在漏洞,常常会导致数据损毁、无法恢复；日常管理制度不完善常常会导致读者利益无法保证、图书馆形象受损等.

6　图书馆管理危机应对策略

传统图书馆的功能主要包括保存信息资源、开展社会教育、传递信息等,随着数字时代的到来以及用户信息素养的不断提高,用户对图书馆的长期发展提出了新的要求,图书馆的管理理念和管理方式需要与时俱进,不断创新.

6.1 提高领导者管理能力,完善组织结构

优秀管理人才是组织机构发展的重要推动力量,领导者自身素质的高低对图书馆发展更是具有重要影响.在数字环境下,图书馆领导不仅要具有图书馆专业知识,还必须具有较强的战略眼光和敏感性,能敏锐地捕捉到外界环境的变化、相关技术的发展和业界的发展动向；同时,具备较好的执行力,能够以各种手段调动工作人员积极性.

在组织结构方面,传统金字塔式管理结构已经不能满足网络环境下的用户需求.在数字环境下,到馆人员减少和网络用户增加致使传统怎么写作项目弱化,主题式部门分工与项目小组式结构才有助于用户怎么写作.因此,深入科研一线主动了解用户需求,才能更好地为用户提供怎么写作,发挥图书馆的作用.

6.2　准确定位,合理制定发展战略

战略规划是组织长期可持续发展的重要保证.战略规划的制定、实施与控制过程是解决图书馆战略危机的必要手段.图书馆领导者需要对自身进行准确定位,通过对图书馆当前发展环境的分析和主要怎么写作对象的明确,制定适应本馆的发展战略.数字时代图书馆发展战略的制定,更重要的是需要考虑信息化技术对图书馆的影响.通过对技术环境的研究,制定战略目标,并通过战略实施进行控制,不断反馈与改进,以保证达到预期的效果.

6.3　完善各项管理制度,培育图书馆文化

完善的管理制度是图书馆日常工作顺利进行的重要保证,也是避免图书馆内突发危机事件的重要保障.传统的管理方式多为行政管理和经验管理,但在数字化时代已经暴露出弊端.由于资源形式、怎么写作对象的需求相异,图书馆在制定管理制度时需要运用现代管理科学的思想和方法,全面考虑规章制度的整体性、关联性和均衡性,实施系统化管理.

购写资源和设备是图书馆发展中的硬件建设,而图书馆文化的培育则是图书馆发展中的配套“软件”.机构文化是指一个机构在发展过程中形成的某种文化观念和历史传统、共同的价值准则、道德规范和生活信息.共同的价值观念形成了共同的目标和理想.培育图书馆文化有利于提高馆员凝聚力和积极性,从心理上消除馆员的消极思想,树立甘于奉献、团结一致的精神.通过调动馆员的主观能动性,尽力消除危机隐患.

6.4　经营图书馆,积极应对外界竞争

在未来的发展道路上,图书馆作为公益性质的怎么写作机构还需不断提高对自身的经营.经营不仅是指图书馆有偿怎么写作所产生的经济效益,更主要是从管理层面上改善目前我国图书馆大多经费缺乏、利用率低下、怎么写作水平不高等问题.这主要包括战略规划、人力资源管理、资源管理、制度建设、文化氛围等方面.全方位经营图书馆,改进图书馆管理方式,提高图书馆的怎么写作水平,使图书馆发挥应有的社会价值,才能使图书馆在未来发展之中更好地应对网络资源及信息怎么写作提供商的冲击,避免危机的发生,将潜在的危机转化为向前发展的机遇.