高效率懒人的项目管理

对我来说,项目管理是件非常困难的事情,我经历过的事情就像一场恶梦,而现在,我想将我的经验与读者分享一二.在成立我的众筹网站Fundable.之前,我在过去的20年间做过八家网站,在这期间我积累了大量有关项目管理的经验.从最复杂而成本高昂的工作流程到时行的lightweight管理应用,我都尝试过,它们的共同点是全不靠谱.

当你身处一个超过12人的组织,或者项目本身非常复杂,一个成熟完整的管理流程就显得很有必要,但如果是只有五六个人的小公司,项目管理的流程越简单越好.当然,我说的都是我的公司,你的情况另当别论.

到目前为止,我发现了管理流程通常有下列三种问题.

1　首先,管理流程所需要的时间往往比它节省下来的还要多.我们常常要被迫围绕着某种管理软件的设置而安排工作,而我想知道的不过是今天有哪些任务要完成,其它的全是废话.

2　管理流程不会让每个人都喜欢.不论管理系统是多么简单,仍然有人对于软件的运行方式和自己工作习惯之间的差距而感到不适应.很不巧,我就是这样的人.

3　管理流程本身不带来任何利润.在工作中,我最喜欢做的事情就是回顾自己完成了哪些工作,同别人分享我的收获.在创业公司的团队中,经常给别人和自己吃点甜头很重要,成功离我们还很远,有必要经常性地给予团队鼓励.

真实的情形是,当我们不再纠结于管理流程时,才能更专注于问题本身,以更有效的方式解决真正的问题.

懒人的项目管理

基于上述情况,我的创业团队设计出一套项目管理清单,我们把它称作“圣经”,因为这份清单是我们工作中必不可少的工具.项目管理清单为提高团队效能而设计,团队成员需要了解的只是任务内容和完成时间,而不必每日耳提面命地去提醒他们应该做些什么.因此,我们设计出一套精简至极的管理流程,它在八家不同的公司和几十个团队中间都发挥出神奇的作用.描述一下传说中效能卓越的工作方法吧.我们将每个项目都归成四大类任务中的一种,当项目工作接近尾声时,就将它拿出来单独处理直至最后完成,时间管理非常完美.

将任务分为四类

面对一个项目,我们做的第一件事就是归类,我们把任务分为四大类,分别是产品／收入、市场营销、内容以及基础建设.在你的公司,也许任务类型与我们不同,但是你可以参考这种分类的方法,以及为它们的重要性排出顺序.在我们这儿,产品／收入一类的项目是最重要的,因为这类项目能带来的收入.在你的公司,项目盈利之前也许需要积累大量用户,那么这一类对你来说也很重要.

之所以特别强调重要性的排序,是因为我们必须了解是什么在保障公司的运营,基础建设例如数据优化一类的工作当然也很重要,但是的价值更大.

关注那些眼下可做的事

在任务轴之外,就是时间轴,它决定了某人应该在何时完成哪部分工作,其中最关键的一类就是“即时处理”任务.你的团队可能会为了哪些任务最重要而吵到太阳下山,但是要确定哪些事必须立即着手却容易得多.一般情况下,除了摆在面前的紧急任务,短期内能做的事情并不多.因此,与其讨论重要的任务,不如去着手完成紧迫的任务.每个人都可以负责一些本周内能完成的、跨项目的工作,星期一的时候大家就可以开会讨论这些任务是否已经完成,然后就可以分配下一阶段的“即时处理”任务了.

“后来”的力量

关注于这周将完成哪些任务的好处在于,你会知道除此之外的那些事将在以后完成.我们将未来的任务也分成两类,“短期任务”和“长期任务”.短期任务包括下周、下个月或者你完成“即时任务”之后就要着手进行的那些工作,具体时间长短并没有一定之规,你不用为了这个专门去修改日程或者检测装6月份的某天你就得进行到项目计划的第9天,不用那么死板,只要记着以后再做就行了.

长期任务别忘记

长期任务其实就是未被激活的短期任务,你可能有一些伟大的想法,但是不知道如何在眼前的框架中将它实现,就把它归为长期任务吧.比如,当你在浴室里唱着布莱妮的歌儿的时候,说不定就会有灵感涌出,你想把它记下来,一旦有机会让它成为短期任务,你就把它当作一个新项目那样去做就好了.

功成圆满

最后,已经完成的项目需要单独归为一类,哪怕是短期,也不要将它们简单地删除,将这一类已经完成的任务向所有人公开,这会提升团队的成就感,看着完成任务的数量越来越多,那种快乐是无法形容的.此外,看看自己曾为之纠结痛苦的工作成为过去式,也是件挺有意思的事情.

星期一管理

上述所有的管理方式都需要在周一有所体现,团队成员需要集合在一起,讨论任务的分类和完成情况.这时候总会有些有意思的事情发生.首先,我们会重新审视并思考我们的工作,不像那些一天到晚把战略目标挂在嘴边的公司,一家创业公司的需求可能一天数变,我们会随时调整项目及相关目标,很少有哪些项目的重要性排位是固定的.

此外,这样的管理方式还能提升团队的责任感.没人想在开会的时候说“我没完成这个”,自从通过管理流程清单追踪工作情况以来,大家都不想在会上显得不如别人.暗自较劲会带来心理压力那是肯定的,不过真的有助绩效.